La facturation pharmaceutique dépend souvent des PO, des dossiers d'expédition et des identifiants produit. Everhour prend en charge les workflows de facturation à partir du travail facturable suivi.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Utilisez cette page pour préparer une facture pour des expéditions de produits pharmaceutiques, des fournitures ou des travaux sous contrat liés à un bon de commande, un énoncé des travaux, un jalon ou un relevé en régie. L'objectif pratique est un document que les comptes fournisseurs peuvent rapprocher des dossiers de réception, des conditions contractuelles et des détails de transaction justificatifs.
Pour une expédition de produits, la facture doit généralement inclure le numéro de PO de l'acheteur, la référence d'expédition, le nom du produit, le NDC le cas échéant, la quantité, le prix unitaire, le prix total de la ligne et les conditions de paiement convenues. Pour les travaux de recherche sous contrat, de fabrication, de conseil ou de validation, la facture doit rattacher chaque ligne au SOW, à la phase du projet, au jalon ou aux heures facturables approuvées.
Les workflows d'achat et de distribution pharmaceutiques relient couramment les bons de commande, les avis d'expédition anticipés et les factures. Dans l'EDI de la chaîne d'approvisionnement pharmaceutique des États-Unis, X12 850 est la transaction de bon de commande, X12 856 est l'avis d'expédition anticipé, et X12 810 est le document de facture utilisé pour facturer les commandes d'approvisionnement pharmaceutique.
La facture doit contenir la référence de PO de l'acheteur et suffisamment de détails au niveau des lignes pour permettre le rapprochement. Une ligne d'expédition peut indiquer : « Amoxicilline 500 mg gélules, NDC indiqué dans le dossier produit, lot L2468, 12 caisses, 185 $ par caisse, PO 45001872. » Une ligne de services peut indiquer : « Support aux essais de stabilité, projet STAB-042, travail en régie approuvé, mai 2026. »
Pour les transferts de médicaments sur ordonnance couverts aux États-Unis, les informations de transaction DSCSA incluent l'identité du produit, le dosage et la forme pharmaceutique, le NDC, la taille du contenant, le nombre de contenants, le numéro de lot, la date de transaction, la date d'expédition lorsqu'elle intervient plus de 24 heures après la date de transaction, ainsi que les noms et adresses du vendeur et de l'acheteur. La DSCSA exige également une déclaration de transaction pour les transferts couverts.
Ces dossiers se placent à côté du workflow de facture plutôt que de remplacer la facture. La facture demande le paiement ; les informations de transaction et la déclaration soutiennent la traçabilité du produit. Gardez la facture suffisamment claire pour l'approbation du paiement tout en veillant à ce que les dossiers de transaction associés contiennent les données DSCSA nécessaires pour les transferts de médicaments sur ordonnance couverts.
Une facture ponctuelle convient à une petite expédition, à un jalon de conseil unique ou à une facture de services simple adossée à un PO. Elle suffit lorsque vous disposez déjà du PO, des données d'expédition, des identifiants produit, des conditions convenues et du traitement fiscal confirmés avant de préparer le document.
Un workflow géré convient aux services pharmaceutiques récurrents, à plusieurs projets clients, au temps facturable de l'équipe, aux dépenses et aux conditions propres au contrat. Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures, applique les taux tout en excluant les tâches non facturables, prend en charge les valeurs par défaut des clients et la personnalisation des factures, et exporte les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks avec synchronisation du statut vers Everhour.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture pharmaceutique doit inclure les coordonnées du vendeur et de l'acheteur, la date et le numéro de facture, la référence de bon de commande de l'acheteur, les descriptions des produits ou services, les quantités, les prix unitaires, les prix totaux des lignes, les conditions de paiement et les détails de règlement. Les expéditions de produits nécessitent couramment des identifiants produit au niveau des lignes et des références d'expédition afin que l'acheteur puisse rapprocher la facture de la commande et du dossier de réception.
Aucun formulaire de facture fédéral prescrit pour le secteur privé ne s'applique aux entreprises ordinaires des États-Unis. Pour les dossiers fiscaux fédéraux, les entreprises peuvent choisir tout système de tenue de dossiers adapté à l'activité s'il montre clairement les revenus et les dépenses, et les factures sont des documents justificatifs. Les contrats fédéraux sont différents, car FAR 32.905 définit les champs d'une facture correcte pour les achats fédéraux.
Pour les transferts de médicaments sur ordonnance couverts, les informations de transaction DSCSA et une déclaration de transaction doivent accompagner le dossier de transaction. La facture elle-même reste un document de paiement, mais les dossiers adjacents à la facture doivent inclure l'identité du produit, le NDC, le numéro de lot, les dates, les quantités, les coordonnées du vendeur et de l'acheteur, ainsi que la déclaration de transaction requise pour les transferts couverts.
Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture de VAT ou de GST. Les obligations de sales and use tax relèvent des États et des collectivités locales, et l'assujettissement dépend de l'État, du taux local, du nexus, du type de produit ou de service et du lieu de vente. Un vendeur pharmaceutique doit appliquer le traitement fiscal requis pour la transaction et la juridiction spécifiques.
Les détails manquants de rapprochement du PO et de l'expédition provoquent des retards évitables. Les équipes des comptes fournisseurs ont souvent besoin du numéro de PO, de la référence d'expédition ou d'avis d'expédition anticipé, des identifiants produit, des quantités, des prix unitaires et des conditions contractuelles pour approuver le paiement. Un total correct suscite tout de même des questions lorsque l'acheteur ne peut pas rapprocher la ligne de la commande et de la réception.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures, calcule les montants à partir des taux et exclut les tâches non facturables. Les équipes peuvent utiliser les paramètres client, la personnalisation des factures et les exportations vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks, tandis qu'Everhour garde le statut de facture, le numéro, la date d'émission et le montant connectés aux rapports de facturation.
Everhour Reporting peut afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable, le coût, le statut de facture, le chiffre d'affaires et le profit par projet, client, membre ou tâche. Les rapports enregistrés peuvent être exportés au format CSV, Excel/XLSX ou PDF pour examen dans un tableur, sauvegarde client ou dossiers financiers internes.
Allez au-delà des documents ponctuels lorsque la facturation pharmaceutique dépend du temps approuvé, des dépenses, des conditions client et du transfert vers la comptabilité. Everhour convertit le travail facturable suivi en factures avec statut et reporting connectés.
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