La facturación de reclutadores cambia según el tipo de encargo. Everhour ofrece flujos más limpios de tiempo, informes y facturación detrás de los cargos al cliente.
Rellene sus datos, añada líneas de concepto y pulse Imprimir cuando esté listo.
| Descripción | Cant. | Tarifa | Impuesto | Importe |
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Una factura de reclutamiento debe reflejar el servicio que generó el cargo: colocación a éxito, búsqueda ejecutiva con anticipo, staffing temporal, staffing por contrato, recolocación, outsourcing o consultoría de RR. HH. Una factura de colocación de contratación directa suele facturar al empleador después de una contratación correcta, mientras que una factura de búsqueda con anticipo sigue el calendario de pagos de la carta de encargo. Las facturas de staffing suelen repetirse semanal o mensualmente y muestran cargos laborales vinculados a trabajadores, puestos o asignaciones.
La factura debe dejar claro el detonante de facturación. Para un reclutador a éxito, eso significa nombrar al candidato colocado, el puesto, el empleador, la fecha de inicio si procede, la base salarial acordada y el porcentaje de honorarios. Una comisión habitual de reclutador pagada por el empleador es del 20 % al 30 % del salario del primer año, mientras que las búsquedas de dirección ejecutiva suelen describirse entre el 25 % y el 35 %. El empleado normalmente no paga nada bajo el modelo de colocación pagado por el empleador.
Use partidas que coincidan con el encargo en lugar de forzar cada factura de reclutador en una única línea de servicio genérica. Una factura de contratación directa puede mostrar "Honorario de colocación, Senior Account Executive, Jane Lee, 22 % de salario del primer año de 115.000 $". Una factura de búsqueda con anticipo puede mostrar "Búsqueda ejecutiva con anticipo, hito 2, fase de presentación de candidatos". Una factura de staffing puede enumerar la mano de obra semanal por puesto, trabajador, tarifa de facturación y periodo cubierto.
Las buenas facturas de reclutador también incluyen número de factura, fecha de factura, nombre legal del cliente, nombre del reclutador o de la agencia, condiciones de pago, datos de remesa y una breve descripción del servicio. Añada gastos reembolsables solo cuando el acuerdo los permita, y etiquételos por separado de los honorarios de colocación o staffing. Si el cliente usa órdenes de compra, departamentos, centros de coste o aprobaciones del responsable de contratación, incluya esas referencias antes de enviar la factura.
Estados Unidos no usa un régimen nacional de facturas de VAT o GST, y las facturas del sector privado no siguen un formato federal prescrito. Las facturas siguen siendo importantes como documentos de apoyo para los registros empresariales porque muestran los importes de las transacciones y las fuentes de los ingresos. El tratamiento del sales and use tax depende de las normas estatales y locales, el nexus, la tributación del servicio y dónde se produce la venta.
Los servicios de reclutamiento necesitan una revisión cuidadosa a nivel estatal antes de añadir sales tax. California generalmente grava las ventas minoristas de bienes personales tangibles y solo algunos cargos de servicio o mano de obra, mientras que Texas define 16 categorías amplias de servicios imponibles. No añada un número de VAT o GST de Estados Unidos. Si un vendedor realiza ventas imponibles, se aplica el registro a nivel estatal, como un seller permit o una cuenta de sales-tax, donde sea obligatorio.
Una factura puntual funciona para un único honorario de colocación, un hito de anticipo puntual o un cargo simple de staffing que pueda documentar desde el acuerdo. Es suficiente cuando el total de la factura procede de un evento de contratación, un cliente y una condición de pago clara como net 15 o net 30. El cliente debe poder aprobar la factura sin pedir detalles faltantes sobre el puesto, el candidato o el periodo.
Un flujo gestionado se vuelve necesario cuando los reclutadores facturan a muchos clientes, búsquedas y asignaciones de staffing. Los informes de Everhour pueden agrupar el trabajo registrado por cliente, proyecto, miembro, tarea, intervalo de fechas y estado de factura, y luego exportar los datos como CSV, Excel/XLSX o PDF. Eso da a los equipos de reclutamiento una pista de aprobación más clara antes de que el tiempo facturable, los gastos y los cargos recurrentes pasen a las facturas de cliente.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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El momento de la factura debe seguir el acuerdo escrito de encargo. Los honorarios de colocación generalmente están condicionados a que el empleador y el candidato acuerden el empleo, y los honorarios de headhunter normalmente se pagan solo cuando el candidato es contratado. Algunos acuerdos usan la aceptación, la fecha de inicio, el periodo de garantía u otro evento definido como detonante de facturación, por lo que la factura debe reflejar esa condición.
Una línea de honorario de colocación debe mostrar el puesto, el nombre del candidato si procede, el empleador, la base de honorarios, el porcentaje de honorarios y el importe total. Una comisión habitual de reclutador pagada por el empleador es del 20 % al 30 % del salario del primer año del nuevo contratado. Los puestos ejecutivos pueden usar porcentajes más altos, por lo que la factura debe citar la tarifa del acuerdo con el cliente en lugar de basarse en una convención de mercado.
Las facturas de reclutador en Estados Unidos no necesitan un número de VAT o GST porque el país no usa un régimen nacional de facturas de VAT o GST. Las obligaciones de sales and use tax proceden de normas estatales y locales. Un reclutador que realiza ventas imponibles puede necesitar registro estatal de sales-tax donde sea obligatorio, pero eso es independiente de un identificador de VAT o GST.
Las facturas de búsqueda con anticipo siguen un calendario escrito de honorarios y pagos, a menudo por fases como lanzamiento, lista corta o finalización. Las facturas a éxito suelen facturar después de una contratación correcta. Las condiciones de encargo de búsqueda ejecutiva deben constar por escrito y cubrir alcance, plazos, honorarios, calendario de pagos, entregables, garantías, restricciones de captación, conflictos y gestión de datos cuando esas condiciones apliquen.
Los cargos de staffing temporal pueden usar la misma estructura básica de factura, pero las partidas necesitan detalles distintos. Cuando la agencia sigue siendo el empleador del trabajador y suministra mano de obra a un cliente, el cliente puede pagar una cuota recurrente. La factura debe mostrar el periodo de facturación, trabajador o puesto, horas o unidades facturadas, tarifa y cualquier gasto aprobado o detalle de margen del acuerdo.
Everhour Reporting permite a los equipos de reclutamiento crear informes con más de 45 columnas, filtros, agrupaciones, intervalos de fechas y campos de estado de factura. Un equipo puede agrupar el trabajo facturable por cliente, proyecto, miembro o tarea, y luego exportar informes CSV, Excel/XLSX o PDF para revisión del cliente antes de facturar.
Everhour Billing & Invoicing convierte el tiempo facturable no facturado y los gastos en facturas, con agrupación de partidas por proyecto, tarea, persona, fecha u otros desgloses disponibles. Las tareas no facturables quedan fuera del total facturable, y las facturas exportadas pueden pasar a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks como borradores.
Use Everhour Reporting para agrupar el tiempo de reclutador por cliente, búsqueda, puesto y estado de facturación antes de crear la factura, dando a los equipos de reclutamiento exportaciones más limpias y una pista de aprobación más sólida.
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