Everhour transforme le travail facturable suivi en factures client tout en séparant les taux, les dépenses et les tâches non facturables.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Mesure
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Une facture basée sur le temps commence avant la date de facture. Vous devez avoir le client, le projet, la période de travail approuvée, les tâches facturables, les taux, les dépenses, les conditions de paiement et les informations de paiement prêts avant l'envoi. La facture finalisée doit indiquer qui facture, qui est facturé, le numéro de facture, la date d'émission, la date d'échéance, les lignes, le sous-total, la ligne de taxe le cas échéant, le total dû et les instructions de paiement.
Pour les factures ordinaires du secteur privé aux États-Unis, aucun formulaire de facture fédéral unique ne régit la mise en page. Les factures restent importantes, car elles soutiennent les dossiers commerciaux et indiquent les montants et les sources des recettes brutes. Un flux propre de conversion du temps en facture garde la facture distincte d'un reçu, d'une estimation ou d'un devis. La facture demande le paiement, un reçu prouve le paiement reçu, et une estimation ou un devis donne un prix avant le travail.
Les lignes de facture basées sur le temps doivent correspondre à la manière dont le client examine le travail. Une facture de conseil mensuelle peut regrouper les entrées par projet, tâche, personne ou date. Une ligne peut indiquer `Migration du site web, 12,5 heures x 125 $ = 1 562,50 $`, suivie des dépenses remboursables si l'accord les autorise. Des descriptions claires réduisent les questions d'approbation et gardent la facture liée au travail réellement effectué.
Le traitement fiscal exige le même soin que les lignes de travail. Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture avec TVA ou GST, et il n'existe pas de taux national unique de taxe sur les ventes. Les règles de taxe sur les ventes et l'usage au niveau des États et des collectivités locales dépendent du nexus, du produit ou service et du lieu de vente. L'imposition des services varie aussi selon l'État et le type de service, donc une ligne de taxe uniforme copiée pour chaque client crée un risque évitable.
Le point de défaillance courant est l'écart entre le temps enregistré et le temps facturable. Les entrées non approuvées, les noms de tâches vagues, les taux manquants et le mélange de travail facturable et non facturable obligent quelqu'un à reconstruire la facture à partir de messages ou de feuilles de calcul. Ce délai rend aussi plus difficile l'explication du total lorsqu'un client demande un détail.
Un flux de conversion du temps en facture nécessite une date limite claire. Approuvez la période, confirmez les taux, séparez les dépenses facturables des coûts internes et marquez le travail facturé afin qu'il n'apparaisse pas sur une facture ultérieure. Les factures de contrats fédéraux ont des règles plus strictes au titre de FAR 32.905, notamment les informations du contractant, la date et le numéro de facture, les références du contrat, les lignes, les conditions de paiement, les coordonnées de paiement et les données TIN ou EFT requises lorsque les procédures de l'agence les exigent.
Un outil de facture ponctuelle fonctionne lorsque vous avez un petit nombre d'entrées, des taux fixes et un client qui n'a besoin que d'un PDF. Il suffit aussi pour une facture rapide basée sur un travail déjà résumé ailleurs. L'outil doit tout de même produire un document avec les coordonnées complètes du vendeur et de l'acheteur, une numérotation séquentielle, des lignes claires, des conditions de paiement et une ligne de taxe conforme à la règle applicable de l'État ou de la collectivité locale.
Un flux géré devient plus adapté lorsque le temps facturable suivi et les dépenses de projet alimentent les factures chaque semaine ou chaque mois. Everhour Billing & Invoicing sélectionne le temps et les dépenses non facturés, calcule les montants à partir des taux, exclut le travail non facturable, prend en charge les paramètres par défaut des clients et marque le temps facturé afin qu'il ne soit pas facturé deux fois. Les factures peuvent aussi être exportées vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks sous forme de brouillons.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Les lignes de facture doivent inclure le temps facturable approuvé pour la période de facturation convenue, regroupé dans le format attendu par le client. Le temps d'administration interne, les appels commerciaux, la formation et les tâches de projet non facturables doivent rester hors du total facturable, sauf si le contrat indique le contraire. Les dépenses doivent figurer sur la facture uniquement lorsque l'accord client autorise le remboursement.
Une facture aux États-Unis n'a pas besoin d'un numéro de TVA ou de GST, car les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture avec TVA ou GST. Les vendeurs qui réalisent des ventes taxables peuvent avoir besoin d'un enregistrement de taxe sur les ventes au niveau de l'État, comme un permis de vendeur ou un compte de taxe sur les ventes, selon l'État, le produit ou service et l'activité du vendeur.
Une facture de service doit utiliser le taux indiqué dans le contrat, l'énoncé des travaux, le bon de commande ou le devis approuvé. La facture doit aussi refléter l'unité de facturation convenue, comme une tarification horaire, journalière, forfaitaire ou basée sur les tâches. Le travail à taux mixtes nécessite des lignes séparées ou un regroupement qui montre clairement chaque taux.
Une facture peut inclure à la fois du temps et des dépenses facturables lorsque l'accord client autorise le remboursement des dépenses. Gardez la main-d'œuvre et les dépenses sur des lignes séparées, incluez des descriptions et joignez les reçus lorsque le client exige des justificatifs. Les coûts internes qui ne sont pas remboursables doivent rester dans les rapports de projet au lieu du total de la facture.
La double facturation se produit lorsque du temps déjà facturé reste disponible pour le cycle de facturation suivant. Un flux fiable marque les entrées facturées comme facturées après la création de la facture. Ce statut est important lorsqu'un projet a une facturation mensuelle récurrente, plusieurs approbateurs ou plusieurs personnes qui ajoutent du temps au même compte client.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable et les dépenses non facturés en factures client, calcule les montants à partir des taux de projet ou de membre et exclut les tâches non facturables. Les paramètres client peuvent contenir les contacts, les taxes, les remises et les conditions de paiement, tandis que les factures terminées peuvent être exportées vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks sous forme de brouillons.
Les rapports Everhour peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable, le coût, le statut de facture, les métriques budgétaires et les détails de projet dans des rapports configurables. Les équipes peuvent regrouper et filtrer les données, puis exporter les rapports en CSV, Excel/XLSX ou PDF pour révision, justificatif client ou dossiers de facturation.
Créez des factures à partir du temps facturable suivi, des taux, des dépenses et des conditions client. Everhour relie le flux de facturation aux exports de factures et à la synchronisation des statuts pour une facturation client plus propre.
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