Les factures dentaires nécessitent des détails au niveau des procédures, le contexte du patient et une attention à la confidentialité. Everhour prend en charge les flux de facturation lorsque le travail du cabinet implique aussi du temps suivi.
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| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Une facture dentaire ou un superbill donne au patient, au payeur ou au cabinet un relevé clair des services effectués et des frais associés. La facturation des dentistes est normalement basée sur les procédures, l'objectif principal est donc de détailler le traitement réalisé, la date du service, le bon code CDT, le détail de la dent ou de la surface lorsque c'est pertinent, et les frais pour chaque ligne.
Un dossier utile identifie également le patient, le cabinet dentaire qui facture et le dentiste traitant. Pour les demandes de prestations, incluez les identifiants du prestataire utilisés sur les demandes dentaires ainsi que les détails de l'abonné ou du régime nécessaires pour associer les services à la couverture. Aux États-Unis, les factures du secteur privé ne suivent pas un formulaire de facture fédéral prescrit, mais elles soutiennent tout de même les dossiers commerciaux et fiscaux.
Chaque ligne dentaire doit relier un service effectué à des frais. Une ligne type comprend la date de la procédure, la cavité buccale, la dent ou le détail de surface lorsque c'est pertinent, un code de procédure CDT à cinq caractères, la quantité, une courte description et les frais. Cette structure aide le patient à comprendre le montant facturé et aide l'examen par l'assurance à faire correspondre le service au contexte de la demande.
Par exemple, une facture de visite d'hygiène sépare généralement l'évaluation buccale, les radiographies, la prophylaxie, le fluorure ou les autres services effectués au lieu d'indiquer un seul montant groupé pour la visite. Les plans de traitement et les estimations préalables au traitement appartiennent à une catégorie différente de celle des factures finales. Une estimation préalable au traitement aide à projeter le paiement du régime et la part à la charge du patient, mais le paiement final de l'assureur peut différer après le traitement de la demande.
Les dentistes donnent souvent aux patients une estimation avant le traitement, surtout lorsque les prestations d'assurance ou un plan en plusieurs visites influencent le coût restant à charge. Étiquetez ce document comme une estimation et séparez-le du reçu ou de la facture finale. Pour les patients non assurés ou qui paient eux-mêmes, les prestataires dentaires couverts par les règles du No Surprises Act doivent fournir une estimation de bonne foi après la planification ou sur demande.
Le calendrier compte pour ces estimations de bonne foi. Pour des soins non assurés ou payés par le patient programmés 3 à 9 jours ouvrables à l'avance, l'estimation est due dans un délai de 1 jour ouvrable. Pour des soins programmés au moins 10 jours ouvrables à l'avance, ou demandés sans planification, elle est généralement due dans un délai de 3 jours ouvrables. Les factures dentaires qui identifient un patient et décrivent des procédures, une couverture ou un paiement peuvent contenir des PHI pour les cabinets couverts par HIPAA et leurs business associates.
Un outil de facturation gratuit suffit pour un superbill ponctuel, un reçu de paiement direct ou une simple liste de procédures que le personnel peut télécharger et stocker avec le dossier patient. Il convient lorsque les détails de facturation sont déjà connus, que le patient a besoin d'un document lisible et que le cabinet n'a pas besoin de rapports de projet récurrents ni de suivi des coûts basé sur le temps derrière la facture.
Un flux de travail géré devient utile lorsque le cabinet facture ou analyse aussi du travail non clinique, du conseil, de la formation, de la coordination avec le laboratoire, des projets internes ou des accords avec des partenaires. Everhour peut séparer le temps facturable et non facturable par projet, marquer des tâches spécifiques comme non facturables, appliquer des tarifs de tâche personnalisés et afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût dans les rapports d'administration.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture dentaire ou un superbill doit identifier le patient, le cabinet qui facture, le dentiste traitant, les dates de service, les codes de procédure CDT, les descriptions de procédures, le détail pertinent de la dent ou de la surface, les quantités, les frais, ainsi que le contexte de paiement ou d'assurance. Les dossiers axés sur les prestations incluent généralement les informations de l'abonné et du régime, ainsi que les identifiants du prestataire utilisés sur les demandes dentaires.
Les factures dentaires sont normalement basées sur les procédures effectuées plutôt que sur les heures. Chaque service est lié à des frais et, lorsqu'une assurance est impliquée, à un code CDT. Le temps peut tout de même compter pour les effectifs internes, le travail de conseil, la formation ou les projets non cliniques, mais la facturation dentaire des patients se concentre généralement sur les lignes de procédure.
Une estimation de traitement est distincte d'une facture. L'estimation projette les frais attendus, le paiement de l'assurance et la part à la charge du patient avant le traitement. La facture ou le reçu final enregistre les services effectués et les frais réels. Le paiement de l'assureur peut changer après le traitement de la demande, l'estimation ne doit donc jamais être formulée comme une garantie.
Les États-Unis n'ont pas de régime national de facture avec TVA ou GST. Les règles fiscales de l'État et locales sur les ventes et l'usage contrôlent la taxabilité, les taux, le nexus et l'enregistrement. Les services dentaires ne sont pas gérés par une seule règle fédérale de taxe de vente, un cabinet doit donc appliquer les règles de l'État et locales qui couvrent son emplacement, son type de service et sa vente.
Les dossiers de facturation dentaire peuvent contenir des PHI lorsqu'ils identifient un patient et décrivent des procédures, une couverture ou un paiement. Les cabinets dentaires couverts par HIPAA et leurs business associates doivent traiter ces factures, superbills et dossiers de paiement comme des informations de santé lorsque le contenu révèle des détails sur les soins ou la couverture.
Everhour prend en charge le temps facturable et non facturable au moyen du statut de facturation du projet, des contrôles non facturables au niveau des tâches, des tarifs de tâche personnalisés et des exceptions de tarif par membre. Les rapports d'administration peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût, ce qui aide à séparer le travail destiné aux patients de la formation, de l'administration ou des projets internes.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps et les dépenses non facturés en factures, calcule les montants à partir des tarifs et des dépenses facturables, et exclut le travail non facturable. Les lignes de facture peuvent être regroupées par projet, tâche, personne, date ou autres ventilations disponibles avant l'export vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Suivez le travail facturable et non facturable approuvé par projet, puis examinez le temps, le coût et le montant facturable avant la facturation. Everhour donne aux équipes dentaires des dossiers de facturation plus propres et des rapports d'administration.
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