Recruiting-Gebühren verteilen sich auf Vermittlungen, Retainer und Staffing-Stunden. Everhour wandelt genehmigte abrechenbare Arbeit in Rechnungen um.
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| Beschreibung | Menge | Satz | Steuer | Betrag |
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Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
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Recruiting-Rechnungen decken in der Regel einen von zwei Fällen ab: die Abrechnung einer Vermittlungsgebühr nach einer erfolgreichen Einstellung oder die Abrechnung von Staffing-Arbeit, die über einen Zeitraum erbracht wurde. Eine Rechnung für Direktvermittlung nennt häufig den Kunden, die Position, den Kandidaten, den vereinbarten Gebührensatz, die Gehaltsbasis, die Zahlungsbedingungen und alle in der Vereinbarung genannten Garantiebedingungen. Eine Rechnung für temporäres oder vertragliches Staffing listet üblicherweise die geleistete Arbeit nach Zeitraum, Arbeitskraft, Rolle, Stunden, Abrechnungssatz und genehmigten Auslagen auf.
Die Rechnung sollte den Abrechnungsauslöser klar erkennbar machen. Beim erfolgsbasierten Recruiting wird die Gebühr üblicherweise erst verdient, wenn der Kandidat eingestellt oder vermittelt wird. Beim Executive Search mit Retainer nutzt die Beauftragung oft gestaffelte Zahlungen, die an die schriftliche Suchvereinbarung gebunden sind. Beim Staffing sollte die Rechnung den abgerechneten Betrag mit genehmigten Zeiterfassungen verbinden, weil der Abrechnungssatz zusätzlich zu Löhnen, Benefits, Arbeitgeberanteilen zur Social Security, Arbeitslosenversicherung und Workers' Compensation-Kosten steht.
Eine Vermittlungsrechnung benötigt eine klare Gebührenbasis. Eine übliche Headhunter-Provision liegt bei 20 % bis 30 % des ersten Jahresgehalts der neuen Einstellung, wobei für Management- und Executive-Suchen häufig 25 % bis 35 % genannt werden. Eine saubere Position liest sich so: Vermittlungsgebühr Senior Product Manager, 25 % von 160.000 $ erstem Jahresgehalt, Startdatum des Kandidaten 5. März 2026. Der Kunde kann Rolle, Basis, Satz und Auslöser erkennen.
Eine Rechnung für Retained Search sollte dem Zeitplan der Beauftragung folgen. Schriftliche Bedingungen für Executive Search umfassen üblicherweise Umfang, Timing, Gebühren, Zahlungsplan, Deliverables, Garantien, Off-limits-Bedingungen, Konflikte und Datenmanagement. Eine Staffing-Rechnung benötigt eine andere Struktur: abgedeckter Zeitraum, Arbeitskraft oder Rolle, genehmigte Stunden, Abrechnungssatz, Auslagen und jede Bestellreferenz. Diese Modelle in einer vagen Position „Recruiting-Dienstleistungen" zu vermischen, erzeugt vermeidbare Rückfragen beim Inkasso.
Die Vereinigten Staaten verwenden kein nationales VAT- oder GST-Rechnungsregime, und es gibt keine VAT- oder GST-Registrierungsnummer der Vereinigten Staaten, die hinzugefügt werden müsste. Sales-and-Use-Tax-Pflichten werden von Bundesstaaten und lokalen Jurisdiktionen auferlegt. Die Steuerbarkeit von Dienstleistungen variiert je nach Bundesstaat und Dienstleistungsart, daher sollten Recruiting-Firmen den Kundenstandort, die Dienstleistungskategorie, die Nexus-Position und jede anwendbare staatliche Registrierung prüfen, bevor sie Steuer hinzufügen.
Rechnungen im privaten Sektor der Vereinigten Staaten folgen keinem vorgeschriebenen bundesweiten Rechnungsformular. Rechnungen dienen dennoch als Belege für Geschäftsunterlagen, weil IRS Publication 583 Rechnungen unter den Dokumenten aufführt, die Geschäftstransaktionen und Beträge aus Bruttoeinnahmen zeigen. Rechnungen für Bundesverträge sind die klarste nationale Ausnahme. FAR-Regeln definieren ordnungsgemäße Rechnungsfelder und verwenden im Allgemeinen eine Zahlungsfrist von 30 Tagen für die meisten Rechnungszahlungen aus Bundesverträgen.
Ein einmaliges Rechnungstool reicht für eine einzelne Vermittlungsgebühr, eine kleine Retainer-Rechnung oder eine Staffing-Rechnung, die bereits anderswo genehmigte Stunden hat. Sie benötigen den Kundennamen, den Abrechnungskontakt, die Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum, das Fälligkeitsdatum, die Leistungsbeschreibung, die Gebührenbasis, die steuerliche Behandlung, Auslagen und Zahlungsanweisungen. Bewahren Sie die unterzeichnete Vereinbarung, Gehaltsbestätigung, den Nachweis des Startdatums, die Bestellung oder den genehmigten Stundenzettel mit dem Rechnungsdatensatz auf.
Ein verwalteter Workflow wird zur besseren Wahl, wenn Recruiter, Sourcer, Account Manager und Staffing-Koordinatoren über mehrere Kunden oder Projekte hinweg abrechnen. Everhour Billing & Invoicing wandelt erfasste abrechenbare Zeit und Auslagen in Rechnungen um, schließt nicht abrechenbare Aufgaben aus, wendet Kundeneinstellungen an und exportiert Rechnungen nach QuickBooks Online, Xero oder FreshBooks. Das ist wichtig, wenn genehmigte Zeit, Auslagen, Rechnungsstatus und Buchhaltungsübergabe einen verbundenen Datensatz benötigen.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Eine Vermittlungsrechnung sollte die Gebührenbasis aus der Vereinbarung zeigen, üblicherweise die erste Jahresvergütung des Kandidaten, den vereinbarten Prozentsatz und den Abrechnungsauslöser. Fügen Sie das Startdatum hinzu, wenn die Vereinbarung Zahlung, Garantiezeiträume oder Erstattungsbedingungen an den Beschäftigungsbeginn knüpft. Die Rechnung sollte den unterzeichneten Vermittlungsbedingungen entsprechen, statt eine neue Gebührenberechnung einzuführen.
Eine Recruiting-Rechnung in den Vereinigten Staaten benötigt keine VAT- oder GST-Felder, weil das Land kein nationales VAT- oder GST-Rechnungsregime hat. Sales and Use Tax ist staatlich und lokal. Die Steuerbarkeit von Dienstleistungen hängt vom Bundesstaat, der Dienstleistungsart, Nexus und dem Kundenstandort ab, daher fügen Sie Sales Tax nur hinzu, wenn die anwendbare Jurisdiktion sie verlangt.
Eine Rechnung kann beides enthalten, wenn die Kundenvereinbarung es erlaubt und die Positionen getrennt sind. Führen Sie den Retainer als eine Position auf, die an die Suchphase oder den Zeitraum gebunden ist, und führen Sie dann die Erfolgsgebühr als separate Vermittlungsposition mit Kandidat, Rolle, Gehaltsbasis und Prozentsatz auf. Getrennte Positionen verhindern, dass der Kunde vorab gezahlte Suchkosten mit der Vermittlungsprovision verwechselt.
Temporäre Staffing-Stunden sollten nach Abrechnungszeitraum, Arbeitskraft oder Rolle, genehmigten Stunden, Abrechnungssatz und allen erstattungsfähigen Auslagen erscheinen. Die Rechnung sollte nicht jede interne Kostenkomponente offenlegen, aber der Abrechnungssatz sollte durch Datensätze gestützt sein, die Löhne, Benefits, Arbeitgeberanteile zur Social Security, Arbeitslosenversicherung und Workers' Compensation-Pflichten berücksichtigen, die von der Staffing-Firma übernommen werden.
Das stärkste Detail ist der Abrechnungsauslöser, der an die schriftliche Vereinbarung gebunden ist. Eine Vermittlungsrechnung sollte den eingestellten Kandidaten, die Rolle, den Kunden, das Startdatum, falls relevant, die Basis der ersten Jahresvergütung, den Gebührensatz und die Zahlungsbedingungen nennen. Eine Retained-Search-Rechnung sollte den Meilenstein oder die Rate referenzieren. Eine Staffing-Rechnung sollte genehmigte Stundenzettel und den abgedeckten Zeitraum referenzieren.
Everhour Billing & Invoicing wandelt erfasste abrechenbare Zeit und Auslagen in Rechnungen um, berechnet Beträge aus Sätzen, schließt nicht abrechenbare Aufgaben aus und wendet Kundeneinstellungen wie Steuern, Rabatte und Zahlungsbedingungen an. Recruiting-Teams können Rechnungen nach QuickBooks Online, Xero oder FreshBooks exportieren, wobei der Rechnungsstatus zurück in Everhour synchronisiert wird.
Nutzen Sie Everhour, um genehmigte Recruiting-Zeit und Auslagen in Kundenrechnungen umzuwandeln, und senden Sie anschließend die Buchhaltungsübergabe an QuickBooks Online, Xero oder FreshBooks, wobei der Rechnungsstatus in Everhour sichtbar ist.
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