Everhour garde les taux facturables liés au travail suivi, tandis que les factures de prestataire ont toujours besoin de détails clairs sur le client, le projet, les taxes et le paiement.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Un modèle de facture pour prestataire sert à facturer des services réalisés, des matériaux, des dépenses remboursables ou des jalons de projet. Il doit identifier le prestataire, le client, le numéro de facture, la date d'émission, la date d'échéance, le travail effectué, le montant dû, les conditions de paiement et les coordonnées de règlement. Le modèle garde une facturation récurrente cohérente, surtout lorsqu'un prestataire facture plusieurs clients ou plusieurs projets au cours du même mois.
Gardez la facture séparée des documents associés. Une estimation ou un devis propose un prix avant le début du travail. Une facture demande un paiement après un travail facturable, un jalon ou une période contractuelle. Un reçu prouve que le paiement a été reçu. Mélanger ces documents crée de la confusion lors de l'examen par le client, de la tenue des dossiers fiscaux et du suivi des paiements.
Une facture de prestataire complète commence par les informations du vendeur et de l'acheteur, un numéro de facture séquentiel, la date de facture, la date d'échéance du paiement et les conditions de paiement. Les lignes doivent décrire clairement le travail, par exemple « Migration de site web, 12 heures à 95 $ par heure » ou « Matériaux de réparation électrique, composants de tableau de disjoncteurs ». Ajoutez la quantité, le taux, le total de ligne, le sous-total, toute remise, toute ligne de taxe applicable, le total dû et les instructions de paiement.
Aux États-Unis, les factures du secteur privé ne suivent pas un format fédéral prescrit unique. Pour les dossiers fiscaux fédéraux, les entreprises peuvent utiliser tout système de tenue de dossiers adapté à l'activité s'il montre clairement les revenus et les dépenses, et la publication 583 de l'IRS traite les factures comme des documents justificatifs des transactions commerciales. Les contrats fédéraux sont différents. FAR 32.905 définit les champs d'une facture correcte pour les achats fédéraux, notamment les détails du prestataire, la date et le numéro de facture, les références de contrat, les lignes, les conditions de paiement, les détails de versement et les données TIN ou EFT requises.
Les États-Unis n'ont pas de régime national de facture TVA ou GST, et il n'existe pas de numéro d'enregistrement TVA/GST des États-Unis pour les factures de prestataire. Les obligations de taxe sur les ventes et l'utilisation proviennent des règles des États et des règles locales. Un prestataire ne doit ajouter une taxe que lorsque le vendeur dispose de l'enregistrement ou du nexus requis et que le produit ou service est taxable dans la juridiction concernée.
La taxabilité des services varie selon l'État et le type de service. La Californie taxe généralement les ventes au détail de biens personnels corporels et seulement certains frais de service ou de main-d'œuvre, tandis que le Texas définit 16 grandes catégories de services taxables. Les vendeurs à distance doivent aussi effectuer des vérifications de nexus propres à chaque État. La loi du Dakota du Sud dans Wayfair utilisait plus de 100 000 $ de ventes ou 200 transactions distinctes par an, tandis que d'autres États fixent leurs propres seuils.
Un modèle de facture de prestataire ponctuel fonctionne bien pour une mission unique, un projet récurrent à tarif forfaitaire ou un client qui a seulement besoin d'un PDF propre. Il convient aussi aux prestataires qui suivent déjà les heures ailleurs et n'ont besoin que de mettre en forme la facture finale. Le modèle doit tout de même préserver le numéro de facture, les conditions de paiement, la décision fiscale et les détails justificatifs du travail.
Un workflow géré devient préférable lorsque les taux varient selon le client, la personne, la tâche ou la date. Everhour sépare les coûts internes des taux facturables destinés au client, prend en charge les taux par défaut par personne et les remplacements par projet, et conserve l'historique daté des taux. Cette structure garde le temps suivi du prestataire lié au montant facturable correct avant la génération d'une facture.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Un modèle de facture pour prestataire doit inclure les détails du prestataire et du client, le numéro de facture, la date d'émission, la date d'échéance, les conditions de paiement, les descriptions des lignes, les quantités, les taux, le sous-total, la ligne de taxe le cas échéant, le total dû et les instructions de paiement. Ajoutez un nom de projet, une référence de contrat, un numéro de bon de commande ou une personne de contact lorsque le client utilise ces champs pour approuver le paiement.
Une facture de prestataire du secteur privé n'a pas automatiquement besoin d'un EIN ou d'un TIN. Les entreprises fournissent généralement un Taxpayer Identification Number via le Form W-9 lorsqu'un payeur en a besoin pour les déclarations d'information IRS. Les factures de contrats fédéraux incluent un TIN uniquement lorsque les procédures de l'agence l'exigent. Évitez de placer des identifiants fiscaux sensibles sur les factures courantes, sauf si le client ou le contrat les exige.
Une facture de prestataire doit inclure la taxe sur les ventes uniquement lorsque le vendeur a une obligation de collecte au niveau de l'État ou local et que l'élément facturé est taxable. Les États-Unis n'ont pas de taux national unique de taxe sur les ventes. Les taux des États et locaux, les règles de nexus, la taxabilité des services et le lieu de vente contrôlent la ligne de taxe.
Un seul modèle peut couvrir le travail horaire et forfaitaire si les lignes restent claires. Le travail horaire nécessite des dates ou des descriptions de tâches, des heures, des taux et des totaux de ligne. Le travail forfaitaire nécessite le jalon, le livrable ou la période contractuelle lié au montant facturé. Les factures mixtes doivent séparer les services horaires, les forfaits, les dépenses, les remises et les taxes en lignes distinctes.
Une facture de prestataire est une demande de paiement. Un reçu confirme que le paiement a été reçu. Envoyez une facture lorsque le client doit de l'argent pour un travail terminé, un jalon ou une période de facturation. Envoyez un reçu après l'encaissement du paiement, surtout lorsque le client a besoin d'une preuve pour sa comptabilité ou un remboursement.
Everhour sépare les coûts internes des taux facturables destinés au client, puis applique les taux par défaut par personne ou les remplacements par projet au temps suivi. Les changements de taux datés préservent les anciens calculs, de sorte que les rapports et les factures reflètent le taux qui s'appliquait lorsque le prestataire a effectué le travail.
Définissez les taux des prestataires une seule fois, suivez le travail facturable par rapport aux projets et gardez l'historique daté des taux connecté aux factures. Everhour transforme ce workflow en une facturation et des rapports de revenus plus propres.
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