Everhour prend en charge le temps facturable et les workflows de facturation, tandis que les propriétaires d'entreprise gardent le contrôle des conditions, des taxes et des dossiers clients.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Les propriétaires d'entreprise utilisent des factures après avoir livré des produits ou services pour indiquer au client ce qui est dû, enregistrer la vente, définir les conditions de paiement et suivre les comptes clients. Une facture pratique nomme le vendeur, le client, la date de facture, la date d'échéance, le numéro de facture et les instructions de paiement. Elle sépare aussi chaque ligne de produit, service, frais, remise et taxe afin que le client puisse examiner le montant sans demander un e-mail de clarification.
Une entreprise de services locale peut facturer à un client la main-d'œuvre d'installation, les matériaux et des frais de déplacement. Un propriétaire de cabinet de conseil peut facturer à un client un forfait mensuel plus des heures facturables supplémentaires approuvées hors périmètre. Le format peut rester simple, car les entreprises privées aux États-Unis ne suivent pas un formulaire de facture fédéral prescrit unique. La facture doit tout de même contenir assez de détails pour étayer les dossiers de revenus, les dépenses, l'inventaire et les écritures comptables.
Une facture d'entreprise standard comprend généralement un numéro de facture unique, une date de facture, les coordonnées du vendeur et du client, des descriptions des biens ou services et des conditions de paiement. Chaque ligne doit afficher la description, la quantité ou le nombre d'unités, le tarif par unité et le total de la ligne. Cette structure permet au client de retracer le total au lieu de contester un montant groupé.
Les conditions de paiement exigent la même précision. Net 30 signifie que le paiement est dû dans les 30 jours suivant la date de facture, mais les propriétaires utilisent aussi le paiement à réception, les acomptes initiaux, les paiements partiels, la facturation par jalons et des délais nets plus longs par accord. Les pénalités de retard et les remises pour paiement anticipé sont des conditions commerciales, donc la facture ou le contrat doit les indiquer avant que vous ne vous attendiez à les encaisser.
Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture avec TVA ou GST. Les obligations de taxe sur les ventes et l'utilisation proviennent des juridictions étatiques et locales, et la ligne de taxe correcte dépend du nexus, de la taxabilité du produit ou service, de l'emplacement de l'entreprise, de l'emplacement du client et du lieu de vente. La Californie taxe généralement les ventes au détail de biens meubles corporels et seulement certains frais de service ou de main-d'œuvre, tandis que le Texas définit 16 grandes catégories de services taxables.
Une facture ne prouve pas à elle seule que le client a accepté toutes les conditions. Les propriétaires d'entreprise associent couramment les factures à des contrats signés, des devis acceptés, des bons de commande, des ordres de travail ou des approbations par e-mail. Les paiements importants en espèces nécessitent une attention supplémentaire, car une entreprise qui reçoit plus de 10 000 $ en espèces dans une transaction ou des transactions liées doit déposer le Form 8300.
Une application de facturation ponctuelle suffit lorsque vous avez besoin d'une demande de paiement propre pour une vente unique, un petit projet ou un client qui a déjà approuvé le prix. Elle doit vous fournir une facture numérotée, des lignes détaillées, des conditions de paiement, des champs de taxe le cas échéant et une copie que vous pouvez conserver avec vos dossiers d'entreprise.
Un workflow géré convient mieux dès que plusieurs personnes, projets ou règles de taux influencent la facture. Le temps facturable suivi doit alimenter la facture, le travail non facturable doit rester hors du total client, et les rapports doivent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût. Everhour prend en charge cette couche opérationnelle grâce au statut de facturation de projet, aux contrôles non facturables au niveau des tâches, aux taux de tâche personnalisés, aux exceptions de taux par membre et aux rapports administrateur.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture d'entreprise doit inclure un numéro de facture unique, une date de facture, les coordonnées du vendeur et du client, des descriptions par ligne, les quantités, les taux unitaires, les totaux de ligne, les conditions de paiement et le total dû. Ajoutez la taxe, les remises, les acomptes, les numéros de bon de commande et les conditions de retard de paiement lorsqu'ils s'appliquent à la vente ou à l'accord.
Une facture d'entreprise aux États-Unis n'a pas besoin d'un numéro national de TVA ou de GST, car les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture avec TVA ou GST. La taxe sur les ventes et l'utilisation est étatique et locale, donc la ligne de taxe de la facture dépend de l'endroit où vous vendez, de ce que vous vendez, des règles de nexus et des règles de taux locales.
Net 30 est courant, mais pas obligatoire pour les factures ordinaires du secteur privé. Les propriétaires d'entreprise peuvent utiliser le paiement à réception, le paiement initial, les acomptes, les paiements par jalons, les paiements partiels ou des délais nets plus longs lorsque l'accord client les prend en charge. Les délais de paiement des contrats fédéraux ont des règles FAR distinctes, avec une norme générale de 30 jours pour la plupart des factures correctes.
Une facture ne doit pas remplacer l'accord. Elle enregistre la demande de paiement après une vente ou un service, mais elle ne prouve pas à elle seule que le client a accepté le prix, le périmètre, les pénalités de retard ou les conditions de paiement. Utilisez un contrat signé, un devis accepté, un bon de commande ou une approbation écrite avec la facture.
L'IRS Publication 583 indique que les dossiers justifiant les revenus ou les déductions doivent être conservés jusqu'à l'expiration du délai de prescription. Le délai ordinaire d'impôt supplémentaire est généralement de 3 ans, avec 6 ans, 7 ans ou aucune limite dans des cas précisés. Conservez les factures avec les reçus, les contrats et les dossiers comptables qui expliquent la transaction.
Everhour permet aux administrateurs de définir le statut de facturation de projet, de marquer des tâches spécifiques comme non facturables, d'utiliser des taux de tâche personnalisés et de définir des exceptions de taux par membre. Les rapports peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût, afin que les propriétaires puissent facturer le travail client tout en gardant le temps interne visible.
Suivez le temps facturable et non facturable par projet, examinez les rapports administrateur et gardez les totaux de facture liés au travail approuvé. Everhour donne aux propriétaires d'entreprise des dossiers de facturation plus propres.
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