Everhour verbindet Basecamp mit Abrechnungsworkflows, damit genehmigte Projektstunden für Kundenrechnungen bereit bleiben.
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Alejandro Luna0:00:00Kai Nani0:00:00Kai Nani0:00:00Click!
Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungDer Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
Verfolgen Sie Ihr Budget über Zeit oder Kosten
Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Wandeln Sie Basecamp-Projektarbeit in kundenbezogene Rechnungszeit um, indem jeder erfasste Eintrag mit der Arbeit verbunden bleibt, die der Kunde erkennt: Projekt, To-do, Liste, Person, Datum und Notiz. Basecamp enthält die To-dos, Verantwortlichen und Fälligkeitsdaten; der Abrechnungsworkflow ergänzt Status, Stundensatz, Genehmigung und Rechnungsstatus, die bestimmen, welcher Betrag geschuldet ist.
Nutzen Sie dies, wenn ein Kunde Nachweise zu einer Rechnung anfordert, wenn ein Projekt sowohl bezahlte Umsetzungsarbeit als auch interne Koordination umfasst oder wenn dieselbe Person in einer Woche an mehreren Basecamp-Projekten arbeitet. Ein nützlicher Datensatz trennt abrechenbare Produktion von Vertriebsgesprächen, administrativer Bereinigung, Nacharbeit außerhalb des Vertrags und interner Prüfung, ohne diese nicht abrechenbaren Stunden aus der Historie zu löschen.
In der Everhour-Ebene beginnt der Abrechenbarkeitsstatus beim Basecamp-Projekt. Administratoren wählen projektbezogenen Stundensatz, mitgliedsbezogenen Stundensatz, Festpreis oder nicht abrechenbaren Status und halten Ausnahmen anschließend auf Aufgabenebene sichtbar. Ein abrechenbares Projekt kann dennoch ein nicht abrechenbares To-do enthalten, und ein Projekt mit Abrechnung nach Zeit und Material kann einen benutzerdefinierten Aufgabenstundensatz verwenden, wenn eine Arbeitsart separat bepreist ist.
Legen Sie die Stundensatzregel fest, bevor der erste Rechnungszeitraum endet. Ein personenbasiertes Modell passt zu Arbeit, die nach Seniorität bepreist wird, ein Projektstundensatz passt zu einer einheitlichen gemischten Stundenvereinbarung, und ein Aufgabenstundensatz passt zu Sonderarbeit, deren separate Bepreisung der Kunde vereinbart hat. Halten Sie interne Kostensätze getrennt von abrechenbaren Stundensätzen, damit Rentabilitätsberichte Arbeitskosten nicht mit dem dem Kunden berechneten Betrag verwechseln.
Kundenbezogene Zeiterfassungsdaten brauchen genug Details, um eine Abrechnungsfrage zu beantworten, ohne das gesamte Projekt erneut zu öffnen. Halten Sie Basecamp-Projekt, To-do, Liste, Aufgaben-ID oder Status, sofern verfügbar, Person, Datum, Stunden, Notizen, Status als abrechenbar, Stundensatz und Rechnungsstatus zusammen. Notizen sollten die geleistete Arbeit benennen und private Überlegungen aus kundenbezogenem Text heraushalten.
Der häufige Fehler besteht darin, nicht abrechenbare Arbeit auszublenden, weil die Rechnung nur abrechenbare Stunden zeigen soll. Behalten Sie nicht abrechenbare Zeit im Datensatz, damit Diskussionen über Marge, Auslastung und Leistungsumfang für den Kunden das vollständige Bild nutzen. Die Kundenrechnung kann diese Stunden ausschließen, während der interne Bericht weiterhin die Kosten für Projektmanagement, Überarbeitungen, Meetings und Bereinigung zeigt.
Eine einmalige Summe reicht für eine einzelne Rechnung aus, wenn die Stunden bereits geprüft sind, der Stundensatz offensichtlich ist und der Kunde keinen detaillierten Nachweisbericht benötigt. Sie reicht nicht mehr aus, sobald Basecamp-Arbeit mehrere Personen, mehrere Stundensätze, nicht abrechenbare To-dos, Budgetwarnungen, Genehmigungsschritte oder die Übergabe an die Buchhaltung gleichzeitig umfasst.
Everhour gibt diesem Workflow eine verbindliche Datenbasis rund um Basecamp-Arbeit: eingebettete Erfassungskontrollen über die Browser-Erweiterung, Abrechenbarkeitsstatus auf Projektebene, Regeln für nicht abrechenbare Aufgaben auf Aufgabenebene, benutzerdefinierte Aufgabenstundensätze, genehmigte Timesheets, Rechnungserstellung aus noch nicht in Rechnung gestellter Zeit und Auslagen sowie Exporte nach QuickBooks Online, Xero oder FreshBooks als Rechnungsentwürfe. Nach der Rechnungsstellung bleibt markierte Zeit aus künftigen Rechnungen ausgeschlossen.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Beginnen Sie mit einem geprüften Zeitraum und gruppieren Sie die Einträge dann nach der Struktur, die der Kunde erwartet: Projekt, To-do, Person, Datum oder Aufgabenkategorie. Jede Rechnungsposition sollte Stunden mit einem Abrechnungsstundensatz verbinden und Einträge ausschließen, die als nicht abrechenbar markiert sind. Halten Sie den Nachweisbericht detaillierter als die Rechnungsansicht, damit ein Kunde den Betrag nachvollziehen kann, ohne jede interne Notiz zu lesen.
Halten Sie Stunden nicht abrechenbar, wenn die Arbeit das Projekt unterstützt, aber außerhalb der Vereinbarung über die Kundenabrechnung liegt. Häufige Beispiele sind interne Koordination, Vertriebsnachverfolgung, administrative Bereinigung oder Gewährleistungsarbeit, die der Vertrag ausschließt. Bewahren Sie diese Einträge im Bericht auf, weil sie Kapazität, Marge und künftige Schätzungen weiterhin beeinflussen, auch wenn sie den fälligen Betrag des Kunden nicht erhöhen sollten.
Wählen Sie das Stundensatzmodell, das zum Vertrag passt, bevor Zeit genehmigt wird. Ein gemischter Projektstundensatz bepreist jede abrechenbare Stunde gleich. Mitgliedsstundensätze bepreisen Arbeit nach Person oder Rolle. Stundensätze auf Aufgabenebene passen zu vereinbarten Ausnahmen, etwa einer separat bepreisten Servicekategorie. Modelle zu mischen, nachdem Arbeit erfasst wurde, führt zu Rechnungskorrekturen und schwächt den Prüfpfad.
Ein nützlicher Nachweis zeigt Projekt, To-do, Liste oder Abschnitt, Person, Datum, Stunden, Notiz, Status als abrechenbar, Stundensatz und Rechnungsstatus. Nehmen Sie Aufgabenstatus oder Aufgaben-ID auf, wenn diese Felder dem Kunden helfen, Arbeit der Projekthistorie zuzuordnen. Entfernen Sie private Kommentare aus kundenbezogenen Notizen, behalten Sie aber genug Aufgabenkontext bei, um den Abrechnungsposten zu erklären.
Schließen Sie jeden Abrechnungszeitraum mit einem Genehmigungsschritt ab und markieren Sie die enthaltenen Einträge dann im Abrechnungsdatensatz als in Rechnung gestellt. Künftige Rechnungsläufe sollten nur nach noch nicht in Rechnung gestellter Zeit filtern. Doppelte Abrechnung entsteht meist durch den Export einer CSV-Datei, deren manuelle Bearbeitung und den Verlust des Status, der bereits in Rechnung gestellte Arbeit von Zeit trennt, die noch auf Abrechnung wartet.
Everhour Resource Planning gibt Managern visuelle Zeitpläne mit Mitglieder- und Projektansichten, wöchentlicher Kapazität, Verfügbarkeitslücken, geplanten Abwesenheiten und dem Vergleich von geplanter mit tatsächlich erfasster Zeit. Manager können prüfen, ob geplante Arbeit und tatsächliche Stunden übereinstimmen, bevor der Abrechnungszeitraum endet.
Everhour Billing & Invoicing ermöglicht Benutzern, noch nicht in Rechnung gestellte Zeit und Auslagen auszuwählen, die Aufschlüsselung in der Vorschau zu prüfen und eine Kundenrechnung zu erstellen. Beträge stammen aus abrechenbarer Zeit, Projekt- oder Mitgliedsstundensätzen und abrechenbaren Auslagen, während nicht abrechenbare Aufgaben ausgeschlossen bleiben und in Rechnung gestellte Zeit markiert wird, um eine Wiederverwendung zu vermeiden.
Nutzen Sie Everhour Resource Planning, um geplante Kapazität mit tatsächlich erfasster Zeit in Basecamp-Projekten zu vergleichen, und stützen Sie die Abrechnungsprüfung anschließend auf geplante Arbeit und sauberere Everhour-Berichte.
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