Virtuelle Assistenten koordinieren Kundenarbeit über Aufgaben, Tools und Abrechnungsmodelle hinweg. Everhour hält diese Zeit für die Prüfung organisiert.
Geben Sie für jeden Tag Ihre Kommt- und Geht-Zeiten ein. Überstunden und Bruttolohn werden automatisch berechnet.
| Tag | Kommt | Pausenbeginn | Pausenende | Pause | Geht | Gesamt |
|---|
Der Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
Verfolgen Sie Ihr Budget über Zeit oder Kosten
Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Ein virtueller Assistent unterstützt Kunden in der Regel remote bei E-Mails, Kalendern, Anrufen, Dokumenten, Recherche, Reiseplanung, CRM-Aktualisierungen, Buchhaltungsunterstützung oder Marketingkoordination. Ein nützlicher Zeiteintrag nennt den Kunden, den Aufgabentyp, das Projekt oder den Workstream, das Datum und die Abrechnungsmethode. Diese Struktur liefert mehr als nur eine Gesamtzahl an Stunden. Sie zeigt, wofür das Support-Budget des Kunden verwendet wurde.
Freiberufliche VA-Arbeit nutzt häufig stundenbasierte Abrechnung für laufende Unterstützung oder Festpreis-Meilensteine für definierte Ergebnisse. Upwork nennt Einstellungskosten für freiberufliche virtuelle Assistenten im Allgemeinen von 10 $ bis 20 $ pro Stunde, mit üblichen monatlichen Umfängen von 20 bis 60 Stunden für grundlegende Administration und 40 bis 80 Stunden für spezialisierte Unterstützung. Diese Spannen machen saubere Zeitkategorien praktisch, besonders wenn ein Kunde Kalenderverwaltung, CRM-Bereinigung und Buchhaltungsunterstützung kombiniert.
Nützliche VA-Erfassung beginnt mit wiederholbaren Kategorien. Verwenden Sie Kundennamen für die Abrechnung, Projektnamen für den Umfang und Aufgabenlabels für die eigentliche Arbeit: Posteingangsverwaltung, Kalenderplanung, Dateneingabe, Kundensupport, CRM-Aktualisierungen, Rechnungsvorbereitung, Zahlungsverfolgung, Recherche oder Präsentationsarbeit. Fügen Sie Notizen nur hinzu, wenn sie das Ergebnis verdeutlichen, etwa „42 CRM-Kontakte aktualisiert" oder „Lieferantenrechnungen für Mai abgestimmt".
Ein einfacher Wochenbericht kann Einträge von Montag bis Freitag für denselben Kunden zeigen, aufgeteilt nach administrativer Unterstützung, Finanzadministration und Projektkoordination. Wenn das Engagement stundenbasiert ist, fließen diese Einträge in die Rechnung ein. Wenn das Engagement Meilensteine nutzt, zeigen dieselben Einträge den Fortschritt gegenüber der vereinbarten Arbeit. Die beste Struktur hält Kundenupdates kurz, weil die Details bereits im Zeiteintrag stehen.
Der häufige Fehler virtueller Assistenten ist, einen einzelnen Block wie „Kundenarbeit, 5 Stunden" zu erfassen. Dieser Eintrag verbirgt, ob die Zeit für E-Mail-Triage, Reisebuchung, CRM-Pflege oder Buchhaltung verwendet wurde. Er erzeugt außerdem Reibung, wenn ein Kunde fragt, warum ein laufendes Support-Paket mehr Stunden als erwartet verbraucht hat. Teilen Sie den Tag in die Kategorien auf, die der Kunde wiedererkennt.
Interne Geschäftsaufgaben brauchen ein separates Label gegenüber abrechenbarer Kundenunterstützung. Angebotserstellung, Ihre eigene Buchhaltung, Schulungen und Tool-Einrichtung gehören nicht in die Rechnung eines Kunden, sofern der Vertrag nicht besagt, dass sie abrechenbar sind. Eine separate nicht abrechenbare Kategorie schützt die Rechnung und gibt Ihnen ein klareres Bild davon, wie viel Zeit in bezahlte Arbeit im Vergleich zum Betrieb des VA-Geschäfts fließt.
Ein kostenloses einmaliges Tool funktioniert für eine einzelne Wochensumme, ein kurzes Projekt oder einen Solo-VA, der nur eine saubere Zahl für eine Rechnung benötigt. Es reicht aus, wenn der Kunde eine einfache Zusammenfassung akzeptiert und die Arbeit nur wenige Aufgabenkategorien hat. Bewahren Sie den exportierten Nachweis mit der Rechnung auf, besonders wenn der Kunde Stunden vor der Zahlung freigibt.
Ein verwalteter Workflow wird nützlich, wenn mehrere Assistenten denselben Kunden unterstützen, wenn ein Unternehmen eine Payroll-Prüfung benötigt oder wenn Zeit jede Woche in die Kundenabrechnung einfließt. Everhour Timesheets sammeln wöchentliche Projektstunden und Arbeitsstunden pro Person, anschließend können Manager eingereichte Zeit vor der Abrechnung oder Payroll-Prüfung genehmigen, ablehnen, teilweise genehmigen oder sperren. Dieser Freigabeschritt macht verstreute Remote-Arbeit zu einem nutzbaren Nachweis.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Ein aussagekräftiger VA-Zeiteintrag enthält den Kunden, das Datum, den Aufgabentyp, das Projekt oder den Workstream, die aufgewendete Zeit, den Abrechnungsstatus und eine kurze Ergebnisnotiz. Bei stundenbasierter Arbeit sollte der Eintrag die Rechnungsposition stützen. Bei Meilensteinarbeit sollte er den Fortschritt gegenüber dem definierten Ergebnis zeigen, ohne die Rechnung in ein minutengenaues Tagebuch zu verwandeln.
Virtuelle Assistenten sollten sowohl nach Kunde als auch nach Aufgabe erfassen, wenn sie mehr als einen Workstream unterstützen. Kundenerfassung hält die Abrechnung sauber. Aufgabenerfassung erklärt, wie die Zeit genutzt wurde, etwa für E-Mail-Management, Kalenderplanung, CRM-Aktualisierungen, Buchhaltungsunterstützung oder Recherche. Eine einzelne Kundensumme ist leichter einzugeben, bietet aber eine schwächere Rechnungsgrundlage.
Ja. Festpreis-Meilensteinarbeit profitiert weiterhin von Zeiteinträgen, weil die Einträge Aufwand, Umfang und Fortschritt zeigen. Die Rechnung kann den vereinbarten Meilensteinbetrag abrechnen, während der Zeiteintrag intern bleibt oder ein Fortschrittsupdate unterstützt. Vermeiden Sie es, erfasste Stunden zu nutzen, um einen Festpreis zu ändern, sofern der Vertrag keine Umfangsänderungen oder stundenbasierte Überschreitungen erlaubt.
Für Beschäftigte, die unter die Mindestlohn- oder Überstundenbestimmungen des FLSA fallen, müssen Arbeitgeberaufzeichnungen die an jedem Arbeitstag geleisteten Stunden und die insgesamt in jeder Arbeitswoche geleisteten Stunden enthalten. Der FLSA verlangt kein bestimmtes Zeiterfassungssystem, aber die Methode muss für erfasste nicht freigestellte Arbeitnehmer vollständig und genau sein.
Der FLSA verlangt keine Überstundenzuschläge allein deshalb, weil Arbeit am Samstag, Sonntag, an einem Feiertag oder an einem regulären Ruhetag stattfindet. Für erfasste nicht freigestellte Beschäftigte gelten bundesrechtliche Überstunden für Arbeitsstunden über 40 in einer festen 168-Stunden-Arbeitswoche mit mindestens dem Eineinhalbfachen des regulären Satzes, sofern kein anderes Gesetz oder keine andere Vereinbarung mehr hinzufügt.
Everhour Timesheets sammeln wöchentliche Projektstunden und Arbeitsstunden pro Person, sodass ein Manager VA-Zeit vor der Abrechnung oder Payroll-Prüfung prüfen kann. Eingereichte Zeit kann genehmigt, abgelehnt, teilweise genehmigt oder gesperrt werden, was remote erbrachter Kundenunterstützung einen klaren Freigabeverlauf gibt.
Everhour kann Zeit in unterstützten Projekttools wie Asana, ClickUp, GitHub, Jira, Monday, Notion, Trello, Linear und Basecamp erfassen. Ein VA kann Zeit auf der Aufgabe protokollieren, in der die Arbeit stattfindet, anschließend fließen erfasste Stunden für Reporting und Abrechnungsprüfung in Everhour ein.
Verwenden Sie Everhour Timesheets, um wöchentliche VA-Projektstunden zu sammeln, Einreichungen zu prüfen, genehmigte Einträge zu sperren und Abrechnungs- oder Payroll-Nachweise mit genehmigter Arbeit zu verknüpfen.
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