Die Abrechnung von Forschung richtet sich oft nach Kunden-, Institutions- oder Förderbedingungen. Everhour hält Sätze und Projektzeit vor der Rechnungsstellung organisiert.
Tragen Sie Ihre Daten ein, fügen Sie Positionen hinzu und klicken Sie auf Drucken, wenn Sie fertig sind.
| Beschreibung | Menge | Satz | Steuer | Betrag |
|---|
Der Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
Verfolgen Sie Ihr Budget über Zeit oder Kosten
Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Eine Rechnung für Forschende sollte einem Kunden helfen, die Gebühr einem definierten Projekt, einer Studie, einem Grant, einer Angelegenheit oder einem Beratungsauftrag zuzuordnen. Geben Sie Ihren Namen oder Firmennamen, Kundendaten, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Zahlungsbedingungen, Zahlungsempfängeranweisungen und eine klare Beschreibung der geleisteten Arbeit an. US-Rechnungen des privaten Sektors folgen keinem einheitlichen Bundesformat, daher bestimmen in der Regel der Vertrag und die interne Richtlinie des Kunden die erforderlichen Felder.
Beschreiben Sie Forschungsleistungen in praktischen Begriffen: Literaturrecherche, Protokollentwicklung, Datenmanagement, statistische Analyse, Berichtserstellung, Projektbesprechungen oder Probandenkoordination. Rechnungen für förderfinanzierte Beratungsleistungen benötigen häufig den Leistungsumfang, geschätzte oder tatsächliche Zeit, Vergütungssatz und ausreichende Nachweise, dass bona-fide-Leistungen verfügbar waren oder erbracht wurden.
Einzelpositionen sollten professionelle Zeit von erstattungsfähigen Auslagen trennen. Eine einfache Rechnung für Forschungsberatung kann „Protokollentwicklung, 12 Stunden zu 125 $ pro Stunde" aufführen und anschließend genehmigte Reisen, Datenzugangsgebühren oder andere direkte Kosten in separaten Zeilen hinzufügen. Reisen, die einem bundesfinanzierten Forschungsprojekt belastet werden, benötigen einen direkten Projektnutzen, Übereinstimmung mit der Reiserichtlinie der Organisation und den niedrigsten angemessenen kommerziellen Flugpreis für Flugreisen.
Gehalts- oder Lohnbeträge, die grant-unterstützten Forschungsprojekten belastet werden, benötigen Lohnverteilungs- oder Aufwandsnachweise gemäß einer konsistent angewandten institutionellen Richtlinie. Teilnehmerunterstützungskosten benötigen ebenfalls eine konsistente Behandlung nach schriftlicher Richtlinie, wenn sie so klassifiziert werden. Eine saubere Rechnung vermischt Mitarbeitergehaltsunterstützung, Beraterhonorare, Teilnehmerunterstützung und Reisen nicht in einer vagen Position „Forschungsleistungen".
Ein häufiger Fehler bei der Forschungsabrechnung ist, dieselbe Person unter demselben NIH-Grant sowohl als Mitarbeiter als auch als Berater abzurechnen. Die NIH-Leitlinien erlauben diese Doppelrolle für eine Einzelperson unter demselben Grant nicht, daher sollte die Rechnung der genehmigten Rolle und dem Zahlungsweg entsprechen. Wenn der Forschende über eine Institution arbeitet, muss die Rechnung möglicherweise institutionell weitergeleitet werden, bevor sie den Sponsor oder die Pass-through-Entity erreicht.
US-Rechnungen verwenden außerdem keine nationale VAT- oder GST-Nummer. Sales and Use Tax hängt von staatlichen und lokalen Regeln, Nexus, Steuerbarkeit von Produkt oder Dienstleistung und dem Ort des Verkaufs ab. Forschungsberatungsleistungen werden nicht nach einer einzigen nationalen Regel besteuert. Kalifornien besteuert im Allgemeinen Einzelhandelsverkäufe von materiellem persönlichem Eigentum und nur einige Dienstleistungs- oder Arbeitskosten, während Texas 16 breite steuerpflichtige Dienstleistungskategorien aufführt.
Eine einmalige Vorlage reicht für eine einzelne Beratungsrechnung, eine kleine Forschungsleistung zum Festpreis oder eine einfache Erstattungsanforderung mit beigefügten Belegen. Sie funktioniert, wenn der Kunde Ihnen bereits den Projektcode, die Zahlungsbedingungen, die Auslagenregeln und die erforderlichen Nachweise gegeben hat. Die fertige Rechnung sollte leicht lesbar, nummeriert, datiert und dem richtigen Forschungsumfang zugeordnet sein.
Ein gesteuerter Workflow ist wichtig, wenn mehrere Forschende unterschiedliche Sätze abrechnen, Projekte grant-spezifische Budgets verwenden oder Zeit ohne erneute Eingabe in die Rechnung einfließen muss. Everhour trennt Kosten- und abrechenbare Sätze, unterstützt Standardraten pro Person und Überschreibungen pro Projekt und bewahrt eine datierte Ratenhistorie. Diese Struktur hilft Ihnen, Forschungsarbeit nach Projekt, Mitglied oder Aufgabe zu bepreisen, bevor die Rechnung erstellt wird.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Eine Rechnung für Forschende sollte den Namen des Forschenden oder der Organisation, Kundendaten, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Zahlungsbedingungen, Projekt- oder Bewilligungsreferenz, Leistungsbeschreibung, Zeit oder Einheiten, Satz, erstattungsfähige Auslagen, Steuern falls zutreffend und Zahlungsanweisungen enthalten. Grant-finanzierte Arbeit benötigt oft unterstützende Details, die Leistungsumfang, Zeit oder Aufwand, Satz, Grundlage zulässiger Auslagen und Projektnutzen zeigen.
Beschreiben Sie die professionelle Leistung, das Forschungsprojekt, das sie unterstützt, den Zeitraum, die abgerechneten Stunden oder den Aufwand und den Vergütungssatz. Beratervereinbarungen für grant-finanzierte Forschung sollten die Leistung beschreiben, die benötigte Zeit schätzen, den Vergütungssatz angeben und Kündigungsbestimmungen enthalten. Retainer-Gebühren benötigen Nachweise, dass bona-fide-Leistungen verfügbar waren oder erbracht wurden.
Forschungsreisekosten können auf der Rechnung erscheinen, wenn der Vertrag, die institutionelle Richtlinie oder die Bewilligungsbedingungen eine Erstattung erlauben. Für bundesfinanzierte Forschung benötigen Reisen, die als direkte Kosten belastet werden, einen direkten Projektnutzen, Einhaltung der Reiserichtlinie der Organisation und den niedrigsten angemessenen kommerziellen Flugpreis für Flugreisen. Halten Sie Flugpreis, Unterkunft, Mahlzeiten, Kilometerpauschale und Registrierungsgebühren getrennt.
Eine US-Rechnung für Forschende benötigt Sales Tax nur, wenn staatliche oder lokale Regeln den Verkauf steuerpflichtig machen und der Verkäufer die erforderliche Einziehungspflicht hat. Die Vereinigten Staaten haben kein nationales VAT- oder GST-Rechnungsregime. Die Steuerbarkeit von Dienstleistungen variiert nach Bundesstaat und Dienstleistungstyp, daher sollte eine Rechnung für Forschungsleistungen den Regeln für den Kundenstandort und die konkret verkaufte Dienstleistung folgen.
Erstattungen aus Federal Awards müssen innerhalb von 30 Kalendertagen bezahlt werden, nachdem die Bundesbehörde oder Pass-through-Entity eine ordnungsgemäße Zahlungsanforderung erhalten hat. Empfänger und Unterempfänger müssen Zahlungen so oft wie nötig anfordern dürfen, wenn elektronische Geldüberweisung verwendet wird, oder mindestens monatlich, wenn elektronische Überweisungen nicht verwendet werden.
Everhour trennt interne Kostensätze von kundenorientierten abrechenbaren Sätzen, sodass Forschungsteams Arbeitskosten und abrechenbaren Wert getrennt ausweisen können. Admins können Standardraten pro Person festlegen, Raten für einzelne Projekte überschreiben, eine datierte Ratenhistorie bewahren und abrechenbare Arbeit nach Projekt, Mitglied oder benutzerdefiniertem Aufgabensatz bepreisen.
Everhour Billing & Invoicing wandelt erfasste abrechenbare Zeit und Auslagen in Kundenrechnungen um. Benutzer können nicht abgerechnete Zeit und Auslagen auswählen, die Rechnungsaufschlüsselung prüfen, Positionen nach Projekt, Aufgabe, Person oder Datum gruppieren und Rechnungen nach QuickBooks Online, Xero oder FreshBooks exportieren.
Erfassen Sie Forschungszeit nach Projekt, Mitglied oder Aufgabe und bepreisen Sie sie dann mit dem richtigen datierten Satz. Everhour verbindet abrechenbare Arbeit mit Rechnungsvorbereitung und Reporting.
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