Everhour hält abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit geordnet, während Behördenrechnungen vertragsspezifische Zahlungsdetails erfordern.
Tragen Sie Ihre Daten ein, fügen Sie Positionen hinzu und klicken Sie auf Drucken, wenn Sie fertig sind.
| Beschreibung | Menge | Satz | Steuer | Betrag |
|---|
Der Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
Verfolgen Sie Ihr Budget über Zeit oder Kosten
Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Rechnungssoftware für Behörden sollte Ihnen helfen, eine Zahlungsanforderung zu erstellen, die mit dem richtigen Vertrag, Auftrag oder der richtigen Autorisierung verknüpft ist. Für Zahlungen an Bundesauftragnehmer der Vereinigten Staaten ist eine Rechnung eine Zahlungsanforderung für erhaltenes Eigentum oder erbrachte Dienstleistungen, und ein Vertrag kann einen Empfangsbericht oder Lieferschein als Rechnung bestimmen. Entscheidend ist, die Kosten den Abrechnungsanweisungen der Behörde zuzuordnen.
Eine starke Behördenrechnung enthält den Namen des Anbieters, das Rechnungsdatum, die staatliche Vertrags- oder Autorisierungsnummer, die Rechnungs- oder Kontokennung des Anbieters, Beschreibungen, Mengen, Preise, Versand- und Zahlungsbedingungen, TIN, sofern die Verfahren der Behörde nichts anderes vorsehen, Bankinformationen, sofern sie nicht erlassen oder ausgeschlossen sind, Kontaktinformationen und alle vertraglich erforderlichen Nachweise. Fehlende Kennungen verlangsamen die Prüfung, weil die Abrechnungsstelle die Anforderung dem Vertrag zuordnen muss, bevor die Zahlung weiterlaufen kann.
Rechnungen von Bundesauftragnehmern müssen die Vertragsnummer oder eine andere Autorisierung für die gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen ausweisen, einschließlich Auftragsnummer und Positionsnummer, sofern zutreffend. Eine Dienstleistungsrechnung könnte „IT-Support, CLIN 0002, 42 Arbeitsstunden, fester Stundensatz gemäß Vertrag" aufführen statt einer allgemeinen Position wie „technische Dienstleistungen". Dieses Detail gibt dem Prüfer einen direkten Weg von der Rechnung zum Zuschlagsdokument.
Time-and-materials-Verträge erfordern besondere Sorgfalt, weil die Abrechnung auf direkten Arbeitsstunden zu vertraglich festgelegten festen Stundensätzen plus tatsächlichen Materialkosten basiert. Materialien können direkte Materialien, bestimmte Unteraufträge, Reisen, andere direkte Kosten und anwendbare indirekte Kosten umfassen. Kostenerstattungsverträge, die die Allowable Cost and Payment-Klausel verwenden, haben ebenfalls Taktungsgrenzen: Außer bei small business concerns dürfen Auftragnehmer Zahlungsanforderungen nicht häufiger als einmal alle zwei Wochen einreichen.
Der häufigste Fehler besteht darin, eine Behördenrechnung wie eine Rechnung im Privatsektor zu behandeln, die nur einen Kundennamen, einen fälligen Betrag und eine kurze Beschreibung enthält. Bundesabrechnungsstellen können eine fehlerhafte Rechnung innerhalb von 7 Tagen nach Eingang mit Begründung zurücksenden, mit kürzeren Fristen für bestimmte Lebensmittelprodukte.
Das gewöhnliche Fälligkeitsdatum für Bundesrechnungszahlungen gemäß der FAR Prompt Payment-Klausel ist der spätere Zeitpunkt von 30 Kalendertagen nach Eingang einer ordnungsgemäßen Rechnung bei der benannten Abrechnungsstelle oder 30 Kalendertagen nach Annahme durch die Regierung, sofern eine Vertragsklausel oder besondere Zahlungsregel kein anderes Datum festlegt. Verspätete Zahlungen an Bundesanbieter erfordern im Allgemeinen Zinsen, wenn eine ordnungsgemäße gültige Rechnung bei der richtigen Behördenstelle eingereicht und verspätet bezahlt wurde. Der Treasury Prompt Payment-Zinssatz beträgt 4,125 % für den Zeitraum vom 1. Januar bis 30. Juni 2026.
Ein kostenloses Rechnungstool reicht für eine einmalige Zahlungsanforderung aus, wenn Sie die Vertragsnummer, Position, Steuer- und Bankdaten sowie unterstützende Aufzeichnungen bereits bereithalten. Es funktioniert für eine einfache Lieferung, einen kleinen Dienstleistungsauftrag oder einen Rechnungsentwurf, der noch in ein Behördenportal eingegeben werden muss. Die Grenze zeigt sich, wenn mehrere Personen, Aufgaben, Sätze und Genehmigungen in dieselbe Rechnung einfließen.
Behördenanbieter benötigen einen verwalteten Workflow, wenn abrechenbare Zeit von nicht abrechenbarer Arbeit getrennt werden muss, Arbeitskategorien unterschiedliche Sätze haben und Rechnungsnachweise einer Prüfung standhalten müssen. Everhour kann abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit durch den Abrechnungsstatus von Projekten, nicht abrechenbare Steuerungen auf Aufgabenebene, benutzerdefinierte Aufgabensätze, Ausnahmen bei Mitgliedersätzen und Admin-Berichte getrennt halten, die abrechenbare Zeit, nicht abrechenbare Zeit, abrechenbaren Betrag und Kosten anzeigen.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Eine ordnungsgemäße Bundesrechnung benötigt im Allgemeinen Anbieterdaten, Rechnungsdatum, Vertrags- oder Autorisierungsnummer, Rechnungskennung des Anbieters, Beschreibungen, Preise, Mengen, Zahlungsbedingungen, TIN, sofern die Verfahren der Behörde nichts anderes vorsehen, Bankinformationen, sofern sie nicht erlassen oder ausgeschlossen sind, Kontaktinformationen und vertraglich erforderliche Nachweise. Die Rechnung benötigt außerdem den richtigen Einreichungsweg zur Abrechnungsstelle.
Rechnungen aus Bundesverträgen folgen üblicherweise einem Standard von 30 Kalendertagen: Das Fälligkeitsdatum ist der spätere Zeitpunkt von 30 Tagen nach Eingang einer ordnungsgemäßen Rechnung bei der Abrechnungsstelle oder 30 Tagen nach Annahme durch die Regierung. Eine Vertragsklausel oder Sonderregel kann ein anderes Datum festlegen, einschließlich kürzerer Fristen für einige Lebensmittel- und Bauzahlungen.
Bundesanbieter, die die Invoice Processing Platform nutzen müssen, werden von der Behörde angemeldet, mit der sie Geschäfte machen. Nach der Anmeldung können Anbieter Bestellungen einsehen, Rechnungen einreichen und Zahlungsinformationen in IPP abrufen. Anbieter pflegen außerdem ihre SAM-Registrierungsdaten und rezertifizieren sie jährlich.
Eine Rechnung, die nicht dem Vertrag, Auftrag oder der Position zugeordnet werden kann, ist einer schnellen Ablehnung ausgesetzt. Rechnungen von Bundesauftragnehmern müssen die Vertragsnummer oder eine andere Autorisierung für die gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen ausweisen, einschließlich Auftragsnummer und Positionsnummer, sofern zutreffend.
Die Vereinigten Staaten verwenden kein nationales VAT- oder GST-Rechnungsregime, und es gibt keine United States VAT/GST-Registrierungsnummer für Rechnungen. Sales-and-use-tax-Pflichten werden von staatlichen und lokalen Jurisdiktionen auferlegt. Behördenverträge können außerdem Steuer-, Befreiungs- und Dokumentationsanforderungen festlegen, daher sollte die Rechnung dem Vertrag und den geltenden Regeln der Jurisdiktion folgen.
Everhour ermöglicht Admins, den Abrechnungsstatus von Projekten festzulegen, bestimmte Aufgaben in abrechenbaren Projekten als nicht abrechenbar zu markieren, benutzerdefinierte Aufgabensätze festzulegen und Ausnahmen bei Mitgliedersätzen zu verwenden. Admin-Berichte können abrechenbare Zeit, nicht abrechenbare Zeit, abrechenbaren Betrag und Kosten als Rechnungsnachweis anzeigen.
Everhour Billing & Invoicing wandelt erfasste abrechenbare Zeit und Ausgaben in Rechnungen um, berechnet Beträge aus Sätzen und abrechenbaren Ausgaben und schließt nicht abrechenbare Arbeit aus. Rechnungsdaten können nach Projekt, Aufgabe, Person, Datum oder anderen verfügbaren Aufschlüsselungen gruppiert werden.
Erfassen Sie abrechenbare Behördenarbeit nach Projekt, Aufgabe und Satz, und verwenden Sie dann Everhour-Berichte, um Rechnungsbeträge mit sauberen Details zu abrechenbarer und nicht abrechenbarer Zeit zu belegen.
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