Everhour unterstützt Workflows zur Kapazitätsplanung, während Excel Teams einen flexiblen Ort bietet, um Auslastungsformeln zu modellieren.
Messen Sie die abrechenbare Auslastung gegenüber der Gesamtkapazität und sehen Sie genau, wie viele Stunden Sie pro Zeitraum liegen lassen.
Arbeitsstunden in diesem Zeitraum
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Messung
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Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Ein Excel-Kapazitätstracker beantwortet, wie viel der verfügbaren Zeit einer Person, einer Rolle, eines Projektteams oder des gesamten Teams in abrechenbare Arbeit geflossen ist. Das Kernergebnis ist ein Auslastungsprozentsatz: abrechenbare Stunden geteilt durch verfügbare Stunden für denselben Zeitraum. In Excel bedeutet das normalerweise eine Timesheet-Tabelle für erfasste Stunden, eine Kapazitätstabelle für geplante Stunden und eine Richtlinie für PTO, Feiertage, Krankheitstage und unbezahlte Freistellung.
Excel definiert diese Richtlinie nicht. In den Vereinigten Staaten definiert der FLSA keine Vollzeit- oder Teilzeitbeschäftigung, daher sollte ein US-Auslastungsnenner Vollzeitkapazität als Arbeitgeberrichtlinie und nicht als bundesrechtlichen Schwellenwert behandeln. Viele Firmen gehen von 40 Wochenstunden aus, weil bundesstaatliche Überstundenregeln vorschreiben, dass erfasste nicht befreite Beschäftigte für Arbeitsstunden über 40 in einer festen 168-Stunden-Arbeitswoche Überstundenvergütung erhalten.
Der Nenner steuert das Ergebnis stärker als das Tabellenlayout. Ein Tracker für Bruttokapazität verwendet feste Stunden, etwa 40 Stunden pro Woche oder 2.080 jährliche Bruttostunden, bevor Unternehmens-PTO, Feiertage, unbezahlte Freistellung oder andere arbeitsfreie Zeit abgezogen werden. Ein Arbeitszeit-Tracker entfernt PTO, Krankheitstage und Feiertage aus den verfügbaren Stunden, bevor abrechenbare Stunden durch verfügbare Stunden geteilt werden.
Excel unterstützt diesen Arbeitszeitansatz mit `NETWORKDAYS(start_date, end_date, [holidays])`, das ganze Arbeitstage zurückgibt und dabei Wochenenden sowie Feiertagsdaten ausschließt, die in einem separaten Bereich bereitgestellt werden. Ein praktisches Arbeitsblatt multipliziert diese Arbeitstage mit den täglichen Kapazitätsstunden und zieht dann genehmigte Freistellung ab, die nicht bereits in der Feiertagsliste erscheint. Diese Struktur hält Feiertage für Bundesbedienstete, bezahlte Feiertage im privaten Sektor und unternehmensspezifische Freistellungsrichtlinien getrennt.
Die Grundformel lautet abrechenbare Stunden geteilt durch verfügbare Stunden. In Excel stammen abrechenbare Stunden normalerweise aus `SUMIFS`, mit Kriterien wie Mitarbeiter, Projekt, Rolle, Datumsbereich und Abrechenbarkeitsstatus. `SUMIFS` unterstützt bis zu 127 Kriterienpaare, genug für eine Arbeitsmappe, die nach Person, Team, Projekt, Kunde, Abrechenbarkeitskennzeichen und Zeitraum filtert.
Beispielsweise hat ein Berater in einem Abrechnungszeitraum 9 Arbeitstage mit 8 Stunden pro Tag und 8 Stunden PTO. Die verfügbaren Stunden entsprechen 64. Wenn die Timesheet-Tabelle 48 abrechenbare Stunden zeigt, beträgt die Auslastung 75 %. Eine Formel mit strukturierten Verweisen kann die Zeilenlogik lesbar halten, während berechnete Spalten dieselben Bucket-Regeln auf neue Timesheet-Zeilen anwenden, wenn die Tabelle wächst.
Ein Team-Auslastungs-Rollup sollte summierte abrechenbare Stunden durch summierte verfügbare Stunden teilen. Der Durchschnitt einzelner Prozentsätze gibt einer Teilzeitperson mit 20 verfügbaren Stunden und einer Vollzeitperson mit 80 verfügbaren Stunden dasselbe Gewicht, was das Teamergebnis verzerrt. Eine PivotTable handhabt den Rollup sauber, wenn numerische Wertfelder nach SUM zusammengefasst werden und das berechnete Auslastungsfeld die summierten Eingaben teilt.
Ein zweiter Fehler ist die Verwendung erfasster Stunden als Nenner, wenn nicht abrechenbare Arbeit unvollständig ist. Abrechenbare Stunden geteilt durch erfasste Stunden können stark aussehen, weil Admin-Zeit, Schulung, interne Meetings oder Freistellung nie in die Arbeitsmappe eingetragen wurden. Feste Kapazität und Arbeitszeitkapazität zeigen unterschiedliche Fragen, aber beide erfordern eine konsistente Behandlung nicht abrechenbarer Arbeit und Abwesenheiten, bevor die Quote etwas bedeutet.
Eine einmalige Excel-Berechnung reicht aus, wenn Sie eine schnelle Auslastungsprüfung für eine Person, ein Projekt oder einen abgeschlossenen Zeitraum benötigen. Die Arbeitsmappe sollte die Nenner-Richtlinie, den Datumsbereich, die Feiertagsliste und die Quelle der abrechenbaren Stunden zeigen. Dadurch wird das Ergebnis überprüfbar, ohne die Tabelle in ein dauerhaftes Aufzeichnungssystem zu verwandeln.
Ein verwalteter Workflow wird notwendig, wenn sich Kapazität wöchentlich ändert, Manager Zeitpläne genehmigen und geplante Arbeit mit tatsächlicher Zeit verglichen werden muss. Everhour Resource Planning zeigt Mitglieder- und Projektzeitachsen, wöchentliche Kapazität, Verfügbarkeitslücken, geplante Freistellung und geplante mit tatsächlicher Zeit im Vergleich. Excel kann weiterhin Exporte zur Analyse erhalten, aber Genehmigungen und Kapazitätsänderungen gehören näher an die Arbeit.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Die Berechnung lautet abrechenbare Stunden geteilt durch verfügbare Stunden für dieselbe Person, dasselbe Team, Projekt, dieselbe Rolle oder denselben Zeitraum. In Excel kann `SUMIFS` abrechenbare Stunden aus einer Timesheet-Tabelle summieren, während verfügbare Stunden aus fester wöchentlicher Kapazität oder aus Arbeitstagen multipliziert mit täglichen Kapazitätsstunden stammen können. Formatieren Sie die abschließende Division als Prozentsatz.
Bezahlte Feiertage im privaten Sektor in den Vereinigten Staaten sind eine Arbeitgeberrichtlinie, sofern kein anderes Gesetz oder kein anderer Vertrag gilt. Die Excel-Funktion `NETWORKDAYS` kann Wochenenden und einen bereitgestellten Feiertagsbereich aus der Arbeitstagszählung ausschließen. Halten Sie die Feiertagsliste sichtbar, datiert und getrennt von PTO, damit Prüfer sehen können, welche arbeitsfreien Tage die verfügbare Kapazität reduziert haben.
Verwenden Sie verfügbare Stunden, wenn Sie Auslastung im Verhältnis zur Kapazität messen möchten. Verwenden Sie gesamte erfasste Stunden nur, wenn jede abrechenbare und nicht abrechenbare Stunde konsistent erfasst wird. Der Nenner auf Basis erfasster Stunden kann die Quote erhöhen, wenn interne Arbeit, Admin-Zeit, Schulung oder Abwesenheiten in der Timesheet-Quelle fehlen.
Eine PivotTable-Quote ändert sich, wenn sie summierte abrechenbare Stunden durch summierte verfügbare Stunden teilt, statt den Prozentsatz jeder Person zu mitteln. Die summierte Methode ist der korrekte Team-Rollup, weil Personen unterschiedliche Kapazitätsniveaus, PTO und Zuweisungen haben. Das Mitteln von Prozentsätzen gibt ungleichen Nennern dasselbe Gewicht.
US-Bundesquellen legen kein Auslastungsziel für Professional Services fest. Der FLSA definiert keine Vollzeitbeschäftigung und verlangt keine Bezahlung für Urlaub, Krankheitstage oder bundesstaatliche oder andere Feiertage. Viele Firmen verwenden 40 Wochenstunden als Bruttobasis und passen die Kapazität dann gemäß Unternehmensrichtlinie an.
Everhour Resource Planning gibt Managern visuelle Zeitachsen nach Mitglied oder Projekt, wöchentliche Kapazitätseinstellungen, Verfügbarkeitslücken, geplante Freistellung und Vergleiche von geplanter mit tatsächlicher Zeit. Das hilft Teams, Auslastungsberechnungen an aktuelle Zuweisungen zu knüpfen, statt Kapazitätsannahmen in jedem Zeitraum manuell in Excel neu aufzubauen.
Verwenden Sie Excel für fokussierte Kapazitätsprüfungen und verwalten Sie dann laufende Zeitpläne in Everhour mit visuellen Zeitachsen, wöchentlicher Kapazität, Freistellung und Transparenz über geplante und tatsächliche Zeit.
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