Rechnungen für Behörden benötigen Details auf Vertragsebene und saubere Nachweise. Everhour hält abrechenbare Zeit geordnet, bevor die Abrechnung beginnt.
Tragen Sie Ihre Daten ein, fügen Sie Positionen hinzu und klicken Sie auf Drucken, wenn Sie fertig sind.
| Beschreibung | Menge | Satz | Steuer | Betrag |
|---|
Der Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
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Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Eine Behördenrechnung ist in der Regel eine Zahlungsanforderung, die mit einem Vertrag, einer Bestellung, einem Zuschuss, einer Lieferung oder einem genehmigten Leistungszeitraum verbunden ist. Ihr Ziel ist es, der Abrechnungsstelle genügend Details zu geben, um die Rechnung der Verpflichtung zuzuordnen, die Abnahme zu bestätigen und die Zahlung weiterzuleiten, ohne das Dokument zur Korrektur zurückzusenden.
Für Zahlungen an Lieferanten der US-Bundesregierung enthält eine ordnungsgemäße Rechnung im Allgemeinen den Namen des Anbieters, das Rechnungsdatum, die Vertrags- oder Autorisierungsnummer, die Rechnungskennung des Anbieters, Beschreibungen, Mengen, Preise, Versand- und Zahlungsbedingungen, Kontaktinformationen und erforderliche Nachweise. TIN und Bankdaten gehören auf die Rechnung, wenn die Verfahren der Behörde dies verlangen.
Die Behördenabrechnung scheitert oft, weil die Rechnung die Arbeit beschreibt, aber das Beschaffungsinstrument nicht klar genug identifiziert. Fügen Sie die Vertragsnummer, Bestellnummer, Positionsnummer, den Leistungszeitraum, den Behördenkontakt und die Überweisungsdetails in sichtbaren Feldern hinzu, insbesondere wenn eine Behördendienststelle die Arbeit bestellt hat und eine andere Stelle die Zahlung verarbeitet.
Für eine Dienstleistungsrechnung auf Zeit- und Materialbasis könnte eine klare Position lauten: „Projektmanagement-Support, Vertrag 47QRAA26D0001, Bestellung 0003, CLIN 0001, 1.-15. März 2026, 42 Stunden zu 95,00 $." Diese Struktur verbindet die Leistung, den Satz, den Datumsbereich und die Vertragsposition, bevor der Prüfer die Nachweisdokumente öffnet.
US-Unternehmen folgen keinem einheitlichen bundesweiten Rechnungsformat für den Privatsektor und keinem nationalen VAT/GST-Rechnungsregime. Die Behandlung von Sales and Use Tax hängt von staatlichen und lokalen Regeln, Nexus, der Steuerpflichtigkeit von Produkten oder Dienstleistungen und dem Verkaufsort ab. Eine staatliche Verkäufergenehmigung oder ein Sales-Tax-Konto gilt dort, wo es erforderlich ist, nicht eine US-VAT/GST-Registrierungsnummer.
Bundesverträge sind anders, weil FAR- und Prompt-Payment-Regeln die Zahlungsanforderung enger definieren. Das gewöhnliche Fälligkeitsdatum für Bundeszahlungen ist der spätere der beiden Zeitpunkte: 30 Kalendertage, nachdem die benannte Abrechnungsstelle eine ordnungsgemäße Rechnung erhalten hat, oder 30 Kalendertage nach der Abnahme durch die Regierung, sofern keine Vertragsklausel oder Sonderregel ein anderes Datum festlegt.
Eine einmalige Rechnungs-App reicht aus, wenn Sie eine einzelne saubere Rechnung aus bekannten Vertragsdaten, genehmigten Stunden, Festpreisen oder erstattungsfähigen Kosten erstellen müssen. Sie eignet sich für eine einfache PO-Rechnung, eine Zuschusszahlungsanforderung oder einen abgeschlossenen Leistungszeitraum, in dem alle unterstützenden Details bereits vorliegen.
Ein verwalteter Workflow passt besser zu wiederkehrender Behördenarbeit. Everhour unterstützt abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit über den Abrechnungsstatus von Projekten, nicht abrechenbare Steuerungen auf Aufgabenebene, benutzerdefinierte Aufgabensätze, Ausnahmen bei Mitgliedersätzen und Admin-Berichte für abrechenbare Zeit, nicht abrechenbare Zeit, abrechenbaren Betrag und Kosten vor der Rechnungsvorbereitung.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Vertragsreferenzen sind genauso wichtig wie der fällige Betrag. Fügen Sie den Anbieternamen, Rechnungsdatum und -nummer, Vertrags- oder Autorisierungsnummer, Bestellnummer, Positionsnummer, sofern zutreffend, Leistungs- oder Lieferbeschreibung, Menge, Einzelpreis, Gesamtpreis, Zahlungsbedingungen, Überweisungsdetails, Kontaktinformationen und erforderliche Nachweise hinzu.
Die Vereinigten Staaten verwenden kein nationales VAT- oder GST-Rechnungsregime. Sales and Use Tax wird von Bundesstaaten und lokalen Gerichtsbarkeiten erhoben. Ein Behördenanbieter sollte Steuer nur anwenden, wenn der Verkauf nach der geltenden staatlichen oder lokalen Regel steuerpflichtig ist und der Vertrag oder Beschaffungsprozess diese Belastung zulässt.
Eine Bundesabrechnungsstelle muss eine fehlerhafte Rechnung innerhalb von 7 Tagen nach Eingang mit Begründung zurückgeben, mit kürzeren Fristen für bestimmte Lebensmittelprodukte. Häufige Ursachen sind fehlende Vertragsreferenzen, fehlende Positionsnummern, nicht belegte Gebühren, falsche Angaben zur Abrechnungsstelle, fehlende erforderliche TIN- oder Bankinformationen und Beträge, die nicht mit dem Vertrag übereinstimmen.
Das gewöhnliche Fälligkeitsdatum für Bundeszahlungen ist der spätere der beiden Zeitpunkte: 30 Kalendertage, nachdem die benannte Abrechnungsstelle eine ordnungsgemäße Rechnung erhalten hat, oder 30 Kalendertage nach der Abnahme durch die Regierung. Spezielle Zahlungsregeln und Vertragsklauseln können andere Fristen festlegen, daher bestimmt der Vertrag das Fälligkeitsdatum der Rechnung.
Bundesbeschaffungen nutzen häufig elektronische Rechnungssysteme, und die Invoice Processing Platform des Treasury wird von vielen Behörden und Anbietern verwendet. Die IPP-Registrierung wird von der Behörde initiiert. Nach der Registrierung können Anbieter Bestellungen anzeigen, Rechnungen einreichen, Zahlungsinformationen abrufen und die für Bundesauftragnehmerarbeit erforderlichen SAM-Registrierungsdaten pflegen.
Everhour ermöglicht Admins, den Projektabrechnungsstatus festzulegen, bestimmte Aufgaben als nicht abrechenbar zu markieren, benutzerdefinierte Aufgabensätze zu verwenden und Ausnahmen bei Mitgliedersätzen anzuwenden. Admin-Berichte können abrechenbare Zeit, nicht abrechenbare Zeit, abrechenbaren Betrag und Kosten anzeigen, sodass abrechenbare Vertragsarbeit von interner Administration getrennt bleibt.
Everhour Billing & Invoicing wandelt erfasste abrechenbare Zeit und Ausgaben in Kundenrechnungen um, berechnet Rechnungsbeträge aus Sätzen und schließt nicht abrechenbare Arbeit aus. Rechnungspositionen können nach Projekt, Aufgabe, Person, Datum oder anderen verfügbaren Aufschlüsselungen gruppiert werden, um den Abrechnungsdetails zu entsprechen, die ein Vertragsprüfer erwartet.
Erfassen Sie Vertragsarbeit vor dem Rechnungstag. Everhour trennt abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit, wendet Projekt- und Aufgabensätze an und gibt Admins Berichte, die eine sauberere Behördenabrechnung unterstützen.
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