Las facturas farmacéuticas dependen de detalles de PO, envío y producto, y Everhour mantiene las tarifas facturables vinculadas al trabajo del proyecto.
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| Descripción | Cant. | Tarifa | Impuesto | Importe |
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La calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
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Una factura farmacéutica suele respaldar un envío, una orden de compra, un servicio contratado, un hito de fabricación, un encargo de consultoría o un proyecto de tiempo y materiales. La factura terminada debe dar al comprador suficiente detalle para asociar el cargo con la orden de compra, el registro de recepción, el aviso de envío y los términos del contrato. Eso significa que el número de factura, la fecha de emisión, los datos del vendedor y del comprador, los términos de pago, las partidas y las instrucciones de pago deben estar completos antes de que la factura salga de su equipo.
Para envíos de productos, incluya nombres de productos, cantidades, precios unitarios, precios ampliados e identificadores a nivel de partida que coincidan con el sistema de compras del comprador. Para trabajo contratado, conecte la factura con la declaración de trabajo, la fase del proyecto, el hito o las horas aprobadas. Una partida como "Apoyo al estudio de estabilidad, Fase 2, 18 horas a 175 $ por hora" da a finanzas y compras una ruta de aprobación clara.
Los flujos de trabajo de compras farmacéuticas suelen conectar órdenes de compra, avisos anticipados de envío y facturas. En el EDI de la cadena de suministro farmacéutica de Estados Unidos, X12 850 se utiliza para órdenes de compra, X12 856 se utiliza para avisos anticipados de envío y X12 810 se utiliza como documento de factura para órdenes de suministro farmacéutico. Incluso cuando envía un PDF en lugar de EDI, esas mismas referencias dan forma a los campos de factura que importan.
Una factura de producto debe incluir el número de orden de compra del comprador, la descripción del producto, el National Drug Code cuando corresponda, la cantidad, el precio unitario, el precio ampliado, la referencia de envío y los términos de pago del contrato o la PO. Las facturas de servicios necesitan una estructura diferente: línea de alcance, referencia de proyecto o estudio, periodo de facturación, base de la tarifa y cualquier gasto aprobado. Mezclar campos de envío de producto con trabajo de servicios crea retrasos de aprobación evitables.
Para transferencias cubiertas de medicamentos con receta de Estados Unidos, la información de transacción DSCSA se sitúa junto al flujo de trabajo de facturación porque los socios comerciales necesitan registros de trazabilidad de productos. La información de transacción incluye el nombre propietario o establecido del producto, la potencia y forma farmacéutica, NDC, tamaño del envase, número de envases, número de lote, fecha de transacción, fecha de envío cuando sea más de 24 horas después de la fecha de transacción, y los nombres y direcciones comerciales del vendedor y del comprador.
DSCSA también exige una declaración de transacción con las transacciones cubiertas de medicamentos con receta. La declaración confirma cuestiones como el estado de socio comercial autorizado y el cumplimiento de las obligaciones de trazabilidad de productos. La factura no sustituye esos registros de transacción, así que mantenga la factura comercial alineada con los detalles de producto, lote, envío y partes que aparecen en la documentación de trazabilidad.
Una factura gratuita funciona para un solo envío, un pequeño encargo de consultoría o una factura de hito sencilla donde la PO, las tarifas, las líneas de producto y los términos de pago ya se conocen. Es suficiente cuando necesita un documento limpio y la pista de aprobación ya vive en el correo electrónico, el portal del comprador o el sistema de compras.
Un flujo de trabajo gestionado se vuelve necesario cuando las tarifas de proyecto, las tarifas de miembros, las tarifas de tareas personalizadas, los cambios de tarifa con fecha y el tiempo no facturado afectan al cargo final. Everhour separa las tarifas de coste internas de las tarifas facturables de cara al cliente, admite valores predeterminados por persona y anulaciones por proyecto, y pone precio al trabajo por proyecto, miembro o tarea. Esa estructura mantiene la facturación de servicios farmacéuticos vinculada al registro de proyecto aprobado en lugar de a una hoja de cálculo reconstruida.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Una factura farmacéutica debe identificar al vendedor y al comprador, la fecha y el número de factura, la referencia de PO o contrato, las partidas, las cantidades, los precios unitarios, los precios ampliados, los términos de pago y los detalles de pago. Las facturas de productos suelen incluir identificadores de producto como NDC y referencias de envío. Las facturas de servicios deben mostrar la declaración de trabajo, el periodo de facturación, el hito, las horas aprobadas o la base de la tarifa.
Los equipos de compras y cuentas por pagar utilizan la PO, el aviso de envío y la factura para confirmar que el artículo pedido se envió, se recibió y se facturó al precio esperado. Una discrepancia en el código de producto, la cantidad, la fecha de envío o el número de PO envía la factura a gestión de excepciones. La coherencia a nivel de partida acelera la aprobación porque el comprador puede asociar el cargo sin investigación manual.
Estados Unidos no utiliza un régimen nacional de facturas VAT o GST. Las obligaciones de impuesto sobre ventas y uso las imponen los estados y las jurisdicciones locales. El tratamiento fiscal depende del nexo, la sujeción fiscal del producto o servicio y el lugar de venta. Un vendedor que realiza ventas imponibles puede necesitar registro estatal de impuesto sobre ventas, como un permiso de vendedor cuando sea necesario.
Las transferencias cubiertas de medicamentos con receta necesitan información de transacción y una declaración de transacción bajo DSCSA. La factura comercial debe alinearse con el registro de trazabilidad relacionado en el nombre del producto, la potencia y forma farmacéutica, NDC, tamaño del envase, número de envases, número de lote, fecha de transacción, fecha de envío cuando corresponda, y nombres y direcciones de socios comerciales. La factura en sí no sustituye los registros DSCSA requeridos.
Las fechas de vencimiento de pago, descuentos por pronto pago, cargos por demora, devoluciones, contracargos, reembolsos y concesiones normalmente se establecen en el acuerdo de suministro, la orden de compra o el contrato de distribuidor. Use los términos exactos del contrato en la factura. Los contratos federales son diferentes: las reglas FAR definen los campos de factura adecuados y generalmente utilizan un estándar de plazo de pago de 30 días para la mayoría de los pagos de facturas de contratos federales.
Everhour separa las tarifas de coste internas de las tarifas facturables de cara al cliente, admite tarifas predeterminadas por persona y permite anulaciones por proyecto cuando un encargo farmacéutico utiliza precios diferentes. Los cambios de tarifa pueden tener fecha, por lo que los informes anteriores conservan sus cálculos originales mientras el nuevo trabajo del proyecto utiliza la tarifa actualizada.
Everhour Billing & Invoicing convierte el tiempo facturable no facturado y los gastos en facturas de cliente. Los equipos pueden previsualizar el desglose, agrupar partidas por proyecto, tarea, persona, fecha u otra estructura disponible, y exportar facturas a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks como borradores.
Ponga precio al trabajo del proyecto con la estructura de tarifas adecuada antes de facturar. Everhour conecta tarifas con fecha, tiempo facturable y generación de facturas para que las facturas de servicios farmacéuticos reflejen el trabajo aprobado.
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