Everhour añade tiempo facturable, tarifas, alertas de presupuesto e informes listos para facturación en torno al trabajo organizado en proyectos de Basecamp.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLa calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
Establezca un presupuesto, asigne tarifas y reciba alertas antes de pasarse.
Medición
Controle su presupuesto por tiempo o por costes
Todos los informes que necesita — configurados a su manera, siempre actualizados.
Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Estructure un presupuesto facturable en torno al trabajo de proyectos de Basecamp antes de que empiece el ciclo de facturación. El objetivo práctico es ver el dinero planificado, las horas facturables registradas, el coste laboral, el presupuesto restante y el riesgo de sobrecoste en una sola ruta de revisión. Los proyectos, listas y tareas pendientes de Basecamp describen el trabajo; la capa de presupuesto necesita tarifas, configuración de facturabilidad, estimaciones y umbrales vinculados a esa misma estructura.
Una vista de presupuesto útil responde rápido a cuatro preguntas: qué trabajo es facturable, qué tarifa se aplica, cuánto tiempo se ha registrado y si el proyecto aún encaja en el límite acordado. Los propietarios de proyectos deben revisar el presupuesto a nivel de proyecto y, después, inspeccionar las tareas pendientes y las listas solo cuando el total muestre presión. Ese orden mantiene la revisión centrada en el compromiso con el cliente, en lugar de dispersarla en detalles de tareas.
Un presupuesto de horas facturables empieza por la forma del contrato. El trabajo por horas necesita una regla de tarifa para el proyecto, el miembro o la tarea. El trabajo de precio fijo necesita un presupuesto monetario que registre cuánto coste laboral está absorbiendo el precio. El trabajo no facturable debe seguir siendo visible para la revisión de costes, incluso cuando no se convierta en ingresos del cliente. Los proyectos mixtos necesitan etiquetas claras antes de que se registre el tiempo.
Una configuración limpia separa las tarifas facturables visibles para el cliente de las tarifas de coste internas. Por ejemplo, el tiempo de un desarrollador sénior puede tener una tarifa facturable para el cliente y una tarifa de coste aparte para la revisión del margen. Everhour puede informar de los campos de proyecto, tarea pendiente, lista, ID de tarea y estado de tarea de Basecamp, de modo que un revisor pueda rastrear una desviación del presupuesto hasta el elemento de trabajo que la causó.
Las alertas de presupuesto solo funcionan cuando se activan con suficiente antelación para que un responsable cambie el alcance, la asignación de personal o la comunicación con el cliente. Everhour puede enviar correos electrónicos automáticos de presupuesto al 50 %, al 80 % o en umbrales personalizados para proyectos de Basecamp. El umbral adecuado depende del contrato: los proyectos de precio fijo necesitan avisos más tempranos, mientras que los proyectos de tiempo y materiales pueden tolerar alertas más cercanas a la cadencia de facturación.
El error habitual es tratar una alerta como un informe posterior a los hechos. Un umbral debe desencadenar una decisión, como pausar trabajo de baja prioridad, comprobar entradas no facturables, actualizar la estimación o avisar al cliente de que el siguiente lote de tareas superará el presupuesto actual. Los propietarios de proyectos también deben revisar las tareas marcadas como no facturables, porque el trabajo mal clasificado cambia tanto los ingresos como el presupuesto restante.
Una comprobación puntual del presupuesto funciona para un proyecto pequeño de cliente con un plazo corto, una sola tarifa y un único revisor. Le da una instantánea: presupuesto planificado, tiempo facturable registrado, coste y capacidad presupuestaria restante. Esa instantánea deja de ser suficiente cuando las personas añaden tiempo durante la semana, las tarifas difieren por persona y las facturas deben excluir el trabajo no facturable sin limpieza manual.
Everhour convierte la comprobación en un flujo de trabajo gestionado al conectar las tareas pendientes de Basecamp con temporizadores, entradas manuales, configuración de facturabilidad, alertas de presupuesto e informes de facturación. El tiempo revisado puede alimentar la generación de facturas, y las tareas no facturables pueden quedar fuera de los totales de facturación. Eso crea una transferencia más clara desde la revisión del proyecto hasta la facturación sin reconstruir el presupuesto a partir de filas de tiempo exportadas.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Empiece por el acuerdo con el cliente y, después, elija la forma de presupuesto que coincida con él. El trabajo de tiempo y materiales necesita tarifas facturables vinculadas al proyecto, miembro o tarea. El trabajo de precio fijo necesita un límite monetario comprobado frente al coste laboral y el tiempo registrado. Las tareas no facturables deben seguir visibles en los informes para que el coste del proyecto no desaparezca de la revisión.
El proyecto, la lista, la tarea pendiente, el ID de tarea y el estado de la tarea son lo más importante porque conectan la cifra del presupuesto con el trabajo que se está haciendo. Un total a nivel de proyecto muestra si el presupuesto del cliente está saneado. Los detalles de listas y tareas pendientes explican la desviación cuando las horas registradas, el coste o el importe facturable avanzan más rápido de lo esperado.
Envíe la primera advertencia mientras aún haya tiempo para actuar. Una alerta al 50 % encaja con trabajo de precio fijo con alcance incierto. Una alerta al 80 % encaja con proyectos con una ruta de entrega más clara. Los umbrales personalizados encajan con contratos de iguala, trabajo por fases o contratos en los que el propietario del proyecto necesita una advertencia antes de cada punto de aprobación del cliente.
Sí. Las tareas no facturables reducen la capacidad disponible del equipo y aumentan el coste interno, incluso cuando no aumentan la factura del cliente. Una revisión de presupuesto que solo mira el importe facturable puede pasar por alto esa presión. El informe debe mostrar el tiempo facturable, el tiempo no facturable, el importe facturable y el coste cuando la rentabilidad importa.
El registro tardío del tiempo, las reglas de tarifas que faltan, el trabajo no facturable registrado como facturable y las estimaciones que nunca se compararon con las horas reales crean sobrecostes antes de que se redacte la factura. El propietario del proyecto debe revisar el tiempo registrado frente a los umbrales del presupuesto durante el periodo de trabajo, no solo después de que se cierre el periodo de facturación.
Everhour Billing & Invoicing puede convertir el tiempo y los gastos facturables registrados en facturas, calcular importes a partir de tarifas y excluir tareas no facturables. Los datos de la factura pueden agruparse para el cliente y, después, exportarse a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks con detalles de estado sincronizados de vuelta en Everhour.
Everhour incorpora controles de seguimiento en Basecamp mediante la extensión del navegador y sincroniza los proyectos, listas y tareas pendientes de Basecamp en su capa de informes. Los administradores pueden establecer presupuestos de proyecto por tarifa por hora, precio fijo o estado no facturable y, después, usar correos electrónicos automáticos al 50 %, al 80 % o en umbrales personalizados.
Conecte el trabajo de proyectos de Basecamp con la configuración de facturabilidad de Everhour, alertas de presupuesto, tiempo revisado e informes listos para facturación para que los presupuestos de clientes sigan visibles antes de que los sobrecostes lleguen a la facturación.
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