Everhour mantiene el tiempo de los proyectos de Basecamp vinculado a presupuestos, tarifas, capacidad y alertas para el trabajo de agencia con clientes.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLa calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
Establezca un presupuesto, asigne tarifas y reciba alertas antes de pasarse.
Medición
Controle su presupuesto por tiempo o por costes
Todos los informes que necesita — configurados a su manera, siempre actualizados.
Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Use esta página cuando una agencia necesite una lectura rápida del presupuesto sobre trabajo de cliente organizado en Basecamp. La tarea práctica consiste en vincular cada lista de tareas o tarea a un proyecto presupuestado, registrar el tiempo real contra ese trabajo y ver si las horas o el dinero restantes aún coinciden con el plan antes de la próxima actualización al cliente.
En el trabajo de agencia, la pregunta sobre el presupuesto suele empezar por la forma del contrato. Un contrato de iguala necesita un límite recurrente, un proyecto de precio fijo necesita un límite vinculado al alcance, y un encargo de tiempo y materiales necesita tarifas que conviertan el tiempo registrado en coste o importe facturable. El informe debe mostrar presupuesto planificado, real y restante sin hacer que un responsable de proyecto reconstruya totales en una hoja de cálculo.
Empiece con el proyecto de Basecamp como contenedor del presupuesto. Mantenga el trabajo del cliente organizado por proyecto, lista y tarea, y después establezca el objetivo de presupuesto en horas o dinero. Para presupuestos monetarios, asigne el modelo de tarifas que coincida con el acuerdo: tarifa horaria del proyecto, tarifa del miembro, precio fijo, trabajo no facturable o tarifas personalizadas por tarea para tareas específicas de tiempo y materiales.
Una vista de presupuesto útil separa tres cifras: planificado, real y restante. Lo planificado procede del presupuesto o la estimación, lo real procede de entradas de tiempo aprobadas o listas para revisión, y lo restante muestra el margen disponible antes de que el equipo necesite una decisión sobre alcance, asignación de personal o una decisión del cliente. Las tarifas de coste muestran el coste laboral interno; las tarifas facturables muestran el importe cobrado al cliente.
Las desviaciones de presupuesto de la agencia se ocultan cuando los equipos revisan los totales solo al final del mes. Establezca umbrales de alerta antes de que empiece el proyecto y después elija porcentajes que coincidan con el riesgo del proyecto. Un administrador puede usar el 50 % para una fase breve de descubrimiento cuando el primer aviso debe dejar margen para una decisión de alcance, o el 80 % para un contrato de iguala más amplio cuando el equipo necesita un punto de control posterior. Los umbrales personalizados cubren proyectos con una cadencia de revisión distinta.
Revise las desviaciones por tipo de trabajo en lugar de hacerlo solo por horas totales. Una lista de estrategia para el cliente, tareas de producción y tareas de revisión pueden consumir presupuesto de forma distinta. El informe útil mantiene disponibles el proyecto de Basecamp, la tarea, la lista, el ID de tarea y el estado de la tarea para que un responsable de cuenta pueda ver si la desviación procedía de nuevo alcance, errores de estimación o cambios de tarifa.
Una comprobación puntual del presupuesto basta cuando la agencia necesita una lectura rápida del estado antes de una reunión. Introduzca el plan actual, recopile el último tiempo registrado, revise el presupuesto restante y envíe la actualización. Ese proceso funciona para un proyecto pequeño con una sola persona responsable de decidir y un plazo breve.
El trabajo recurrente para clientes necesita un flujo de trabajo gestionado. Everhour puede incrustar controles de seguimiento del tiempo en Basecamp mediante la extensión del navegador, llevar proyectos, listas y tareas a los informes, comparar el trabajo planificado y real, y enviar correos de presupuesto en los umbrales establecidos por el administrador. El tiempo revisado alimenta después las vistas de presupuesto, coste y facturación sin reconstruir el mismo informe de estado cada semana.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Empiece con el proyecto de Basecamp como contenedor del presupuesto del cliente y después use listas y tareas para el detalle del alcance. Las agencias deben evitar tratar cada tarea como su propio objeto presupuestario. El detalle por tarea funciona mejor mediante estimaciones, tiempo registrado, estado de la tarea y coste informado, mientras que el objetivo de presupuesto permanece en el nivel de proyecto o cliente.
Una revisión semanal debe mostrar horas u honorarios planificados, tiempo real registrado, coste interno, importe facturable, presupuesto restante y las tareas que impulsan la variación. Agrupe la vista por proyecto de Basecamp, lista, tarea y persona cuando el responsable necesite explicar la cifra al cliente o ajustar la asignación de personal antes de que se agote el presupuesto.
El coste se infravalora cuando las tarifas facturables sustituyen a las tarifas de coste internas, el trabajo no facturable desaparece de la revisión o las entradas manuales tardías quedan fuera del periodo de informes. Mantenga las tarifas de coste separadas de las tarifas de cara al cliente, incluya el tiempo no facturable en la revisión operativa y bloquee los periodos revisados solo después de que el equipo haya corregido las entradas que faltan.
Un administrador debe configurar la primera alerta en el punto en el que aún sea posible tomar una decisión real. Use un umbral temprano para descubrimiento, alcance arriesgado o una ventana de presupuesto breve; use un umbral posterior para contratos de iguala estables con trabajo predecible. Los porcentajes personalizados mantienen el aviso vinculado a la cadencia de revisión de la agencia.
Capture el tiempo desde el contexto del proyecto, en la tarea que representa el trabajo. Los controles incrustados basados en navegador mantienen la entrada vinculada al proyecto de Basecamp, la lista, la tarea, el ID de tarea y el estado de la tarea. Los controles incrustados requieren la extensión del navegador, por lo que los equipos que usan aplicaciones nativas de Basecamp necesitan una vía de entrada separada.
Everhour Resource Planning muestra asignaciones en cronogramas visuales con vistas de miembro y proyecto, capacidad semanal, brechas de disponibilidad y ausencias programadas. Los responsables de proyecto comparan la capacidad planificada con el tiempo real registrado en proyectos de Basecamp antes de añadir trabajo, de modo que la revisión del presupuesto refleje las horas consumidas y la capacidad restante del equipo.
Everhour puede configurar proyectos de Basecamp con tarifa horaria, precio fijo o como no facturables, y después enviar correos automáticos de presupuesto al 50 %, al 80 % o en un umbral personalizado elegido por un administrador. La misma configuración admite tareas no facturables y tarifas personalizadas por tarea, por lo que los totales de alerta siguen las reglas de facturación del proyecto.
Use Everhour Resource Planning para comparar la capacidad planificada con el tiempo real registrado en proyectos de Basecamp, tener en cuenta brechas de disponibilidad y ausencias, y mantener las decisiones de presupuesto de agencia vinculadas a la carga de trabajo real.
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