La facturación de una agencia depende del alcance, las tarifas y la utilización. Everhour conecta el seguimiento del tiempo con los presupuestos del trabajo para clientes.
Controle el tiempo facturable y no facturable y vea en segundos su tasa de utilización real y su potencial de ingresos.
Horas de trabajo en el periodo
Administración, reuniones, trabajo interno
La media del sector es del 75 al 80 %
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Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Para una agencia, la pregunta central no es solo «¿cuántas horas se trabajaron?». Es «¿qué horas aprobadas son facturables según el acuerdo con el cliente, a qué tarifa y contra qué presupuesto?». La respuesta respalda una factura de tiempo y materiales, una comprobación del consumo de un retainer o una revisión del margen de una tarifa fija. También separa la entrega de cara al cliente de la administración interna, el apoyo a ventas, la formación y el retrabajo que el acuerdo con el cliente excluye.
Los incrementos de facturación de las agencias se definen por contrato. Las directrices de compensación de agencias cubren modelos por hora, por día, FTE, contrato de retención, tarifa fija, comisión y rendimiento, pero no establecen un incremento universal de seis minutos o 15 minutos. Use el alcance, la tarjeta de tarifas o la política de facturación que se aplique a la cuenta. Si el acuerdo usa tarifas por rol, calcule cada rol por separado antes de sumar el total.
Las agencias no venden la mayor parte del trabajo como facturación puramente por horas. SPI Research informó de que las agencias vendieron el 60,4 % del trabajo como tiempo fijo/tarifa fija en 2024, mientras que el 18,3 % fue tiempo y materiales. Eso cambia lo que significa el cálculo. En un proyecto T&M, las horas facturables suelen producir el importe de la factura. En un proyecto de tarifa fija o contrato de retención, las mismas horas muestran el consumo del presupuesto, la presión sobre el margen y la tarifa horaria implícita.
Un punto de decisión práctico es si facturar horas o usarlas como métrica de control. Si un contrato de retención mensual de 12.000 $ absorbe 92 horas facturables aprobadas, la tarifa implícita es de 130,43 $ por hora antes de cualquier impuesto o ajuste a la baja. Si la tarjeta de tarifas de la agencia espera una tarifa combinada más alta, la cuenta está usando el presupuesto demasiado rápido incluso cuando la factura del cliente se mantiene fija.
La fórmula horaria básica es tarifa unitaria × horas o días. Para una factura de agencia con tarifas basadas en roles, multiplique cada total facturable aprobado por la tarifa de ese rol y después sume las líneas. Por ejemplo, un trabajo de producción de campaña incluye 18 horas de diseñador a 140 $ por hora, 9 horas de estratega a 190 $ por hora y 7 horas de account manager a 125 $ por hora.
El cálculo es 2.520 $ para diseño, 1.710 $ para estrategia y 875 $ para gestión de cuentas, para un total facturable antes de impuestos de 5.105 $. En Estados Unidos, no hay IVA/GST federal ni una única tasa nacional de impuesto sobre ventas para el tiempo profesional facturado. El tratamiento fiscal estatal y local determina si debe incluirse un impuesto específico de la jurisdicción en la factura final.
Una calculadora basta para una estimación puntual de cliente, una comprobación rápida de una factura T&M o una retrospectiva de tarifa fija donde las horas y tarifas aprobadas ya están limpias. También basta cuando la pregunta es limitada: un cliente, un intervalo de fechas, una tarjeta de tarifas y ningún trabajo no facturable disputado. El resultado ofrece un importe claro en dólares o una cifra de utilización.
Se necesita un flujo de trabajo gestionado cuando el estado facturable, los presupuestos y las aprobaciones cambian mientras el trabajo aún está en curso. Everhour Project Budgeting realiza el seguimiento de presupuestos de tiempo y dinero, periodos recurrentes, alertas de presupuesto, protección de presupuesto, controles de inclusión de gastos, múltiples métodos de facturación y presupuestos a nivel de cliente, para que los equipos de agencia puedan comparar el trabajo facturable aprobado con el límite comercial activo antes de facturar.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Empiece con las entradas de tiempo aprobadas, elimine el trabajo no facturable, agrupe las horas restantes según la estructura de facturación del contrato y multiplique cada grupo por su tarifa. La estructura puede ser por rol, departamento, tarifa combinada, tarifa de proyecto, tarifa diaria o modelo FTE. Para contratos de retención y trabajos de tarifa fija, las mismas horas miden el consumo del presupuesto y la tarifa implícita en lugar de crear automáticamente una factura por horas.
No. SPI Research informó de que las agencias vendieron el 60,4 % del trabajo como tiempo fijo/tarifa fija en 2024 y el 18,3 % como tiempo y materiales. Las matemáticas por horas siguen siendo importantes en cuentas de tarifa fija y retainer porque muestran si la tarifa acordada cubre el esfuerzo real de entrega. También ayudan a identificar la ampliación del alcance antes de que desaparezca el margen.
SPI Research informó de agencias con 1.232 horas facturables anuales de un total de 1.982 horas en su referencia de horas anuales de 2024. AMI usa una línea base de año laboral de agencia de 1.880 horas y objetivos por rol como 75 % para creativos, 80 % para project managers o responsables de producción y 70 % para personal senior de cuentas. Compare roles similares en lugar de usar un único objetivo para todos.
Use el incremento definido en el alcance, la tarjeta de tarifas o la política de facturación. Las directrices de compensación de agencias describen varios modelos de compensación, pero no prescriben un incremento universal de facturación de agencia. Un error común es tomar prestado un incremento de facturación legal o la política de un cliente anterior. Eso crea facturas inconsistentes y hace que el análisis de realización sea poco fiable entre cuentas.
No hay IVA/GST federal ni tasa nacional de impuesto sobre ventas en Estados Unidos. El tratamiento del impuesto sobre ventas es estatal y local, y algunos servicios son imponibles mientras que otros no lo son. Por ejemplo, el gross receipts tax de Nuevo México incluye la prestación de servicios en Nuevo México, mientras que Texas grava los servicios imponibles a una tasa estatal del 6,25 % más adiciones locales hasta un máximo combinado del 8,25 %.
Everhour Project Budgeting permite a las agencias realizar el seguimiento de presupuestos de tiempo y dinero a medida que las personas registran trabajo, incluidos periodos de presupuesto recurrentes y presupuestos a nivel de cliente. Las alertas de presupuesto pueden notificar a administradores seleccionados en umbrales definidos, y la protección de presupuesto puede detener temporizadores o impedir el registro de tiempo adicional después de superar un presupuesto.
Use las matemáticas de horas facturables para comprobaciones puntuales y después haga el seguimiento del tiempo aprobado frente a presupuestos de proyecto activos. Everhour ofrece a los equipos de agencia visibilidad del presupuesto antes de que el trabajo facturable se convierta en un problema de facturación.
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