Everhour unterstützt die Prüfung der Lohnabrechnung mit Stundenzetteln und Exporten, während manuelle Lohnabrechnung exakte Schritte vom Brutto zum Netto erfordert.
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Die manuelle Lohnabrechnung beantwortet eine praktische Frage: wie viel ein Mitarbeiter im Abrechnungszeitraum verdient hat, wie viel einbehalten werden muss und welchen Betrag der Mitarbeiter erhält. Beginnen Sie mit dem Bruttolohn aus Gehalt, Stundenarbeit, Überstunden, zusätzlichen Löhnen, Urlaubsgeld oder anderen bezahlten Beträgen. Wenden Sie dann den Einbehalt der Bundeseinkommensteuer, den Arbeitnehmeranteil zur Social Security, den Arbeitnehmeranteil zu Medicare, einen gegebenenfalls erforderlichen Additional-Medicare-Einbehalt, staatliche oder lokale Einbehalte und Arbeitnehmerabzüge an.
Für die US-Lohnabrechnung verwendet die Bundesbasis das Form W-4 des Mitarbeiters und die Einbehaltungsmethoden aus IRS Publication 15-T. Arbeitgeber berechnen außerdem arbeitgeberseitige Steuern separat, einschließlich des entsprechenden Arbeitgeberanteils an Social Security und Medicare, FUTA und, soweit anwendbar, bundesstaatliche Arbeitslosensteuer. Staatliche Zahltagsfrequenz, staatlicher Einkommensteuereinbehalt, SUTA-Lohnbasen und Vorgaben zu bezahltem Urlaub hängen vom Recht des jeweiligen Bundesstaats ab, daher ist eine manuelle Lohnabrechnungsprüfung ohne den Arbeitsort des Mitarbeiters und die geltenden staatlichen Regeln unvollständig.
Für die Stundenlohnabrechnung multiplizieren Sie die regulären Stunden mit dem regulären Satz und fügen dann Überstunden hinzu, falls sie anfallen. Erfasste nicht freigestellte Mitarbeiter müssen für Stunden über 40 in einer festen Arbeitswoche von 168 Stunden Überstundenvergütung in Höhe von mindestens dem Eineinhalbfachen des regulären Satzes erhalten. Das Durchschnittsbilden von Stunden über zwei oder mehr Wochen ist nach der federal overtime rule nicht zulässig.
Beispielsweise verdient ein erfasster nicht freigestellter Mitarbeiter 20 $ pro Stunde und arbeitet 50 Stunden in einer festen Arbeitswoche. Der reguläre Lohn beträgt 40 Stunden mal 20 $, also 800 $. Die Überstundenvergütung beträgt 10 Stunden mal 30 $, also 300 $. Der Bruttolohn beträgt 1.100 $ vor Steuern und Abzügen. Der Arbeitnehmeranteil zur Social Security beträgt 68,20 $, und der Arbeitnehmeranteil zu Medicare beträgt 15,95 $, vor dem Einbehalt der Bundeseinkommensteuer gemäß Publication 15-T und etwaigen staatlichen oder lokalen Einbehalten.
Der Einbehalt der Bundeseinkommensteuer ergibt sich aus dem Form W-4 des Mitarbeiters und der IRS wage-bracket oder percentage method in Publication 15-T. Für Forms W-4 ab 2020 verwendet die Einbehaltung den Filing Status, Anpassungen für mehrere Jobs, Credits, sonstiges Einkommen, Abzüge und zusätzlichen Einbehalt. Gültige Forms W-4 vor 2020 können weiterhin Berechnungen auf Basis von Freibeträgen oder die optionale Rechenbrücke verwenden.
Für im Jahr 2026 gezahlte Löhne beträgt der Arbeitnehmeranteil zur Social Security 6,2 % nur bis zur jährlichen Lohnbasis von 184.500 $. Der Arbeitnehmeranteil zu Medicare beträgt 1,45 % auf alle erfassten Löhne, ohne Lohngrenze. Arbeitgeber müssen mit dem Einbehalt der Additional Medicare Tax von 0,9 % in dem Abrechnungszeitraum beginnen, in dem die an einen Mitarbeiter gezahlten Löhne 200.000 $ für das Kalenderjahr überschreiten. FUTA ist ausschließlich arbeitgeberseitig und reduziert den Nettolohn des Mitarbeiters nicht.
Eine einmalige manuelle Berechnung reicht aus, wenn Sie einen Gehaltsscheck prüfen, Nettolohn schätzen oder einen Abrechnungszeitraum auditieren müssen. Sie funktioniert am besten, wenn der Mitarbeiter einen Satz, einen Arbeitsort, keine ungewöhnlichen Abzüge und kein Problem mit der seit Jahresbeginn erreichten Lohnbasis hat. Manuelle Mathematik wird langsamer, wenn die Lohnabrechnung mehrere Sätze, zusätzliche Löhne, wechselnde Abzüge, bezahlte nicht gearbeitete Zeit oder Überstunden umfasst, die vor der Lohnabrechnung geprüft werden müssen.
Ein verwalteter Workflow wird notwendig, wenn die Lohnabrechnung von täglichen Arbeitsstundensummen, Genehmigungen und sauberen Übergabeunterlagen abhängt. Everhour-Stundenzettel unterstützen die Prüfung der Lohnabrechnung mit täglichen, wöchentlichen und monatlichen Arbeitsstundensummen, Vergleichen von Projektstunden mit Arbeitsstunden, Team Hours-Berichten und Exporten als PDF, CSV oder XLSX. Diese Unterlagen ersetzen keine Regeln zum Steuereinbehalt, liefern der Lohnabrechnung aber die genehmigten Stunden, die benötigt werden, bevor die Brutto-zu-Netto-Berechnung beginnt.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Sie benötigen den Bruttolohn des Mitarbeiters für den Abrechnungszeitraum, Form W-4-Details, Zahlungsfrequenz, Löhne seit Jahresbeginn, Abzüge vor Steuern, Nachsteuerabzüge, Arbeitsbundesstaat, lokalen Steuerort, falls anwendbar, und etwaige zusätzliche Lohnzahlungen. Für Mitarbeiter auf Stundenbasis benötigen Sie außerdem reguläre Stunden, Überstunden, den Lohnsatz und ob der Arbeitnehmer ein erfasster nicht freigestellter Mitarbeiter ist.
Die manuelle Nettolohnberechnung zieht Einbehalte des Mitarbeiters und Arbeitnehmerabzüge vom Bruttolohn ab. Arbeitgeber-Lohnsteuern werden separat berechnet und reduzieren den Gehaltsscheck des Mitarbeiters nicht. Für 2026 umfassen arbeitgeberseitige Bundessteuern 6,2 % Social Security bis zur Lohnbasis von 184.500 $, 1,45 % Medicare ohne Lohngrenze und FUTA auf die ersten 7.000 $ der Löhne, vorbehaltlich der bundesstaatlichen Arbeitslosensteuergutschrift.
Für Forms W-4 ab 2020 ändert sich der Bundessteuereinbehalt, wenn der Mitarbeiter den Steuerstatus, Anpassungen für mehrere Jobs, Steuergutschriften für Angehörige, sonstiges Einkommen, Abzüge oder zusätzlichen Einbehalt einträgt. Gültige Forms W-4 vor 2020 können weiterhin Freibeträge verwenden, sofern der Arbeitgeber nicht die optionale Rechenbrücke anwendet. Derselbe Bruttolohn kann zu unterschiedlichem Bundessteuereinbehalt führen, weil sich die W-4-Eingaben unterscheiden.
Der FLSA verlangt keine Bezahlung für nicht gearbeitete Zeit, einschließlich Urlaub, Krankheit oder Feiertage. Wenn ein Arbeitgeber Urlaubsgeld gewährt, unterliegt diese Zahlung als Lohn dem Einbehalt. Wenn Urlaubsgeld als zusätzlicher Pauschalbetrag gezahlt wird, kann es für den Bundessteuereinbehalt als Zusatzlöhne statt als reguläre Löhne behandelt werden.
Der häufigste Fehler ist, Arbeitnehmerabzüge vom Nettolohn mit ausschließlich arbeitgeberseitigen Lohnsteuern zu vermischen. FUTA, Arbeitgeberanteil zur Social Security, Arbeitgeberanteil zu Medicare und bundesstaatliche Arbeitslosensteuer beeinflussen die Arbeitgeberkosten, nicht den Auszahlungsbetrag des Mitarbeiters. Ein weiterer häufiger Fehler ist das Durchschnittsbilden von Stunden über mehrere Wochen hinweg, obwohl erfasste nicht freigestellte Mitarbeiter nach Bundesrecht Überstunden nach 40 Stunden in jeder festen Arbeitswoche von 168 Stunden erhalten müssen.
Everhour-Stundenzettel zeigen tägliche, wöchentliche und monatliche Arbeitsstundensummen, damit die Lohnabrechnung genehmigte Stunden prüfen kann, bevor der Bruttolohn berechnet wird. Teams können Projektstunden mit Arbeitsstunden vergleichen, Team Hours prüfen und Stundenzetteldaten als PDF, CSV oder XLSX für Lohnabrechnungsunterlagen exportieren.
Verwenden Sie Everhour-Stundenzettel, um Arbeitsstundensummen zu prüfen, wöchentliche Zeiten zu genehmigen und abrechnungsbereite Unterlagen zu exportieren, bevor die manuelle Brutto-zu-Netto-Berechnung mit genauen Stunden beginnt.
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