Everhour macht aus erfasster abrechenbarer Forschungszeit und Auslagen Rechnungen, die zu Kunden-, Grant- und Projektdatensätzen passen.
Tragen Sie Ihre Daten ein, fügen Sie Positionen hinzu und klicken Sie auf Drucken, wenn Sie fertig sind.
| Beschreibung | Menge | Satz | Steuer | Betrag |
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Der Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
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Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Eine Rechnung für Forschende dokumentiert in der Regel professionelle Dienstleistungen, erstattungsfähige Auslagen oder beides. Die fertige Rechnung sollte die forschende Person oder Organisation, den Kunden, die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, die Zahlungsbedingungen, die Projekt- oder Förderreferenz, den Leistungszeitraum, Positionen, Sätze, Auslagen und Zahlungsdetails ausweisen. Für US-amerikanische Arbeit im Privatsektor gibt es kein vorgeschriebenes bundesweites Rechnungsformular für gewöhnliche Rechnungen im Privatsektor, daher legen üblicherweise der Vertrag, die institutionelle Richtlinie oder die Grant-Bedingungen die erforderlichen Details fest.
Forschungsabrechnung benötigt oft mehr Nachweise als eine einfache Freelancer-Rechnung. Grant-finanzierte Beratungskosten sollten die Leistungsbeschreibung, die geschätzte Zeit, den Vergütungssatz und die Vertragsbedingungen verbinden. Eine nützliche Position lautet: "Protokollentwicklung und Projektdatenprüfung, 1. März bis 15. März 2026, 12 Stunden zu 125 $ pro Stunde." Diese Formulierung gibt dem Zahler genug Kontext, um die Belastung dem genehmigten Leistungsumfang zuzuordnen.
Forschungsrechnungen sollten professionelle Dienstleistungen von erstattungsfähigen Kosten trennen. Abrechenbare Forschungsaktivitäten können das Schreiben von Berichten und Artikeln, die Entwicklung von Protokollen, die Verwaltung projektspezifischer Daten, die Koordination von Studienteilnehmenden, Beratung mit Kollegen oder Graduierten sowie die Teilnahme an Projektsitzungen oder Konferenzen umfassen. Jede Position sollte die ausgeführte Arbeit, den Datumsbereich, die Menge oder Stunden, den Satz und das Projekt oder die Angelegenheit zeigen, die sie unterstützt.
Auslagen brauchen dieselbe Disziplin. Reisen, die als direkte Projektkosten abgerechnet werden, sollten dem Projekt direkt zugutekommen, der Reiserichtlinie der Organisation folgen und für Flugreisen den niedrigsten angemessenen kommerziellen Flugpreis verwenden. Kosten zur Unterstützung von Teilnehmenden benötigen eine schriftliche Richtliniengrundlage und eine konsistente Behandlung über Federal Awards hinweg. Eine vage Position "Forschungsauslagen" lädt zu Verzögerungen ein; eine klare Auslagenbeschreibung gibt Finanzmitarbeitenden einen Nachweis, den sie genehmigen können.
Rechnungen von Forschenden können scheitern, wenn die Abrechnungsrolle dem Finanzierungsdatensatz widerspricht. NIH-Leitlinien besagen, dass eine Person im Rahmen desselben NIH-Grants nicht sowohl als Consultant als auch als Employee bezahlt werden darf. Gehalts- und Lohnkosten für grant-gestützte Forschungsprojekte benötigen außerdem Unterstützung durch ein angemessenes Payroll-Verteilungssystem und eine konsistent angewandte institutionelle Richtlinie statt einer losen Rechnungszusammenfassung.
Retainer erfordern besondere Sorgfalt. Retainer-Gebühren für forschungsbezogene professionelle Dienstleistungen sind nur zulässig, wenn Nachweise zeigen, dass bona-fide-Leistungen verfügbar waren oder erbracht wurden. Wenn das Engagement einen Retainer nutzt, beschreiben Sie den abgedeckten Zeitraum, die Leistungsverfügbarkeit oder abgeschlossene Arbeit und die Vertragsreferenz. Für die Erstattung im Rahmen eines Federal Award ist die Zahlung innerhalb von 30 Kalendertagen fällig, nachdem die Federal Agency oder Pass-through Entity eine ordnungsgemäße Zahlungsanforderung erhalten hat.
Ein kostenloses Rechnungstool reicht für eine einmalige Beratungsrechnung, ein kleines Forschungsprojekt oder ein einfaches Festpreis-Engagement. Sie geben den Leistungsumfang, Stunden oder Honorar, erstattungsfähige Auslagen, Zahlungsbedingungen und Kontaktdaten ein und senden dann ein sauberes Dokument an den Zahler. Bewahren Sie den unterzeichneten Vertrag, Belege, Reisegenehmigungen und Effort-Aufzeichnungen außerhalb der Rechnung auf, damit die Belastung abgesichert ist.
Ein verwalteter Workflow wird notwendig, wenn sich Forschungszeit, Auslagen, Genehmigungen und Rechnungen über Kunden, Grants oder Projekte hinweg wiederholen. Everhour Billing & Invoicing wandelt erfasste abrechenbare Zeit und Auslagen in Rechnungen um, berechnet Rechnungsbeträge aus Sätzen und schließt dabei nicht abrechenbare Aufgaben aus, unterstützt Kundeneinstellungen und Rechnungsanpassung und exportiert Rechnungen zu QuickBooks Online, Xero oder FreshBooks mit Status-Sync zurück zu Everhour.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Eine Rechnung für Forschende sollte den Namen der forschenden Person oder Organisation, Kundendaten, Rechnungsdatum und -nummer, Projekt- oder Förderreferenz, Leistungszeitraum, Positionsbeschreibungen, Stunden oder Mengen, Sätze, erstattungsfähige Auslagen, Zahlungsbedingungen und Zahlungsdetails enthalten. Für US-amerikanische Rechnungen im Privatsektor gilt kein einzelnes bundesweites Format, daher bestimmen der Vertrag, die institutionelle Richtlinie oder die Grant-Bedingungen die erforderlichen Details.
Grant-finanzierte Beratungsarbeit sollte die professionelle Dienstleistung, den Zeitraum, die Stunden oder das vereinbarte Honorar, den Vergütungssatz und den Projektbezug zeigen. Die zugrunde liegende Vereinbarung sollte die Leistung beschreiben, die erforderliche Zeit schätzen, den Vergütungssatz angeben und Kündigungsbestimmungen enthalten. Die Rechnung sollte dieser Vereinbarung entsprechen, statt neuen Leistungsumfang oder nicht belegte Kosten einzuführen.
Eine forschende Person kann sowohl Arbeitsleistung als auch Reisekosten in Rechnung stellen, wenn der Vertrag, die institutionelle Richtlinie oder die Award-Bedingungen diese Kosten erlauben. Reisen, die als direkte Projektkosten abgerechnet werden, sollten dem Projekt direkt zugutekommen, der Reiserichtlinie der Organisation folgen und für Flugreisen den niedrigsten angemessenen kommerziellen Flugpreis verwenden. Trennen Sie Reisen von Arbeitsleistung, damit der Zahler jede Kostenkategorie prüfen kann.
Eine US-amerikanische Rechnung für Forschende benötigt keine VAT- oder GST-Nummer, weil die Vereinigten Staaten kein nationales VAT- oder GST-Rechnungsregime verwenden. Staatliche und lokale Sales-and-Use-Tax-Regeln können dennoch gelten, abhängig von Nexus, Steuerpflichtigkeit der Leistung und dem Ort, an dem der Verkauf stattfindet. Die Steuerpflichtigkeit von Dienstleistungen variiert nach Bundesstaat und Leistungsart.
Die häufige Verzögerung entsteht durch vage Positionen, die die Belastung nicht mit dem Projekt, Award, Leistungszeitraum oder unterstützenden Nachweis verbinden. Eine Position wie "Forschungsberatung" gibt Finanzmitarbeitenden wenig zur Genehmigung. Eine stärkere Position nennt die Protokollprüfung, Datenarbeit, Berichtserstellung, Meeting-Unterstützung oder andere projektspezifische Aktivität, mit Daten, Stunden und Satz.
Everhour Billing & Invoicing ermöglicht es Nutzern, nicht fakturierte abrechenbare Zeit und Auslagen auszuwählen, die Aufschlüsselung in der Vorschau zu prüfen und eine Rechnung zu erstellen, ohne Timesheets manuell neu aufzubauen. Es berechnet Rechnungsbeträge aus Sätzen, Zeit und abrechenbaren Auslagen, während nicht abrechenbare Arbeit ausgeschlossen wird, und kann Rechnungen anschließend zu QuickBooks Online, Xero oder FreshBooks exportieren.
Everhour Reporting bietet Teams konfigurierbare Spalten, Gruppierungen, Filter und Datumsbereiche für Projekt, Kunde, Mitglied, Aufgabe, abrechenbare Zeit, nicht abrechenbare Zeit, Kosten und Rechnungsstatus. Berichte können als CSV, Excel/XLSX oder PDF exportiert werden und geben Forschenden und Finanzteams einen Datensatz auf Projektebene hinter jeder Rechnung.
Erfassen Sie genehmigte Forschungsstunden, Auslagen, Sätze und Rechnungsstatus in Everhour und senden Sie anschließend saubere Projektabrechnung in den Accounting-Workflow, ohne Belastungen von Hand neu aufzubauen.
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