Everhour transforme le temps des agences en rapports et en données de facturation, tandis que les équipes web gardent le travail par client, projet et livrable organisé.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
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Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Mesure
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Une agence web a besoin de relevés de temps qui relient le travail quotidien aux résultats client. Une entrée utile indique le client, le projet, la tâche et le livrable, puis sépare le type de travail effectué. Les projets de sites web avancent rarement en ligne droite. Les exigences client, la conception d'interface, le codage, les tests, la maintenance, les contrôles de performance et les mises à jour créent tous des schémas de temps différents.
Cette structure donne aux responsables de projet une vision claire de l'utilisation du budget. Un designer peut enregistrer 2,5 heures facturables sur une mise en page de page d'accueil, tandis qu'un développeur enregistre 1,25 heure facturable sur des corrections responsives pour le même site client. La planification interne, le recrutement ou les réunions d'agence doivent rester en dehors du périmètre facturable client afin que les factures et les rapports d'utilisation ne gonflent pas le travail client.
La décision la plus importante pour une agence est la séparation entre facturable et non facturable. Les heures facturables sont facturées à un client ou décomptées d'un contrat de prestation récurrente. Les heures non facturables restent importantes, car elles montrent le coût de fonctionnement de l'agence, de l'accompagnement du personnel, du cadrage de nouveaux travaux, de la correction des systèmes internes ou de la préparation d'une proposition qui n'est pas encore devenue un travail payé.
Le taux d'utilisation utilise généralement les heures facturables divisées par les heures enregistrées ou par une base fixe d'heures disponibles pour la période. Choisissez un dénominateur et gardez-le cohérent dans tous les rapports. Une agence web qui change de base chaque mois ne peut pas comparer équitablement les designers, développeurs, chefs de projet et responsables de comptes, surtout lorsque des équipes transverses partagent un même lancement.
Aux États-Unis, la tenue des relevés de salaires et d'heures ajoute une couche de paie au suivi en agence. Pour les salariés couverts par les dispositions de la FLSA relatives au salaire minimum ou aux heures supplémentaires, les relevés de l'employeur doivent inclure les heures travaillées chaque journée de travail et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. La FLSA exige que les employeurs couverts conservent des relevés exacts pour les travailleurs non exemptés, mais elle n'impose pas un formulaire ou un système de suivi du temps spécifique.
Les salariés non exemptés couverts doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail fixe de 168 heures, à un taux au moins égal à 1,5 fois le taux normal. Les heures ne peuvent pas être moyennées sur deux semaines de travail ou plus aux fins des heures supplémentaires selon la FLSA. Le travail le week-end ou les jours fériés ne crée pas à lui seul de prime fédérale, sauf si la règle des heures supplémentaires hebdomadaires s'applique ou si une autre loi, politique ou un autre contrat l'exige.
Un total hebdomadaire gratuit suffit pour le propriétaire d'une agence solo qui a besoin d'un relevé rapide du travail client de la semaine. Cela fonctionne aussi pour un rapprochement ponctuel, comme vérifier combien de temps a été consacré à la création d'une landing page avant d'envoyer une petite facture. Le relevé doit tout de même indiquer le client, le projet, la tâche, la date, les heures, le statut facturable et une courte note de travail.
Un flux de travail géré devient nécessaire lorsque plusieurs personnes interviennent sur le même site, que le périmètre change en cours de projet ou que les contrats de prestation récurrente nécessitent des rapports de consommation. Everhour peut conserver le temps dans les outils de gestion de projet pris en charge et transformer les entrées approuvées en rapports, budgets, factures et revue d'équipe. Cela donne aux responsables d'agence un relevé durable pour la facturation client, l'utilisation et la planification de la charge de travail, au lieu d'un fichier de feuille de temps déconnecté.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Classé parmi les meilleurs outils de suivi du temps sur G2, Capterra et TrustRadius — avec des éloges constants pour sa facilité d'utilisation, ses intégrations et son support.
Une entrée pratique d'agence comprend la date, la personne, le client, le projet, la tâche, le livrable, les heures, le statut facturable et une note de travail concise. Le champ livrable est important, car le travail web couvre la découverte, la conception, le codage, les tests, la maintenance et les mises à jour. Une simple étiquette de tâche masque souvent si l'équipe a fait avancer un jalon visible par le client ou a passé du temps sur la coordination interne.
Les développeurs et les designers doivent utiliser la même structure client, projet et livrable, mais leurs étiquettes de tâches peuvent refléter des travaux différents. Les entrées de design peuvent séparer les mises en page, les révisions d'interface et les cycles de feedback. Les entrées de développement peuvent séparer le codage, les tests, les corrections de performance et la maintenance. Des catégories partagées rendent les rapports comparables sans forcer chaque rôle à utiliser des noms de tâches identiques.
Le temps non facturable comprend l'administration interne, le travail commercial avant un accord, la formation générale, les réunions d'agence et tout autre travail qui ne sera pas facturé au client. Les réunions client, la conception, le codage, les tests, la maintenance et les mises à jour peuvent être facturables lorsque l'accord le permet. Le système de suivi doit correspondre au contrat, aux conditions du contrat de prestation récurrente ou à l'énoncé des travaux.
Le travail en contrat de prestation récurrente nécessite tout de même des relevés de temps, car l'agence doit savoir à quelle vitesse le client utilise la capacité convenue. Les entrées doivent relier chaque heure à un client, un projet, une tâche et un livrable, puis indiquer si elle compte dans le contrat de prestation récurrente. Cela facilite la justification de la consommation du contrat, de l'examen des dépassements et de la tarification du renouvellement.
Mélanger le travail interne avec le travail client facturable fausse le plus rapidement l'utilisation. Le taux d'utilisation utilise couramment les heures facturables divisées par les heures enregistrées ou les heures disponibles, donc un mauvais indicateur facturable modifie le résultat. Les agences doivent aussi éviter les tâches fourre-tout vagues comme « travail sur le site web », car elles masquent si l'effort a porté sur la conception, le codage, les tests, la maintenance ou les retours client.
Everhour Reporting transforme le temps enregistré, les budgets, les coûts et les données de projet en rapports personnalisables avec colonnes, regroupements, filtres, plages de dates et exports en CSV, Excel/XLSX ou PDF. Les responsables d'agence peuvent examiner le temps facturable, les coûts de main-d'œuvre, le profit, le statut des factures et les indicateurs de budget par client, projet, membre ou tâche.
Everhour intègre des contrôles de suivi du temps dans les outils pris en charge tels que Asana, ClickUp, GitHub, Linear, Jira, Monday, Notion, Trello et Basecamp. Les équipes web peuvent suivre le temps là où les tâches se trouvent déjà, puis envoyer les entrées dans une seule couche de reporting pour les budgets, la facturation, l'utilisation et les factures.
Suivez les heures approuvées par client, projet, tâche et livrable. Everhour Reporting donne aux agences web des relevés plus clairs d'utilisation, de facturation et de rentabilité à partir des mêmes données de temps.
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