Everhour añade seguimiento del tiempo con tarifas a los proyectos de Asana, para que los contables puedan revisar el trabajo facturable sin introducir datos por duplicado.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLa calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
Establezca un presupuesto, asigne tarifas y reciba alertas antes de pasarse.
Medición
Controle su presupuesto por tiempo o por costes
Todos los informes que necesita — configurados a su manera, siempre actualizados.
Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Utilice este flujo de trabajo para convertir la actividad de tareas de Asana en registros que un contable pueda revisar antes de la nómina, la facturación a clientes o los informes de proyecto. El resultado útil es una línea de hoja de horas con contexto claro: cliente o proyecto, título de la tarea, persona, fecha registrada, duración, descripción, estado de aprobación y si el trabajo es facturable o trabajo interno de la firma.
Los contables necesitan suficiente detalle para conciliar el tiempo con el encargo, la tarifa y el tratamiento de la factura. Una entrada vaga como "trabajo de cliente" obliga a hacer limpieza. Una entrada útil conecta la tarea de Asana con el trabajo contable, identifica a la persona que realizó el trabajo, mantiene la descripción específica y conserva el estado de aprobación antes de que la entrada alimente informes o facturación.
Empiece por la tarea de Asana porque aporta al trabajo un proyecto, responsable, estado, etiquetas y contexto de campos personalizados. Añada el registro de tiempo a esa tarea, no a una nota independiente de texto libre. Mantenga visibles la duración, la fecha registrada, la descripción, el creador, el estado de aprobación y el estado de facturabilidad para que un revisor pueda rastrear cada línea desde el trabajo realizado hasta la decisión de facturación.
Separe el trabajo de cliente, la administración de la firma, la formación, las correcciones y las bajas contables antes de que los totales salgan de la hoja de horas. Una revisión de facturación falla cuando la limpieza no facturable queda dentro de un encargo facturable sin una etiqueta clara. Los contables también deben mantener el contexto de tarifas cerca del registro de tiempo: la tarifa de proyecto, la tarifa por miembro o la tarifa de tarea determina cómo la misma hora se convierte en coste, ingresos o ambos.
Los equipos contables trabajan con dos preguntas económicas distintas: el coste interno de la persona que realiza el trabajo y el importe facturable cobrado al cliente. Trátelas como decisiones de tarifa separadas. Un miembro del personal puede tener una tarifa de coste predeterminada, mientras que un encargo específico puede requerir una tarifa de facturación distinta porque el acuerdo con el cliente fija el precio de ese proyecto de otra manera.
El estado de aprobación importa tanto como la tarifa. Un responsable debe aprobar, rechazar o aprobar parcialmente el tiempo antes de que el departamento financiero lo utilice para facturas, revisión de la nómina o informes de rentabilidad. Los periodos bloqueados o aprobados evitan que ediciones posteriores cambien el trabajo facturado. El historial de tarifas con fecha también protege los informes antiguos porque una nueva tarifa debe aplicarse desde la fecha de cambio elegida, no reescribir cálculos anteriores.
Una comprobación puntual sirve para un solo proyecto, una revisión breve de facturación o una sesión de limpieza en la que necesita confirmar nombres de tareas, fechas, estado de aprobación y tratamiento de facturación. Es suficiente cuando el contable solo necesita una exportación estática o una comparación rápida antes de preparar el siguiente lote de facturas.
Un flujo de trabajo gestionado se vuelve necesario cuando los mismos proyectos de Asana alimentan facturación recurrente, revisión de la nómina, alertas de presupuesto y comprobaciones de rentabilidad a nivel de socio. Everhour añade temporizadores integrados, aprobaciones, periodos bloqueados, tarifas de coste y tarifas de facturación, e informes exportables, para que los contables puedan mantener el trabajo de tareas en Asana mientras los registros de tiempo y dinero permanecen controlados.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Un registro revisable incluye cliente o proyecto, título de la tarea, persona, fecha registrada, duración, descripción, estado de aprobación y estado de facturabilidad. Esos campos permiten al contable conectar el trabajo realizado con el encargo y la decisión de facturación. Las fechas que faltan, las descripciones genéricas o el trabajo no facturable sin etiquetar obligan a una limpieza manual antes de que los informes o facturas sean fiables.
Use etiquetas, tareas o estados de facturación separados para servicio al cliente, administración de la firma, formación, correcciones y bajas contables. El trabajo de cliente solo puede alimentar la revisión del trabajo facturable después de que la entrada identifique el encargo y el tratamiento de facturación. El tiempo interno debe seguir visible en los informes porque afecta a la capacidad y al coste, aunque nunca aparezca en una factura de cliente.
Trate la fecha de entrada en vigor como parte del registro de tarifa. Una nueva tarifa de coste o tarifa de facturación debe aplicarse desde la fecha de cambio elegida, mientras que los periodos aprobados anteriores conservan sus cálculos originales. Esto protege los informes de margen y evita cambiar importes que ya respaldaron una factura de cliente o una revisión de la nómina.
El fallo común es separar la entrada de tiempo del contexto de la tarea de Asana. Una nota independiente con una duración y una descripción vaga deja al revisor adivinando cliente, proyecto, estado de facturación y aprobación. Mantenga el tiempo asociado al registro de la tarea y use descripciones lo bastante específicas para justificar el trabajo.
La aprobación semanal encaja con la revisión rutinaria de una firma contable porque el tiempo registrado puede comprobarse antes de informes, revisión de la nómina o preparación de facturas. Añada una fecha de corte separada antes de la facturación de fin de mes o de cualquier plazo de cliente que dependa de datos de tiempo actuales. Los periodos aprobados deben bloquearse para que ediciones posteriores no cambien los totales revisados.
Everhour separa las tarifas de coste internas de las tarifas de facturación de cara al cliente para el trabajo de Asana, con tarifas predeterminadas por persona y tarifas específicas por proyecto que las sustituyen. El historial de tarifas con fecha mantiene los informes antiguos vinculados a la tarifa vigente en ese momento, y los proyectos facturables pueden usar tarifas de proyecto, de miembro o de tarea personalizada.
Everhour puede convertir el tiempo y los gastos facturables aprobados en facturas, agrupar las líneas de factura según la estructura que espera el cliente y marcar el tiempo facturado para que no aparezca en una factura posterior. Las exportaciones a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks crean borradores para el seguimiento contable.
Mantenga el trabajo de tareas de Asana conectado al tiempo aprobado, las tarifas de coste con fecha, las tarifas de facturación y las configuraciones específicas de proyecto. Everhour convierte esos registros en una revisión contable y unos informes de facturación más limpios.
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