Everhour conecta el tiempo de las tareas de Asana con los flujos de facturación, de modo que la preparación de facturas parte del trabajo de proyecto aprobado.
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La generación de facturas en Asana empieza con el trabajo ya organizado en Asana: proyectos, tareas, personas asignadas, estado, etiquetas y alcance visible para el cliente. La tarea consiste en convertir ese registro de trabajo en líneas facturables sin perder el contexto de la tarea que explica el cargo. Un rastro de factura limpio muestra qué trabajo se hizo, quién lo hizo, si era facturable y qué cliente o proyecto debe recibir el cargo.
Para un equipo de servicios, el resultado práctico no es solo el total de una factura. Necesita un documento que el cliente pueda revisar sin una conversación de seguimiento. Cada entrada facturable debe conectarse con el proyecto, la tarea, la persona, la fecha y la regla de facturación correctos. El trabajo interno, el retrabajo, el tiempo administrativo y las reuniones no facturables deben seguir visibles en los informes, pero quedar fuera del importe adeudado.
Un flujo de facturación útil separa tres capas: el elemento de trabajo de Asana, el registro de tiempo o coste y la línea de factura visible para el cliente. El elemento de trabajo explica el servicio. El registro de tiempo contiene la duración, la fecha, la persona y el estado facturable. La línea de factura agrupa esos registros en el formato que el cliente espera, como por proyecto, tarea, persona o fecha.
Por ejemplo, un cliente puede querer una línea para revisiones de diseño y otra para implementación, aunque ambas procedan del mismo proyecto de Asana. Otro cliente puede preferir una línea semanal por persona. La agrupación correcta depende del contrato, no solo de la estructura del proyecto. Mantenga suficiente detalle para defender la factura, pero evite enviar un volcado de tareas cuando el cliente aprobó un formato resumido.
Los problemas de facturación suelen empezar antes de crear la factura. Una tarea sin estado facturable, con una descripción poco clara o con tiempo asignado al proyecto equivocado crea después una disputa de facturación. El paso de revisión debe comprobar el tiempo sin facturar, las exclusiones no facturables, las tarifas de proyecto o miembro, los gastos facturables, los impuestos, los descuentos y las condiciones de pago antes de que la factura salga del equipo.
El hábito de revisión más sólido es un ciclo breve de cierre. Apruebe el tiempo, corrija las asignaciones de tareas, confirme el trabajo facturable y después genere la factura a partir de los registros revisados. Esa secuencia protege la relación con el cliente porque la factura refleja trabajo aceptado en lugar de entradas de tiempo sin procesar. También evita que el mismo tiempo se reutilice en una factura posterior.
Un proceso de factura puntual basta cuando tiene un solo proyecto, un número reducido de entradas y un cliente que acepta un resumen simple. La revisión manual sigue funcionando cuando el periodo de facturación es corto y el equipo puede confirmar rápidamente qué debe facturarse. El riesgo aumenta cuando varias personas registran tiempo en tareas de Asana, las tarifas varían o las aprobaciones se producen después de cerrar el periodo de facturación.
Un flujo gestionado le da un registro más sólido. Everhour puede superponer planificación, tiempo registrado, aprobaciones, informes y facturación sobre los proyectos de Asana, de modo que la facturación parte de la misma estructura de trabajo que el equipo usa cada día. Para equipos más grandes, la planificación de recursos también mantiene visibles las expectativas de carga de trabajo antes de que el periodo de facturación se convierta en una revisión apresurada de facturas.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Necesita el proyecto, la tarea, la persona, la fecha, la duración, el estado facturable y la base de tarifa de cada entrada facturable. Los datos del cliente, las condiciones de pago, los impuestos, los descuentos y los registros de gastos también importan cuando se aplican. Una factura clara utiliza esos registros para agrupar el trabajo en líneas que el cliente pueda reconocer y aprobar.
Una factura debe mostrar el nivel de detalle que el cliente espera según el contrato. Algunos clientes necesitan detalle a nivel de tarea para la aprobación, mientras que otros necesitan un resumen de proyecto o fase. Mantenga el registro detallado de tareas internamente en cualquier caso, porque respalda la factura si el cliente pregunta por una partida.
El trabajo de limpieza más difícil procede de crear facturas antes de que el tiempo esté aprobado y se haya comprobado el estado facturable. Ese error puede incluir trabajo interno en la factura, dejar fuera trabajo facturable o vincular tiempo al proyecto equivocado. Revise primero el tiempo sin facturar y después genere la factura a partir de registros corregidos.
Los gastos deben registrarse con categoría, descripción, cantidad, importe y estado facturable antes de crear la factura. Los gastos facturables pueden aparecer junto al tiempo facturable cuando el acuerdo con el cliente lo permite. Los gastos no facturables deben permanecer en los informes de coste del proyecto sin aumentar el importe adeudado por el cliente.
Use un flujo de facturación que marque el tiempo incluido como facturado después de crear la factura. Ese estado evita que los mismos registros vuelvan a aparecer como trabajo sin facturar en el siguiente ciclo de facturación. Una revisión separada del estado de la factura también ayuda a detectar tareas reabiertas o entradas de tiempo tardías.
Everhour Resource Planning muestra el trabajo planificado en cronogramas visuales con vistas por miembro y proyecto, capacidad semanal, brechas de disponibilidad, ausencias programadas y comparaciones entre lo planificado y lo real. Ese registro de planificación ayuda a los equipos a detectar periodos sobrecargados y expectativas desajustadas antes de que el trabajo registrado en Asana llegue a la revisión de facturas.
Everhour Billing & Invoicing convierte el tiempo y los gastos facturables registrados en facturas de cliente, con agrupación de partidas por estructuras como proyecto, tarea, persona o fecha. Después de facturar el tiempo, Everhour lo marca como facturado para que el mismo trabajo no vuelva a aparecer en la preparación de futuras facturas.
Planifique la capacidad, apruebe el tiempo y después facture a partir del mismo registro de proyecto de Asana. Everhour Resource Planning mantiene visibles las cargas de trabajo antes de que la facturación se convierta en trabajo de limpieza.
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