La facturación de seguros depende de identificadores de póliza y registros de primas. Everhour convierte el trabajo facturable aprobado en facturas.
Rellene sus datos, añada líneas de concepto y pulse Imprimir cuando esté listo.
| Descripción | Cant. | Tarifa | Impuesto | Importe |
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Las facturas de seguros suelen cubrir facturaciones de primas, créditos de devolución de prima, comisiones del productor y honorarios autorizados por separado cobrados al público. Su factura final debe identificar al asegurado, la aseguradora, el número de póliza o de binder, el periodo de la póliza, el riesgo cubierto, el importe adeudado, la fecha de vencimiento y las instrucciones de pago. Una línea vaga como "servicios de seguros" da al pagador demasiado poco detalle para asociar el cargo con la póliza.
Una factura de seguros clara también separa el motivo comercial de cada importe. Un plazo de prima, un crédito de devolución de prima y un honorario de agencia deben ir en líneas separadas porque afectan a la revisión del pago de forma diferente. Por ejemplo, una factura de automóvil comercial puede mostrar el asegurado designado, la exposición del vehículo o de responsabilidad civil, el periodo de la póliza, la compañía, el número de binder, la prima diferida mensual y cualquier honorario escrito del productor indicado aparte de la prima.
La factura de seguros más sólida parte de las declaraciones de la póliza. Incluya el asegurado designado, la dirección, el periodo de la póliza, los locales o la ubicación, los límites cuando sean relevantes, el nombre de la aseguradora y el número de póliza o de binder. Estos campos permiten que un asegurado, contable, prestamista o productor interno asocie la factura con el riesgo correcto sin buscar en hilos de correo electrónico ni comparar varias pólizas solo por el nombre de la compañía.
Las normas estatales de seguros pueden añadir obligaciones de mantenimiento de registros para los productores. New York, por ejemplo, trata los fondos recibidos por agentes y corredores de seguros en esa capacidad como fondos fiduciarios. Los fondos que no se remitan de inmediato a aseguradoras o asegurados deben ir a una cuenta de primas identificada, y los registros fiduciarios de recibos deben mostrar importe, fecha, asegurado, aseguradora y número de póliza o de binder, además de una descripción del riesgo.
Las líneas relacionadas con primas necesitan etiquetas cuidadosas. Una prima de depósito es provisional en seguros de propiedad y accidentes y se ajusta después al mayor valor entre la prima desarrollada o la prima mínima una vez determinada la exposición real. Las primas diferidas son pagos periódicos de primas, comúnmente mensuales y normalmente sin intereses. Una factura debe nombrar el tipo de pago para que el asegurado no confunda un plazo con un ajuste final de auditoría.
Los honorarios del productor necesitan una pista documental separada cuando las normas estatales lo exijan. En New York, cuando un titular de licencia de seguros cobra una compensación distinta de las comisiones de póliza deducibles de las primas, el titular debe tener un memorando escrito firmado que indique los términos del acuerdo, la fecha y el importe, con el importe o la base revelados antes de que se preste el servicio. La factura debe reflejar ese acuerdo en lugar de ocultar el honorario dentro de la prima.
Una plantilla puntual basta para una sola factura de prima, una nota de crédito por devolución de prima o un honorario de productor ya documentado en un acuerdo firmado. Le ofrece un registro de facturación limpio para enviar, guardar y conciliar. Es menos útil cuando varios productores, clientes, periodos de póliza, reembolsos de gastos o cargos por servicio alimentan el mismo ciclo de facturación.
Everhour encaja en el flujo de trabajo gestionado cuando el tiempo facturable y los gastos registrados deben convertirse en una factura. Los equipos pueden seleccionar tiempo y gastos no facturados, previsualizar el desglose, generar líneas de factura por proyecto, tarea, persona, fecha u otra estructura disponible, y exportar borradores a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks. Las tareas no facturables quedan fuera de los totales facturables, lo que importa cuando el trabajo de servicio apoya a un cliente pero no debe aparecer en la factura.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Las facturas del sector privado de Estados Unidos no usan un único formulario federal de factura prescrito. Para los registros fiscales federales, las facturas actúan como documentos de respaldo que muestran importes y fuentes de ingresos brutos. Los contratos federales son diferentes: las normas FAR definen campos de factura adecuados, incluidos datos del contratista, número de factura, referencia del contrato, partidas, condiciones de pago, datos del beneficiario y datos de TIN o EFT cuando los procedimientos de la agencia los exigen.
Sí, una factura de seguros debe mostrar el número de póliza o de binder cuando el cargo se relaciona con una póliza específica. Los registros de facturación de seguros suelen necesitar el nombre del asegurado, el nombre de la aseguradora, el número de póliza o de binder, el importe, la fecha y la descripción del riesgo. El número evita pagos mal aplicados cuando un asegurado tiene varias pólizas o varios plazos vencidos en el mismo mes.
Un honorario de productor puede aparecer como una línea separada cuando el honorario está autorizado y documentado según las normas estatales aplicables. New York exige un memorando escrito firmado para compensaciones distintas de las comisiones de póliza deducibles de las primas, con los términos, la fecha y el importe indicados. La factura debe reflejar ese acuerdo y mantener el honorario diferenciado de la prima.
Estados Unidos no usa un régimen nacional de facturas de VAT o GST. Las obligaciones de sales and use tax las imponen jurisdicciones estatales y locales. La sujeción a impuestos de los servicios varía según el estado y el tipo de servicio, por lo que una factura de seguros debe seguir la norma estatal aplicable, la ubicación del cliente, el estado de registro del vendedor y el cargo específico que se factura.
La falta de contexto de la póliza retrasa el pago porque el pagador no puede conectar el cargo con el riesgo asegurado. Una partida debe identificar el asegurado designado, la aseguradora, el número de póliza o de binder, el periodo de la póliza, el tipo de cargo y las condiciones de pago. Una nota de crédito por devolución de prima también necesita un importe negativo claro o una etiqueta de crédito para que no se gestione como una nueva prima vencida.
Everhour Billing & Invoicing convierte el tiempo facturable y los gastos registrados en facturas, calcula importes a partir de tarifas y excluye tareas no facturables. Los registros de clientes pueden contener datos de contacto, impuestos, descuentos y condiciones de pago, mientras que las exportaciones de facturas a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks mantienen el estado, el número, la fecha de emisión y el importe visibles en Everhour.
Los informes de Everhour pueden mostrar tiempo facturable, tiempo no facturable, importe facturable y coste por miembro o tarea. Los administradores pueden marcar tareas específicas como no facturables dentro de un proyecto facturable, lo que mantiene visible para la gestión el servicio interno de pólizas o el trabajo administrativo sin añadirlo a la factura del cliente.
Convierta el tiempo facturable y los gastos aprobados en facturas de clientes, mantenga el trabajo no facturable fuera de los totales y exporte borradores mediante Everhour Billing & Invoicing.
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