Virtuelle Assistenten verteilen ihre Arbeit auf Kunden, Tools und Aufgabentypen. Everhour hält wöchentliche Stundenzettel für Prüfung und Abrechnung organisiert.
Geben Sie für jeden Tag Ihre Kommt- und Geht-Zeiten ein. Überstunden und Bruttolohn werden automatisch berechnet.
| Tag | Kommt | Pausenbeginn | Pausenende | Pause | Geht | Gesamt |
|---|
Der Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
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Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Virtuelle Assistenten arbeiten normalerweise remote über administrative und operative Aufgaben hinweg, daher braucht ein wöchentlicher Stundenzettel mehr als nur eine Gesamtsumme. Erfassen Sie den Kunden, das Projekt, den Aufgabentyp, das Datum, Start- und Endzeit oder Dauer, Abrechnungsstatus und Notizen. Eine Zeile für „Acme Co., Kalenderbereinigung, Google Calendar, 1,25 Stunden, abrechenbar" gibt einem Kunden genug Details, um die Arbeit zu prüfen, ohne ein privates Aufgabentagebuch zu lesen.
Kundenarbeit umfasst oft eine Mischung aus E-Mail, Anrufen, Kalenderverwaltung, Reisebuchung, Recherche, Präsentationen, Dokumenten, CRM-Aktualisierungen, Unterstützung bei der Buchhaltung und Projektkoordination. Trennen Sie diese Kategorien, wenn sie sich auf Abrechnung, Umfang oder Reporting auswirken. Ein VA, der in derselben Woche drei Kunden unterstützt, sollte einen kombinierten Block „Admin-Unterstützung" vermeiden, weil er die Nutzung eines Retainers, den Fortschritt von Meilensteinen und nicht abgerechnete Arbeit verschleiert.
Freelance-VA-Aufträge nutzen häufig stundenbasierte Abrechnung für laufende Unterstützung oder Festpreis-Meilensteine für definierte Liefergegenstände. Stundenarbeit braucht vollständige Zeiteinträge, die mit Kunde und Aufgabe verknüpft sind. Auch Meilensteinarbeit profitiert von Zeiterfassung, weil sie zeigt, ob der angebotene Umfang zum tatsächlichen Aufwand passt, besonders bei wiederkehrenden Aufgaben wie Posteingangsbereinigung, Kundensupport oder Unterstützung bei der Buchhaltung.
Ein einfacher Admin-Umfang kann 20 bis 60 Stunden pro Monat für E-Mail-Management, Terminplanung und Dateneingabe abdecken. Spezialisierte Unterstützung, etwa Kundenservice, CRM-Management oder Unterstützung bei der Buchhaltung, liegt oft bei 40 bis 80 Stunden pro Monat. Diese Spannen sind Planungsgrundlagen, keine Lohnabrechnungsregeln. Ihr Stundenzettel sollte die tatsächlich genutzten Stunden im Verhältnis zum vereinbarten Umfang zeigen.
VA-Arbeit findet über Google Workspace, QuickBooks, Asana, CRM-Systeme, Online-Kalender, VoIP, Tabellenkalkulationen und Textverarbeitungstools statt. Ein guter Stundenzettel erfasst den Arbeitskontext, ohne jeden Eintrag in ein Überwachungsprotokoll zu verwandeln. Verwenden Sie Aufgabennamen, Projektlabels und kurze Notizen, die den Liefergegenstand erklären, etwa „CRM-Kontakte aus Webinar-Liste aktualisiert" oder „Rechnungsentwurf für März-Lieferanten vorbereitet".
Fortschrittsberichte sind wichtig, weil Kunden häufig per E-Mail, Telefon oder Videochat mit VAs koordinieren. Stundenzettel-Notizen sollten diesen Rhythmus unterstützen. Erfassen Sie abgeschlossene Arbeit, blockierte Aufgaben, benötigte Kundenfreigaben und Folgepunkte. Vermeiden Sie vage Einträge wie „diverse Admin-Arbeit" oder „Kundenarbeit", weil sie Rechnungen schwerer genehmigbar machen und Ihnen weniger Nachweise liefern, wenn sich der Umfang ändert.
Eine kostenlose wöchentliche Gesamtsumme reicht aus, wenn Sie eine schnelle Zusammenfassung für einen Kunden, einen Satz und eine einfache Rechnung brauchen. Sie stößt an Grenzen, wenn Sie mehrere Kunden unterstützen, Stunden- und Meilensteinarbeit mischen oder einen wiederholbaren Freigabeprozess benötigen. Erfasste Arbeitgeber müssen außerdem genaue Aufzeichnungen für nicht freigestellte Arbeitnehmer führen, einschließlich der pro Arbeitstag geleisteten Stunden und der insgesamt pro Arbeitswoche geleisteten Stunden.
Ein verwalteter Workflow hält Zeiteinträge, wöchentliche Einreichung, Prüfung und Übergabe an die Abrechnung in einer Routine. Everhour Timesheets sammeln Projektstunden und Arbeitsstunden pro Person und ermöglichen Managern anschließend, eingereichte Zeit vor der Abrechnungs- oder Lohnabrechnungsprüfung zu genehmigen, abzulehnen, teilweise zu genehmigen und zu sperren. Diese Struktur passt zu VA-Teams, die kundenfertige Aufzeichnungen brauchen, ohne die Woche aus Nachrichten und Tabellen neu aufzubauen.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Ein VA-Stundenzettel sollte Datum, Kunde, Projekt, Aufgabentyp, gearbeitete Zeit, Abrechnungsstatus, Satz oder Abrechnungsmethode und eine kurze Arbeitsnotiz enthalten. Nützliche Aufgabenkategorien sind E-Mail, Anrufe, Kalender, Reisen, Recherche, Dokumente, CRM-Arbeit, Buchhaltungsunterstützung und Projektkoordination. Der Eintrag sollte den Liefergegenstand identifizieren, ohne unnötige private Kundeninformationen offenzulegen.
Virtuelle Assistenten sollten beides erfassen, wenn sie mehr als einen Kunden unterstützen oder verschiedene Arten von Arbeit unter einer Vereinbarung ausführen. Das Kundenfeld unterstützt Rechnungsstellung und Umfangsprüfung. Das Aufgabenfeld erklärt die Arbeit, etwa Kalenderterminplanung, CRM-Bereinigung, Rechnungsvorbereitung oder Kundensupport. Ein Feld ohne das andere lässt Lücken in Abrechnung und Fortschrittsbericht.
Ja. Meilensteinabrechnung richtet die Rechnung an einem definierten Liefergegenstand aus, aber Zeitaufzeichnungen zeigen dennoch, ob die Arbeit innerhalb des erwarteten Umfangs geblieben ist. Ein VA kann Stunden gegen einen Meilenstein wie „CRM-Importbereinigung" oder „monatliche Buchhaltungsvorbereitung" erfassen und die Aufzeichnung nutzen, um die nächste Runde genauer anzubieten.
Der FLSA verlangt von erfassten Arbeitgebern, genaue Aufzeichnungen für nicht freigestellte Arbeitnehmer zu führen, verlangt aber kein bestimmtes Zeiterfassungsformular oder -system. Für Arbeitnehmer, die von den Mindestlohn- oder Überstundenbestimmungen des FLSA erfasst sind, müssen die Aufzeichnungen die pro Arbeitstag geleisteten Stunden und die insgesamt pro Arbeitswoche geleisteten Stunden enthalten. Freelance-Verträge können separate Anforderungen an die Abrechnungsdokumentation festlegen.
Der FLSA verlangt keinen Überstundenzuschlag allein für Arbeit am Samstag, Sonntag, Feiertag oder regulären Ruhetag. Erfasste nicht freigestellte Arbeitnehmer müssen Überstundenvergütung für Stunden erhalten, die über 40 in einer festen 168-Stunden-Arbeitswoche hinaus gearbeitet wurden, und zwar mindestens zum Eineinhalbfachen des regulären Satzes, sofern keine Ausnahme gilt. Landesrecht oder ein Vertrag kann strengere Regeln hinzufügen.
Everhour Timesheets sammeln wöchentliche Projektstunden und Arbeitsstunden, damit ein VA, Manager oder Kundenprüfer Zeit vor Abrechnung oder Lohnabrechnung prüfen kann. Eingereichte Zeit kann genehmigt, abgelehnt, teilweise genehmigt und gesperrt werden, wodurch korrigierte Einträge von genehmigten Aufzeichnungen getrennt bleiben.
Everhour verbindet erfasste Zeit mit Rechnungsstellung, sodass abrechenbare VA-Einträge aus Kunden- und Projektaufzeichnungen in die Rechnungsvorbereitung übergehen können. Das hilft, stundenbasierte Unterstützung, nicht abrechenbare Koordination und Festpreisarbeit zu trennen, bevor der Kunde eine Rechnung erhält.
Reichen Sie wöchentliche VA-Stunden mit Kunden-, Projekt- und Aufgabendetails ein. Everhour Timesheets geben Prüfern einen Freigabe-Workflow, der sauberere Abrechnung und Lohnabrechnungsprüfung unterstützt.
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