Everhour garde le temps facturable et non facturable organisé, tandis que les factures gouvernementales exigent des détails de paiement propres aux contrats.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Un logiciel de facturation gouvernementale doit vous aider à produire une demande de paiement liée au bon contrat, à la bonne commande ou à la bonne autorisation. Pour les paiements de fournisseurs fédéraux des États-Unis, une facture est une demande de paiement pour des biens reçus ou des services rendus, et un contrat peut désigner un rapport de réception ou un bon de livraison comme facture. Le point essentiel est de faire correspondre les frais aux instructions de facturation de l'agence.
Une facture gouvernementale solide inclut le nom du fournisseur, la date de facture, le numéro de contrat ou d'autorisation gouvernemental, l'identifiant de facture ou de compte du fournisseur, les descriptions, les quantités, les prix, les conditions d'expédition et de paiement, le TIN sauf si les procédures de l'agence indiquent le contraire, les informations bancaires sauf renonciation ou exclusion, les coordonnées, ainsi que toute justification exigée par le contrat. Les identifiants manquants ralentissent l'examen, car le service de facturation doit relier la demande au contrat avant que le paiement puisse avancer.
Les factures des contractants fédéraux doivent identifier le numéro de contrat ou toute autre autorisation pour les fournitures livrées ou les services exécutés, y compris le numéro de commande et le numéro de ligne lorsque cela s'applique. Une facture de service pourrait indiquer « support informatique, CLIN 0002, 42 heures de travail, taux horaire fixe selon le contrat » au lieu d'une ligne générale comme « services techniques ». Ce détail donne au réviseur un chemin direct de la facture au document d'attribution.
Les contrats en régie de temps et matériaux nécessitent une attention particulière, car la facturation est basée sur les heures de main-d'œuvre directes aux taux horaires fixes spécifiés dans le contrat, plus les coûts réels des matériaux. Les matériaux peuvent inclure les matériaux directs, certains sous-contrats, les déplacements, d'autres coûts directs et les coûts indirects applicables. Les contrats à remboursement des coûts utilisant la clause Allowable Cost and Payment ont également des limites de cadence : sauf pour les petites entreprises, les contractants ne peuvent pas soumettre de demandes de paiement plus souvent qu'une fois toutes les deux semaines.
L'erreur la plus courante consiste à traiter une facture gouvernementale comme une facture du secteur privé avec seulement un nom de client, un montant dû et une courte description. Les services fédéraux de facturation peuvent renvoyer une facture incorrecte avec les motifs dans les 7 jours suivant sa réception, avec des délais plus courts pour certains produits alimentaires. Une ligne de contrat manquante, des informations bancaires incomplètes ou une justification absente peuvent relancer le délai de paiement.
La date d'échéance ordinaire du paiement d'une facture fédérale selon la clause FAR Prompt Payment est la plus tardive entre 30 jours calendaires après la réception d'une facture correcte par le service de facturation désigné ou 30 jours calendaires après l'acceptation par le gouvernement, sauf si une clause contractuelle ou une règle spéciale de paiement fixe une autre date. Les paiements tardifs aux fournisseurs fédéraux exigent généralement des intérêts lorsqu'une facture valide et correcte a été soumise au bon bureau de l'agence et payée en retard. Le taux d'intérêt Treasury Prompt Payment est de 4,125 % du 1er janvier au 30 juin 2026.
Un outil de facturation gratuit suffit pour une demande de paiement ponctuelle lorsque vous disposez déjà du numéro de contrat, de la ligne, des informations fiscales et bancaires, ainsi que des justificatifs prêts. Il convient à une livraison simple, à une petite prestation de service ou à une facture brouillon qui doit encore être saisie dans le portail de l'agence. La limite apparaît lorsque plusieurs personnes, tâches, taux et approbations alimentent la même facture.
Les fournisseurs gouvernementaux ont besoin d'un workflow géré lorsque le temps facturable doit être séparé du travail non facturable, que les catégories de main-d'œuvre ont des taux différents et que les pièces justificatives de facture doivent résister à l'examen. Everhour peut garder le temps facturable et non facturable séparé grâce au statut de facturation du projet, aux contrôles non facturables au niveau des tâches, aux taux de tâches personnalisés, aux exceptions de taux par membre et aux rapports administrateur affichant le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture fédérale correcte nécessite généralement les informations du fournisseur, la date de facture, le numéro de contrat ou d'autorisation, l'identifiant de facture du fournisseur, les descriptions, les prix, les quantités, les conditions de paiement, le TIN sauf si les procédures de l'agence indiquent le contraire, les informations bancaires sauf renonciation ou exclusion, les coordonnées et les justificatifs exigés par le contrat. La facture doit également suivre le bon canal de soumission au service de facturation.
Les factures de contrats fédéraux suivent généralement une norme de 30 jours calendaires : la date d'échéance est la plus tardive entre 30 jours après la réception d'une facture correcte par le service de facturation ou 30 jours après l'acceptation par le gouvernement. Une clause contractuelle ou une règle spéciale peut fixer une autre date, y compris des délais plus courts pour certains paiements alimentaires et de construction.
Les fournisseurs fédéraux tenus d'utiliser l'Invoice Processing Platform sont inscrits par l'agence avec laquelle ils travaillent. Après l'inscription, les fournisseurs peuvent consulter les bons de commande, soumettre des factures et accéder aux informations de paiement dans IPP. Les fournisseurs maintiennent également les données d'inscription SAM et les recertifient chaque année.
Une facture qui ne peut pas être rattachée au contrat, à la commande ou à la ligne est exposée à un rejet rapide. Les factures des contractants fédéraux doivent identifier le numéro de contrat ou toute autre autorisation pour les fournitures livrées ou les services exécutés, y compris le numéro de commande et le numéro de ligne lorsque cela s'applique.
Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture avec TVA ou GST, et il n'existe pas de numéro d'enregistrement TVA/GST des États-Unis pour les factures. Les obligations de taxe de vente et d'utilisation sont imposées par les juridictions étatiques et locales. Les contrats gouvernementaux peuvent également fixer des exigences en matière de taxes, d'exemptions et de documentation, de sorte que la facture doit suivre le contrat et les règles de la juridiction applicable.
Everhour permet aux administrateurs de définir le statut de facturation du projet, de marquer des tâches spécifiques comme non facturables dans des projets facturables, de définir des taux de tâches personnalisés et d'utiliser des exceptions de taux par membre. Les rapports administrateur peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût pour étayer la facture.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures, calcule les montants à partir des taux et des dépenses facturables, et exclut le travail non facturable. Les données de facture peuvent être regroupées par projet, tâche, personne, date ou autres ventilations disponibles.
Suivez le travail gouvernemental facturable par projet, tâche et taux, puis utilisez les rapports Everhour pour étayer les montants de facture avec un détail clair du temps facturable et non facturable.
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