Everhour añade seguimiento del tiempo y planificación a los proyectos de Asana, lo que ofrece a las agencias registros más claros de facturación, capacidad y presupuesto.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLa calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
Establezca un presupuesto, asigne tarifas y reciba alertas antes de pasarse.
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Todos los informes que necesita — configurados a su manera, siempre actualizados.
Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Esta página es para agencias que gestionan trabajo de clientes en Asana y necesitan registros de tiempo que puedan usar para la revisión semanal, el control del presupuesto y la facturación. El resultado práctico es un conjunto completo de entradas a nivel de tarea vinculadas al proyecto, la persona, la fecha, la duración, el estado facturable y la descripción del trabajo. Ese registro da a un responsable de cuentas o de operaciones suficiente detalle para revisar el alcance, aprobar el tiempo y preparar la siguiente actualización para el cliente.
El seguimiento de agencias debe seguir la forma en que se vende el trabajo. Un contrato de iguala necesita una revisión recurrente frente a la capacidad restante, un proyecto de precio fijo necesita visibilidad del esfuerzo real frente al alcance presupuestado, y el trabajo por horas necesita tiempo facturable preciso por persona o tarea. Mantenga separadas las reuniones internas, las revisiones, la gestión y la producción orientada al cliente cuando esas categorías afecten al precio, el margen o los informes para el cliente.
Cada entrada útil necesita un nombre de tarea o entregable, el contexto del proyecto o cliente, la persona que hizo el trabajo, la fecha, el tiempo dedicado, el estado facturable y una breve descripción. La descripción debe explicar la acción de negocio, como la elaboración de wireframes de la página de inicio, edición del texto de una campaña o revisión de comentarios del cliente. Etiquetas genéricas como administración, trabajo o actualizaciones ralentizan la revisión de facturas porque quien revisa tiene que reconstruir el trabajo más tarde.
Las estimaciones y el tiempo real van juntos porque las agencias necesitan ver si una tarea sigue dentro del alcance. Una tarea estimada en 6 horas y registrada con 5,5 horas cuenta una historia distinta de una tarea estimada en 6 horas y registrada con 11 horas. Añada comentarios en el momento de la entrada, antes de que la memoria se desvanezca y antes de que la revisión de facturación se convierta en conjeturas.
Los informes de agencia se vuelven difíciles de defender cuando la entrega facturable, el apoyo a ventas, la coordinación interna y el retrabajo están en el mismo bloque. Marque como facturable el tiempo de producción aprobado por el cliente y mantenga visible el trabajo no facturable para el análisis del margen. El tiempo no facturable tiene un coste aunque el cliente no lo vea en la factura. Mantenerlo visible muestra el coste de la gestión de cuentas, las estimaciones, las llamadas de seguimiento y las revisiones internas.
Use categorías solo cuando cambien una decisión. Separe estrategia, diseño, desarrollo, QA y gestión de cuentas si el cliente revisa el esfuerzo por línea de servicio. Separe el trabajo de primera versión de las revisiones si la ampliación del alcance es un conflicto recurrente. Mantenga la lista lo bastante corta para que las personas elijan la etiqueta correcta durante el día, porque una taxonomía perfecta pierde valor cuando las entradas llegan tarde e incompletas.
Una comprobación puntual basta para un proyecto pequeño, una sola revisión de factura o una investigación rápida sobre en qué se fue una semana. Necesita la tarea, la persona, la fecha, el tiempo dedicado y una etiqueta facturable o no facturable. Exporte ese registro, concílielo con el acuerdo del cliente y archive el resultado antes de que empiece el siguiente ciclo de facturación.
Un flujo de trabajo gestionado importa cuando la agencia necesita aprobaciones, periodos bloqueados, alertas de presupuesto, planificación de capacidad y traspaso de facturación desde el mismo trabajo de proyecto de Asana. Everhour añade controles integrados, contexto de tareas de Asana sincronizado, cronogramas visuales de recursos, capacidad semanal, huecos de disponibilidad, ausencias programadas y revisión de planificado frente a real para que los responsables puedan conectar las entradas de hoy con las decisiones de asignación de personal y facturación de mañana.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Registre el tiempo en la tarea que representa el entregable del cliente y después incluya la fecha, la persona, la duración, el estado facturable y una breve descripción del trabajo. Use una entrada por cada bloque de trabajo significativo cuando quien revisa la facturación necesite detalle. Divida las entradas cuando una misma sesión incluya tanto producción facturable al cliente como trabajo interno de gestión de cuentas.
El tiempo de la factura del cliente debe coincidir con el alcance firmado, las órdenes de cambio aprobadas o las reglas de facturación del acuerdo con el cliente. La producción, la estrategia, la QA y la gestión de proyectos son facturables cuando el acuerdo lo indica. El apoyo a ventas, la formación interna y el retrabajo causado por un error interno quedan fuera de la factura cuando el acuerdo con el cliente los excluye.
Revise los contratos de iguala con una periodicidad recurrente, con las horas usadas y el presupuesto restante visibles. Agrupe el tiempo por proyecto, línea de servicio, miembro o tarea para que el responsable de la cuenta pueda ver cómo se está utilizando el contrato de iguala. Señale un contrato de iguala antes del siguiente ciclo cuando el trabajo actual esté consumiendo la capacidad reservada para futuros entregables.
El tiempo de tarea útil identifica el entregable, la persona, la fecha, la duración, el estado facturable y la razón por la que se realizó el trabajo. Quien revisa debe entender la entrada sin abrir un hilo de chat aparte. Los comentarios necesitan suficiente contexto para conectar el trabajo con una solicitud del cliente, un hito, una revisión o un paso de aprobación.
Un error común es esperar hasta el final de la semana para reconstruir de memoria el tiempo de las tareas. Las entradas tardías producen descripciones vagas, totales redondeados y estados facturables ausentes. El registro diario mantiene el registro más cerca del trabajo, y la revisión de aprobación detecta etiquetas incoherentes antes de que la factura llegue al cliente.
Everhour Resource Planning da a los responsables un cronograma visual con vistas de miembros y proyectos, capacidad semanal, huecos de disponibilidad y ausencias programadas. La vista de planificado frente a real conecta las asignaciones con el tiempo registrado, de modo que una agencia puede ajustar la asignación de personal antes de que el trabajo comprometido supere la capacidad.
Everhour sincroniza el contexto de proyectos y tareas de Asana en informes con columnas para tiempo facturable, tiempo no facturable, importe facturable y coste. Los responsables pueden exportar informes a Excel/XLSX, CSV o PDF para la revisión de facturas, el traspaso a contabilidad o el archivo del cliente, manteniendo la revisión de facturación vinculada a las mismas tareas de Asana.
Conecte el trabajo de proyectos de Asana con Everhour Resource Planning, compare la capacidad planificada con el tiempo registrado y mantenga las decisiones de disponibilidad, ausencias y asignación de personal ligadas a una asignación realista.
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