Everhour verbindet abrechenbare Softwarearbeit mit der Rechnungsstellung, während dieser Leitfaden die Felder erklärt, die Kunden erwarten.
Tragen Sie Ihre Daten ein, fügen Sie Positionen hinzu und klicken Sie auf Drucken, wenn Sie fertig sind.
| Beschreibung | Menge | Satz | Steuer | Betrag |
|---|
Der Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
Verfolgen Sie Ihr Budget über Zeit oder Kosten
Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Ein Softwareunternehmen stellt in der Regel nach einem von vier Abrechnungsmodellen Rechnung: stundenbasierte Dienstleistungen, Festpreisprojekte, Abonnements oder meilensteinbasierte Lieferung. Die Rechnung sollte das Abrechnungsmodell zeigen, dem der Kunde zugestimmt hat, und die Arbeit dann in klare Gebühren übersetzen. Eine Time-and-Materials-Rechnung kann Projekt, Aufgabe, Person, Datumsbereich, Stunden, Satz und Betrag aufführen. Eine Meilensteinrechnung kann die abgeschlossene Phase und die Vertragsreferenz nennen.
Das Dokument sollte die Rechnung außerdem von benachbarten Unterlagen trennen. Ein Angebot oder Kostenvoranschlag gibt dem Kunden vor Beginn der Arbeit eine Preiserwartung. Eine Purchase Order kommt vom Käufer und genehmigt Ausgaben. Eine Rechnung fordert Zahlung an, nachdem der Verkäufer abrechenbare Arbeit, einen Abonnementzeitraum, erstattungsfähige Ausgaben oder einen vereinbarten Meilenstein geliefert hat. Eine Quittung belegt den Zahlungseingang, nachdem die Rechnung bezahlt wurde.
Eine praktische Software-Rechnung enthält Name und Adresse des Verkäufers, Name des Käufers und Rechnungskontakt, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Positionen, Zwischensumme, Steuerzeile, falls zutreffend, fälligen Gesamtbetrag, Zahlungsbedingungen und Zahlungsempfängerdaten. Rechnungen in den Vereinigten Staaten im privaten Sektor folgen keinem vorgeschriebenen Bundesformular, aber Rechnungen dienen dennoch als Belegdokumente für Geschäftsunterlagen, die Bruttoeinnahmen und Transaktionsbeträge ausweisen.
Positionen benötigen genügend Details, um Nacharbeit zu vermeiden. Für stundenbasierte Engineering-Arbeit kann eine Zeile lauten: API-Integrationssupport, 1.-15. Mai 2026, 18 Stunden zu 125 $ pro Stunde. Bei Abonnementabrechnung sollte die Zeile Produkt, Tarif, Leistungszeitraum, Menge und Stückpreis nennen. Bei Implementierungsarbeit sollten Sie die Projekt- oder Statement-of-Work-Referenz aufnehmen, damit die freigebende Person die Gebühr der Vereinbarung zuordnen kann.
Die Vereinigten Staaten haben kein nationales VAT- oder GST-Rechnungssystem, und es gibt keine United States VAT- oder GST-Registrierungsnummer, die auf gewöhnlichen Rechnungen anzugeben ist. Sales and Use Tax ist bundesstaatlich und lokal geregelt. Ein Softwareunternehmen muss Nexus, Kundenstandort, Steuerbarkeit des Produkts oder der Dienstleistung sowie den geltenden bundesstaatlichen und lokalen Satz prüfen, bevor es eine Steuerzeile hinzufügt. Die Steuerbarkeit von Dienstleistungen ändert sich je nach Bundesstaat und Dienstleistungsart.
Kundenanfragen nach Steuerkennungen müssen ebenfalls richtig behandelt werden. Ein Zahler kann ein Form W-9 anfordern, um eine Taxpayer Identification Number für IRS-Meldungen zu erfassen, aber daraus entsteht kein universelles Rechnungsfeld für jede Rechnung im privaten Sektor. Rechnungen für Bundesverträge sind anders. FAR-Regeln definieren ordnungsgemäße Rechnungsfelder, einschließlich Auftragnehmerdetails, Rechnungsdatum und -nummer, Vertragsreferenzen, Positionen, Bedingungen, Zahlungsempfängerdaten sowie TIN- oder EFT-Daten, wenn Behördenverfahren sie verlangen.
Ein einmaliges Rechnungstool reicht aus, wenn Sie ein sauberes PDF für einen kleinen Auftrag, einen einzelnen Kunden oder eine feste Abonnementzeile benötigen, die sich selten ändert. Es funktioniert gut, wenn der abrechenbare Betrag bereits freigegeben ist, die steuerliche Behandlung bekannt ist und die Rechnung keine Zeit aus Projektaufzeichnungen ziehen muss. Das Hauptrisiko ist manuelle Bereinigung, wenn sich Stunden, Sätze, Ausgaben oder Rabatte nach dem Entwurf ändern.
Ein verwalteter Workflow passt zu Softwareteams, die aus abrechenbarer Zeit heraus Rechnungen stellen, nicht abrechenbare Produktarbeit von Kundenarbeit trennen oder vor der Abrechnung Berichte benötigen. Everhour unterstützt abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit über den Abrechnungsstatus von Projekten, nicht abrechenbare Steuerungen auf Aufgabenebene, benutzerdefinierte Aufgabensätze, Ausnahmen bei Mitarbeitersätzen und Berichte für abrechenbare Zeit, nicht abrechenbare Zeit, abrechenbaren Betrag und Kosten. Diese Struktur hält Rechnungssummen mit dem Arbeitsnachweis verbunden.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Eine Rechnung für Softwaredienstleistungen sollte Verkäufer- und Käuferdetails, eine eindeutige Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Positionen, Zwischensumme, zutreffende Steuerzeile, fälligen Gesamtbetrag, Zahlungsbedingungen und Zahlungsanweisungen enthalten. Stundenbasierte Arbeit sollte Datumsbereich, Stunden, Satz und Projekt- oder Aufgabenbeschreibung zeigen. Festpreisarbeit sollte den Meilenstein, die Leistung oder die Vertragsreferenz identifizieren.
Eine Software-Rechnung kann Abonnements und stundenbasierte Arbeit kombinieren, wenn jede Gebühr klar getrennt ist. Verwenden Sie eine Zeile für Abonnementzeitraum, Tarif, Menge und Preis. Verwenden Sie separate Zeilen für Implementierungs-, Support-, Entwicklungs- oder Beratungsstunden. Dieses Layout ermöglicht es dem Kunden, wiederkehrende Softwaregebühren und Gebühren für professionelle Dienstleistungen während der Freigabe korrekt weiterzuleiten.
Nicht jede Software-Rechnung benötigt Sales Tax. Sales and Use Tax in den Vereinigten Staaten hängt von bundesstaatlichen und lokalen Regeln, Nexus, dem Standort des Käufers und davon ab, ob das Softwareprodukt oder die Dienstleistung in dieser Rechtsordnung steuerpflichtig ist. Die Vereinigten Staaten verwenden kein nationales VAT- oder GST-Rechnungssystem, daher gilt kein einheitlicher nationaler Steuersatz.
Nicht abrechenbare Engineering-Arbeit sollte von der Kundenrechnung fernbleiben, es sei denn, der Vertrag verlangt eine informative Berichterstattung. Interne Fehlerbehebungen, Produktwartung, Sales Engineering und unbezahlte Discovery-Zeit können dennoch in Unternehmensunterlagen gehören. Diese Stunden in abrechenbare Zeilen zu mischen, führt zu Freigabestreitigkeiten und macht Rentabilitätsberichte schwerer vertrauenswürdig.
Software-Rechnungen für Bundesverträge folgen dem Vertrag und den FAR-Anforderungen an ordnungsgemäße Rechnungen. FAR 32.905 listet Felder wie Name und Adresse des Auftragnehmers, Rechnungsdatum und -nummer, Vertrags- oder Auftragsreferenzen, Beschreibungen, Mengen, Einzel- und erweiterte Preise, Zahlungsbedingungen, Überweisungsdetails sowie TIN- oder EFT-Bankdaten auf, wenn Behördenverfahren sie verlangen. Das FAR-Zahlungstiming verwendet üblicherweise einen 30-Tage-Standard.
Everhour ermöglicht Admins, den Abrechnungsstatus von Projekten festzulegen, bestimmte Aufgaben als nicht abrechenbar zu markieren, benutzerdefinierte Aufgabensätze anzuwenden und Ausnahmen bei Mitarbeitersätzen festzulegen. Berichte können abrechenbare Zeit, nicht abrechenbare Zeit, abrechenbaren Betrag und Kosten zeigen, sodass Softwareteams prüfen können, was auf die Rechnung gehört, bevor sie sie senden.
Everhour Billing & Invoicing wandelt nicht abgerechnete abrechenbare Zeit und Ausgaben in Kundenrechnungen um. Teams können die Aufschlüsselung in der Vorschau prüfen, Rechnungszeilen nach Projekt, Aufgabe, Person, Datum oder einer anderen verfügbaren Struktur gruppieren und Rechnungen als Entwürfe zu QuickBooks Online, Xero oder FreshBooks exportieren.
Erfassen Sie freigegebene abrechenbare Zeit, schließen Sie nicht abrechenbare Aufgaben aus und prüfen Sie Beträge vor der Abrechnung. Everhour gibt Softwareteams rechnungsfertige Nachweise, die mit Projektarbeit und Kundensätzen verbunden sind.
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