Everhour suit le travail de conception facturable et la facturation de projet, tandis que les cabinets d'architecture gardent les factures liées aux honoraires, aux phases et aux dépenses.
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| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Les cabinets d'architecture utilisent les factures pour transformer une mission professionnelle convenue en demande de paiement que le client peut examiner. La facture doit identifier le cabinet, le client, le projet, la date de facture, le numéro de facture, les conditions de paiement, les détails de règlement et le travail facturé. Pour un client du secteur privé aux États-Unis, aucun format de facture fédéral unique ne régit la mise en page, mais la facture soutient tout de même les dossiers fiscaux et l'administration du contrat.
L'objectif pratique est une facture claire pour un projet, une phase de travail, un mois ou un élément de périmètre approuvé. Une étude de faisabilité résidentielle peut utiliser une facturation horaire avec plafond. Un projet commercial peut facturer un forfait par jalon. Une mission plus importante peut suivre des honoraires basés sur un pourcentage lié au coût de construction. La facture doit rendre cette base d'honoraires visible afin que le client puisse relier le montant à l'accord.
Les cabinets d'architecture facturent couramment selon un pourcentage du coût de construction, un forfait ou une facturation au temps. Le RIBA décrit les honoraires d'architecture basés sur un pourcentage comme un pourcentage appliqué aux coûts de construction hors TVA, généralement à partir d'un budget de construction initial. Pour le travail facturé au temps, le RIBA décrit des taux horaires avec des heures plafonnées, avec du temps supplémentaire approuvé par le client avant le dépassement du plafond.
Le calendrier de facturation suit souvent un cycle mensuel ou la fin des phases de travail. Le RIBA donne un exemple de répartition avec 35 % des honoraires de l'architecte pour les phases 0-3, couvrant les études de faisabilité, la conception conceptuelle et la planification, 35 % supplémentaires pour la phase 4 de conception technique, et les 30 % restants pour les phases 5-6, de la construction à la remise. Votre facture doit indiquer clairement la phase, la part d'honoraires et le descriptif du travail.
Les factures d'architecture deviennent plus difficiles à examiner lorsque les honoraires professionnels, les dépenses remboursables et les notes fiscales figurent dans une seule ligne vague. Le RIBA identifie les paiements de demandes réglementaires, les déplacements et l'impression comme des coûts extérieurs aux honoraires de l'architecte. Listez ces éléments séparément des honoraires de conception afin que le client puisse voir la différence entre les services professionnels et les coûts refacturés.
La facturation aux États-Unis nécessite aussi une vérification des taxes d'État et locales, pas une ligne de TVA ou de GST par défaut. Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facturation avec TVA ou GST. La sales and use tax dépend des règles d'État et locales, du nexus, de l'imposition des services et du lieu de vente. La Californie taxe généralement les ventes au détail de biens meubles corporels et seulement certains frais de service ou de main-d'œuvre, tandis que le Texas définit 16 grandes catégories de services imposables.
Un outil de facturation gratuit suffit pour une facture d'architecture unique lorsque les honoraires sont simples, que le descriptif du travail est déjà rédigé et que le cabinet a seulement besoin d'un PDF propre ou d'une demande de paiement prête à envoyer par e-mail. Il fonctionne aussi pour une facture ponctuelle de dépenses remboursables, tant que le cabinet conserve ailleurs la mission sous-jacente, les reçus et les dossiers.
Un flux de travail géré devient nécessaire lorsque la facture dépend du temps facturable approuvé, des tâches non facturables, des taux de projet ou des rapports phase par phase. Everhour prend en charge le statut de facturation du projet, les contrôles non facturables au niveau des tâches, les taux de tâche personnalisés, les exceptions de taux par membre et les rapports administrateur pour le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût. Cette structure garde les revues de conception, la coordination et la facturation client liées au même enregistrement de projet.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Les cabinets d'architecture utilisent couramment la facturation selon un pourcentage du coût de construction, au forfait ou au temps. La facturation en pourcentage lie les honoraires à la base de coût de construction convenue. La facturation forfaitaire donne au client des honoraires professionnels fixes pour un périmètre défini. La facturation au temps utilise des taux horaires, souvent avec un plafond pour des travaux tels que les études de faisabilité.
Une facture mensuelle fonctionne bien pour les travaux continus de conception, de coordination et de conseil. La facturation par phase fonctionne bien lorsque la mission définit le paiement autour de jalons, comme la faisabilité, la conception conceptuelle, la conception technique, la construction et la remise. La facture doit suivre la mission écrite, puis indiquer la période ou la phase afin que le client puisse la faire correspondre au calendrier d'honoraires convenu.
Les paiements de demandes réglementaires, les déplacements et l'impression sont des exemples courants de coûts listés hors des honoraires professionnels de l'architecte. La facture doit séparer ces coûts des services de conception et inclure une description suffisante pour l'examen. L'argent du client détenu pour le compte du client nécessite une gestion séparée selon les règles RIBA Chartered Practice, notamment un compte client désigné portant intérêt.
Une facture d'architecture aux États-Unis n'utilise pas de régime national de facturation avec TVA ou GST. Les règles d'État et locales de sales and use tax déterminent si une taxe s'applique, selon le nexus, le service ou produit vendu et le lieu de vente. Un vendeur qui réalise des ventes imposables peut avoir besoin d'un enregistrement de sales tax au niveau de l'État, comme un seller's permit lorsque requis.
Une ligne vague comme « services d'architecture » ralentit l'approbation parce que le client ne peut pas faire correspondre le montant à la mission. Utilisez le nom du projet, la période de facturation, la phase, la base des honoraires, le descriptif du travail, les dépenses remboursables et les conditions de paiement. Pour le travail horaire, incluez la structure de taux approuvée et conservez les relevés de temps qui soutiennent le montant facturé.
Everhour permet aux administrateurs de définir le statut de facturation du projet, de marquer des tâches spécifiques comme non facturables, d'appliquer des taux de tâche personnalisés et de créer des exceptions de taux par membre. Les rapports administrateur peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût, donnant aux cabinets d'architecture une base plus propre pour la facturation client.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable non facturé et les dépenses en factures client. Les cabinets peuvent regrouper les lignes par projet, tâche, personne, date ou autres ventilations disponibles, puis exporter les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks comme brouillons.
Suivez les heures d'architecture approuvées par client, projet et tâche, puis transférez le travail facturable vers la facturation avec les contrôles de temps facturable et non facturable d'Everhour.
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