Las revisiones de presupuesto de Basecamp necesitan datos reales de proyecto limpios; Everhour mantiene las horas registradas listas para la aprobación de los responsables.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLa calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
Establezca un presupuesto, asigne tarifas y reciba alertas antes de pasarse.
Medición
Controle su presupuesto por tiempo o por costes
Todos los informes que necesita — configurados a su manera, siempre actualizados.
Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Compare el presupuesto planificado para un proyecto de Basecamp con el tiempo y el coste ya imputados a ese proyecto. El resultado útil muestra el objetivo de presupuesto, las horas o el coste reales, el margen restante y la desviación por proyecto, lista, tarea, persona y estado. Esa vista ayuda a una persona responsable, a un jefe de proyecto o a un revisor del departamento financiero a decidir si el proyecto va según lo previsto, se está desviando o ya ha superado el presupuesto.
Empiece por el nivel que gestiona. En este flujo de trabajo, los presupuestos se sitúan a nivel de proyecto. Las tareas individuales contienen el detalle del trabajo, incluido el título, las notas, la persona asignada, las subtareas, la fecha de vencimiento o el intervalo de fechas, la programación recurrente y el estado de finalización. Una afirmación de presupuesto de una tarea suele significar que la tarea tiene una estimación, tiempo registrado y coste informado, mientras que el objetivo de presupuesto se sitúa en el proyecto.
Una referencia fiable define la forma del presupuesto antes de registrar tiempo. Use un presupuesto de horas cuando la restricción sea el esfuerzo, como una asignación de trabajo definida para un proyecto de cliente. Use un presupuesto monetario cuando la restricción sea el valor del contrato o el coste interno, como un límite de honorarios fijos. Los proyectos no facturables siguen necesitando un objetivo si la dirección quiere exposición de costes en lugar de preparación para la facturación.
Las tarifas convierten las horas reales en coste real. Las columnas de informes de Basecamp de Everhour pueden mostrar proyecto, tarea, lista, ID de tarea y estado de tarea. Los informes de Everhour también pueden incluir tiempo facturable, tiempo no facturable, importe facturable, coste, costes laborales, beneficio y métricas de presupuesto. Las tarifas de proyecto encajan en trabajos sencillos de tiempo y materiales, las tarifas de cada miembro encajan en equipos con precios distintos y las tarifas personalizadas por tarea encajan en trabajo especializado que tiene su propio precio.
Presupuesto frente a datos reales solo es útil cuando separa los importes planificados, reales, restantes y por encima del presupuesto. Los datos reales deben proceder del tiempo registrado y de reglas de coste aprobadas, mientras que las estimaciones en tareas abiertas muestran el trabajo que aún se espera. Una revisión de desviación debe señalar tres condiciones: datos reales por encima del plan, presupuesto restante por debajo de la estimación restante y ritmo de gasto acelerado en trabajo que aún está lejos de completarse.
Configure alertas de umbral con suficiente antelación para poder actuar durante el trabajo. Las alertas configuradas por administradores al 50 %, 80 % o un porcentaje personalizado dan a los responsables tiempo para reducir el alcance, pausar tareas de menor prioridad o reajustar el presupuesto con el cliente. Los umbrales fijos en todos los proyectos generan ruido; un proyecto pequeño de descubrimiento y un contrato de iguala grande necesitan puntos de aviso distintos.
Una comprobación puntual del presupuesto basta cuando necesita una lectura rápida del estado antes de una reunión: objetivo del proyecto, tiempo registrado, coste actual, presupuesto restante y riesgo del trabajo abierto. También funciona para un proyecto pequeño dirigido por una persona responsable en el que una persona revisa cada entrada y el presupuesto no se reinicia. La cifra deja de ser fiable cuando varias personas registran tiempo, cambian las tarifas o el mismo presupuesto de cliente abarca periodos recurrentes.
Un flujo de trabajo gestionado mantiene la estructura del proyecto de Basecamp en su sitio mientras Everhour conserva el tiempo, las tarifas, los presupuestos, las alertas, los informes y las aprobaciones. Los controles integrados en el navegador permiten a las personas registrar tiempo en las tareas de Basecamp. Los responsables pueden aprobar o rechazar el tiempo presentado antes de la revisión de informes, nóminas o facturación, mientras las alertas configurables notifican a los administradores seleccionados cuando el gasto alcanza los umbrales que han fijado.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Un informe de desviación útil debe incluir el objetivo de presupuesto del proyecto, las horas reales, el coste real, el presupuesto restante, el detalle de la lista, el detalle de la tarea, la persona, la fecha y el estado de la tarea. Agrupe la vista primero por proyecto y, después, profundice en listas y tareas cuando el presupuesto restante ya no coincida con el trabajo abierto.
Use un presupuesto de horas cuando la restricción principal sea la capacidad del equipo o el esfuerzo de entrega. Use un presupuesto monetario cuando el proyecto tenga un precio fijo, un límite del cliente o un objetivo de coste interno. El trabajo de tiempo y materiales necesita tarifas asociadas a las horas, porque el coste real o el importe facturable cambian a medida que las personas registran tiempo.
Use la tarifa de coste interna para revisar el coste laboral y la rentabilidad. Las tarifas facturables responden a una pregunta distinta: el importe cobrado al cliente. Un cambio de tarifa necesita una fecha de entrada en vigor para que el trabajo anterior mantenga la tarifa antigua y el trabajo posterior use la nueva tarifa en la columna de datos reales.
Las estimaciones aportan el lado del trabajo restante de la revisión. Trate el tiempo registrado como dato real y las estimaciones abiertas como trabajo esperado que aún queda por delante. Un proyecto puede parecer por debajo del presupuesto hoy y seguir mostrando riesgo si el trabajo estimado restante es mayor que el margen de presupuesto restante.
Los datos reales sin revisar crean el falso sobrecoste más rápido. Las ediciones tardías, las tarifas de coste obsoletas y una regla de facturación aplicada al trabajo equivocado pueden hacer que la desviación del presupuesto parezca definitiva antes de que un responsable compruebe el periodo. Bloquee o apruebe las entradas corregidas antes de usar el informe para una revisión con el cliente o la dirección.
Everhour Team Management admite la revisión del tiempo presentado con flujos de trabajo de aprobación, rechazo y corrección. Los responsables pueden usar roles y asignaciones de proyecto para mantener el tiempo de proyectos de Basecamp bajo el revisor adecuado antes de que las cifras entren en una conversación sobre el presupuesto.
Apruebe el tiempo de proyectos de Basecamp antes de que los datos reales impulsen decisiones presupuestarias. Everhour Team Management ofrece a los responsables flujos de trabajo de aprobación y asignaciones de proyecto, manteniendo las revisiones de desviación vinculadas a horas revisadas.
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