Everhour mantiene organizadas las tarifas de proyecto y el trabajo facturable, mientras que las facturas gubernamentales exigen detalles de pago específicos del contrato.
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| Descripción | Cant. | Tarifa | Impuesto | Importe |
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Una factura gubernamental es una solicitud de pago por bienes entregados o servicios prestados. Para los pagos a proveedores federales, la factura puede ser un documento de cobro o una transmisión electrónica, y algunos contratos pueden designar un informe de recepción o un albarán de entrega como la factura. Su objetivo es un documento que la oficina de facturación pueda vincular con la autorización, el registro de aceptación y las instrucciones de pago sin pedir detalles que falten.
Las facturas estadounidenses del sector privado no siguen un único formato federal prescrito, y Estados Unidos no utiliza un régimen nacional de facturas con IVA o GST. Las facturas gubernamentales son diferentes porque el contrato controla la solicitud de pago. Las facturas de contratistas federales deben identificar el número de contrato u otra autorización, incluidos el número de pedido y el número de partida cuando corresponda.
Una factura federal correcta generalmente necesita el nombre del proveedor, la fecha de la factura, el contrato gubernamental o número de autorización, el identificador de factura o cuenta del proveedor, y una descripción con precio y cantidad de los bienes o servicios. También necesita condiciones de envío y pago, información de contacto, datos de remesa y cualquier justificación exigida por el contrato. La información de TIN y bancaria se aplica salvo que los procedimientos de la agencia la eximan o excluyan.
Las partidas deben reflejar la estructura del contrato. Una factura de tiempo y materiales suele separar las horas de trabajo a tarifas horarias fijas especificadas por contrato de los costes reales de materiales, como materiales directos, ciertos subcontratos, viajes y costes indirectos aplicables. Una factura de reembolso de costes sigue las reglas de Costes Permitidos y Pago del contrato y, salvo en el caso de pequeñas empresas, las solicitudes de pago generalmente no pueden presentarse con una frecuencia superior a una vez cada dos semanas.
Una oficina federal de facturación debe devolver una factura incorrecta con los motivos en un plazo de 7 días desde su recepción, con plazos más cortos para ciertas categorías de productos perecederos y relacionados con alimentos. Las referencias contractuales que faltan, los números de partida poco claros, los cargos sin respaldo o una discrepancia entre los totales de la factura y el trabajo aceptado pueden convertir una solicitud de pago rutinaria en una solicitud rechazada. La factura debe hacer evidente el proceso de cotejo del aprobador.
La fecha ordinaria de vencimiento del pago federal es la posterior entre 30 días naturales después de que la oficina de facturación designada reciba una factura correcta o 30 días naturales después de la aceptación por parte del gobierno, salvo que una cláusula contractual o una regla especial de pago establezca una fecha diferente. Del 1 de enero al 30 de junio de 2026, el tipo de interés Prompt Payment del Tesoro de EE. UU. es del 4,125 % para pagos federales tardíos a proveedores que cumplan los requisitos.
Una plantilla puntual es suficiente para una factura gubernamental sencilla cuando la referencia contractual, las partidas, el estado de aceptación, las condiciones de pago, los datos fiscales y los datos de remesa ya están claros. También funciona para una única factura basada en PO cuando solo necesita un PDF o documento limpio para enviarlo a través del canal requerido por la agencia.
Un flujo de trabajo gestionado se vuelve necesario cuando el trabajo facturable, el coste interno, los cambios de tarifa con fecha y las tarifas específicas de proyecto alimentan la factura. Everhour separa el coste y las tarifas facturables, admite valores predeterminados por persona y excepciones por proyecto, conserva el historial de tarifas con fecha y valora el trabajo facturable por proyecto, miembro o tarea para que las facturas orientadas al gobierno partan de datos controlados de tiempo y tarifas.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Una factura privada estadounidense sirve principalmente como documento de registro y contrato, sin un único formato federal de factura para el sector privado. Una factura del gobierno federal sigue el contrato y las reglas de factura correcta de FAR, por lo que debe conectar la solicitud de pago con el contrato, el pedido, la partida, las condiciones de pago, los datos del proveedor y la justificación requerida.
Una factura de contratista federal debe identificar el número de contrato u otra autorización para los suministros entregados o los servicios prestados. La factura también debe incluir el número de pedido y el número de partida cuando corresponda, además de descripciones, cantidades, precios unitarios, importes totales, condiciones de pago, datos de remesa, información de contacto e identificadores fiscales o bancarios requeridos.
Las contrataciones federales suelen utilizar sistemas de facturación electrónica. OMB ordenó a las agencias que trasladaran las contrataciones federales apropiadas a la facturación electrónica antes del final del ejercicio fiscal 2018. Los proveedores obligados a utilizar Invoice Processing Platform son inscritos por la agencia y luego utilizan IPP para ver órdenes de compra, enviar facturas y acceder a información de pago.
Una oficina de facturación puede rechazar una factura que carezca de campos obligatorios, haga referencia al contrato o pedido equivocado, omita la justificación requerida, use partidas poco claras o envíe la solicitud de pago a la oficina equivocada. En el caso de las facturas federales, la oficina de facturación designada debe devolver una factura incorrecta con los motivos en un plazo de 7 días desde su recepción, sujeta a plazos especiales más cortos para ciertos productos.
Estados Unidos no utiliza un régimen nacional de facturas con IVA o GST. Las obligaciones de impuestos sobre ventas y uso proceden de normas estatales y locales, cuando corresponda. Una factura federal debe seguir el contrato, las instrucciones de la agencia y cualquier tratamiento fiscal estatal o local aplicable en lugar de añadir un número de registro de IVA o GST.
Everhour separa las tarifas de coste interno de las tarifas facturables de cara al cliente, con tarifas predeterminadas por persona y excepciones por proyecto. Los cambios de tarifa pueden tener fecha, por lo que los informes antiguos conservan sus cálculos originales mientras que el nuevo trabajo de proyecto gubernamental utiliza la tarifa correcta desde la fecha efectiva elegida.
Everhour Billing & Invoicing convierte el tiempo facturable y los gastos registrados en facturas de cliente, calcula los importes a partir de tarifas y gastos facturables, y excluye el trabajo no facturable. Las partidas de factura pueden agruparse por proyecto, tarea, persona, fecha u otro desglose disponible antes de exportarse a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks.
Registre el trabajo facturable, los cambios de tarifa y los cargos de proyecto antes del momento de facturar. Everhour convierte datos controlados de tiempo y tarifas en una facturación gubernamental más clara.
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