Everhour prend en charge les feuilles de temps approuvées et la revue de facturation, tandis que le travail sur contrat fédéral exige des registres par objectif de coût et un support prêt pour l'audit.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
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Les contractants fédéraux utilisent les registres de temps pour justifier la main-d'œuvre imputée à un contrat, un voucher à remboursement de coûts, un paiement d'avancement ou un registre de paie couvert pour services et construction. Le registre doit contenir plus qu'un total hebdomadaire. Il doit indiquer l'employé, la date, les heures travaillées, le projet ou contrat, la catégorie de main-d'œuvre lorsqu'elle est utilisée, et l'objectif de coût qui reçoit le coût de main-d'œuvre.
Pour les employés non exemptés couverts par les dispositions de salaire minimum ou d'heures supplémentaires de la FLSA, les registres de l'employeur doivent inclure les heures travaillées chaque jour ouvré et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. Le travail sur contrat fédéral ajoute une autre couche lorsque les coûts doivent être imputables à un contrat. Une feuille de temps pour un ingénieur, un analyste, un agent de sécurité ou un technicien de terrain doit rendre le lien avec le contrat clair avant le début de la paie, de la facturation ou de la revue de remboursement.
La checklist du système comptable préalable à l'attribution de la DCAA demande si le système comptable identifie la main-d'œuvre des employés par objectifs de coût intermédiaires ou finaux et impute la main-d'œuvre directe et indirecte aux objectifs de coût appropriés. La main-d'œuvre directe appartient à un contrat ou une tâche spécifique. La main-d'œuvre indirecte appartient aux frais généraux, au travail général et administratif, à la formation ou à un autre pool indirect défini par le système comptable du contractant.
Un registre hebdomadaire utile garde cette séparation visible. Par exemple, un chef de projet peut enregistrer 32 heures sur le Contrat A, 4 heures sur le support de proposition et 4 heures sur l'administration interne. Le registre de temps doit alimenter la répartition de la main-d'œuvre sans obliger quelqu'un à reconstruire la semaine à partir de notes, de blocs de calendrier ou de l'historique de discussion après coup.
Les heures supplémentaires fédérales au titre de la FLSA s'appliquent après 40 heures dans une semaine de travail fixe de 168 heures pour les employés non exemptés couverts, à au moins une fois et demie le taux régulier de rémunération. Les heures ne peuvent pas être moyennées sur deux semaines de travail ou plus aux fins des heures supplémentaires FLSA. La FLSA n'exige pas non plus de majoration uniquement pour le travail du samedi, du dimanche, des jours fériés ou des jours de repos réguliers, sauf si la règle hebdomadaire des heures supplémentaires est déclenchée ou si une autre loi ou un autre accord s'applique.
Les contrats fédéraux couverts de services et de construction peuvent ajouter des obligations CWHSSA. Pour les contrats couverts, les ouvriers et mécaniciens, y compris les veilleurs et les agents de sécurité, doivent recevoir au moins une fois et demie leur taux de rémunération de base pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail. Un contractant doit garder le seuil hebdomadaire, la catégorie de travailleur, la couverture du contrat et les exceptions de politique ou de contrat visibles pendant la revue.
Une feuille de temps ponctuelle peut suffire pour une petite correction, un justificatif de facture unique ou un court rapprochement interne. Elle fonctionne lorsque le réviseur a seulement besoin d'une vue hebdomadaire complète, d'un support signé et d'un lien clair entre les heures et l'objectif de coût. Le registre doit tout de même être exact, complet et conservé pendant la période applicable.
Un workflow géré devient nécessaire lorsque le temps suivi alimente la paie, les écritures de coûts, les vouchers ou la facturation client à chaque période de paie. Everhour Timesheets collecte les heures de projet hebdomadaires et les heures de travail par personne, puis permet aux utilisateurs de soumettre le temps pour approbation. Les administrateurs peuvent approuver, rejeter, approuver partiellement et verrouiller les entrées avant que les registres ne passent à la facturation, à la revue de paie ou au support des coûts contractuels.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Les règles des contrats fédéraux n'imposent pas un système universel de pointage à l'arrivée. La FLSA exige que les employeurs couverts tiennent des registres exacts pour les travailleurs non exemptés, et la checklist de la DCAA se concentre sur l'identification de la main-d'œuvre par objectif de coût et sur sa répartition correcte. Un système papier, tableur ou logiciel peut fonctionner lorsqu'il crée des registres complets, exacts et auditables.
Les champs essentiels sont l'employé, la date, les heures quotidiennes, les heures hebdomadaires, le contrat ou projet, l'objectif de coût, et la classification de la main-d'œuvre directe ou indirecte. Les travaux à remboursement de coûts et similaires nécessitent également des registres qui justifient les coûts admissibles réclamés au titre de FAR 31.201-2. Les coûts réclamés insuffisamment justifiés peuvent être refusés.
Les règles FLSA exigent les registres de paie pendant au moins trois ans et les registres de base de temps et de gains pendant au moins deux ans. FAR 4.703 exige généralement que les contractants rendent les registres contractuels et les preuves justificatives disponibles pendant trois ans après le paiement final, avec des périodes spécifiques plus longues ou plus courtes pour certains registres et certaines circonstances.
La CWHSSA exige que les ouvriers et mécaniciens, y compris les veilleurs et les agents de sécurité, sur les contrats fédéraux couverts de services et de construction, reçoivent au moins une fois et demie leur taux de rémunération de base pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail. Les heures supplémentaires FLSA pour les employés non exemptés couverts utilisent également un seuil hebdomadaire au-delà de 40 heures.
L'erreur courante consiste à enregistrer le total des heures sans rattacher la main-d'œuvre au bon objectif de coût. La checklist de la DCAA recherche la main-d'œuvre par objectif de coût intermédiaire ou final, un système de répartition de la main-d'œuvre et la séparation des coûts directs et indirects. Un total hebdomadaire propre échoue tout de même à la revue lorsque le contrat, le pool indirect ou le chemin d'allocation n'est pas clair.
Everhour Timesheets collecte les heures de projet hebdomadaires et les heures de travail par personne, afin que les managers puissent examiner les entrées avant la paie, la facturation ou le reporting. Les utilisateurs soumettent le temps pour approbation, et les administrateurs peuvent approuver, rejeter, approuver partiellement et verrouiller les entrées une fois que le registre hebdomadaire est prêt.
Everhour prend en charge les exports pour les rapports, les feuilles de temps d'équipe et les journaux complets d'équipe, donnant aux propriétaires des fichiers utilisables pour les besoins de revue ou d'archive. Ces exports peuvent soutenir les contrôles de facturation et de paie lorsque l'équipe a déjà suivi le temps selon la bonne structure de projets et de tâches.
Utilisez Everhour Timesheets pour collecter les heures hebdomadaires des contrats, approuver ou corriger les entrées, et verrouiller le temps revu avant qu'il ne soutienne la facturation, la revue de paie ou le reporting des coûts contractuels.
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