Le travail créatif passe par les tâches à faire de Basecamp. Everhour garde les heures approuvées, les tarifs et les dossiers de facturation prêts pour la facturation client.
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Les agences qui gèrent le travail client dans Basecamp doivent transformer les tâches à faire en sommes dues. Designers, producteurs, stratèges et développeurs travaillent sur les tâches de projet, tandis que l'équipe de facturation a besoin d'un dossier qui sépare le travail facturable au client de la coordination interne, de la gestion de compte, des reprises et du périmètre exclu.
Un dossier de facturation utile relie chaque saisie au projet client, à la tâche à faire Basecamp, à la personne qui a effectué le travail, à la date, au temps saisi et à une note simple lorsque le contexte est nécessaire. L'objectif est une trace destinée au client qui étaye le total de la facture sans obliger l'équipe de facturation à reconstituer la semaine à partir des messages, des réunions et de la mémoire.
La facturation créative commence généralement au niveau du projet. Un projet peut être facturé à l'heure, à prix fixe ou être non facturable, et ce choix détermine si le temps devient du chiffre d'affaires, une preuve budgétaire ou un coût interne. Un projet facturable peut tout de même inclure des tâches exclues, comme l'assurance qualité interne, le nettoyage des estimations ou le planning stratégique, lorsque ces tâches à faire doivent rester visibles sans augmenter la facture.
Les tarifs nécessitent la même discipline. Un tarif de projet convient à un travail uniforme, des tarifs par membre conviennent à des niveaux d'ancienneté mixtes, et des tarifs dérogatoires au niveau des tâches conviennent à un travail spécialisé tarifé différemment du reste du projet. Un retoucheur, un directeur créatif et un artiste de production peuvent tous travailler à partir du même projet Basecamp, tandis que le dossier de facturation conserve la logique tarifaire utilisée pour le total client.
Les factures d'agence deviennent plus difficiles à défendre lorsque le travail non facturable disparaît. Gardez le travail exclu dans le dossier avec le bon statut, car il explique la marge, la pression sur le périmètre et la charge de travail de l'équipe. La facture client ne doit facturer que le temps facturable, mais le contrôle interne a toujours besoin du temps non facturable à côté du temps facturable pour montrer le coût réel de la prestation.
Les difficultés courantes commencent lorsque les équipes utilisent une tâche à faire fourre-tout pour plusieurs types de travail. Séparez la production facturable, la revue interne, les cycles de révision et la coordination de compte en tâches à faire distinctes ou en catégories de tâches claires avant que le temps soit saisi. Cette structure donne au responsable de la facturation un contrôle plus propre et réduit les litiges sur la question de savoir si une saisie vague doit figurer sur la facture client.
Un décompte de facturation ponctuel fonctionne pour un petit projet avec quelques personnes, un seul tarif et une fenêtre de livraison courte. Il devient insuffisant lorsque plusieurs rôles contribuent, que les révisions couvrent plusieurs périodes de facturation, que le travail non facturable doit rester visible ou qu'un client demande des justificatifs par tâche, personne, date ou phase de projet.
Everhour prend en charge ce flux de travail encadré en collectant les heures hebdomadaires de projet et de travail, en permettant aux utilisateurs de soumettre le temps pour approbation et en donnant aux administrateurs des contrôles pour approuver, rejeter, approuver partiellement et verrouiller avant la facturation. Le temps Basecamp approuvé et tarifé peut ensuite avancer vers la facturation sans ressaisir les mêmes heures dans une feuille de calcul séparée.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Commencez par le projet client. Définissez la méthode de facturation du projet comme horaire, à prix fixe ou non facturable, puis marquez certaines tâches à faire comme non facturables lorsque le travail exclu doit rester visible. Chaque saisie de temps doit tout de même comporter la tâche à faire Basecamp, la personne, la date, les heures et la note nécessaires au contrôle.
Les réunions de suivi internes, le travail de proposition, le nettoyage des estimations, l'intégration du personnel et les corrections côté agence restent souvent non facturables, sauf si le contrat les inclut. Le travail de révision suit l'accord de périmètre. Les révisions demandées par le client et approuvées peuvent être facturables, tandis que la correction d'erreurs de l'agence relève généralement du coût de livraison non facturable.
Utilisez les tarifs par membre lorsque le client paie des prix horaires différents selon les rôles ou les personnes. Un directeur créatif, un designer et un développeur peuvent contribuer au même projet Basecamp tandis que le dossier de facturation tarife correctement chaque personne. Utilisez un tarif de projet uniquement lorsque l'accord client facture un seul tarif moyen pour toutes les heures.
Un dossier défendable montre le projet, la tâche à faire, la date, la personne, le temps, la base tarifaire et suffisamment de notes pour expliquer le travail effectué. La saisie doit correspondre à un travail que le client reconnaît. Des libellés vagues comme « mises à jour » ou « admin » créent des frictions lors du contrôle, surtout lorsque plusieurs cycles de modifications créatives partagent une même période de facturation.
La facture doit utiliser le temps facturable contrôlé, pas chaque heure saisie. Le travail interne, les tâches exclues, les corrections et le temps non facturable des membres peuvent rester dans le dossier de l'agence tout en restant hors de la facture client. Contrôlez la répartition facturable avant la création de la facture afin que le client ne voie que le travail facturable.
Everhour Timesheets collecte les heures hebdomadaires de projet et de travail par personne, puis permet aux utilisateurs de soumettre le temps au contrôle du manager. Les administrateurs peuvent approuver, rejeter, approuver partiellement et verrouiller le temps soumis ou approuvé, ce qui donne au responsable de la facturation un dossier contrôlé avant la préparation de la facture.
Everhour Billing & Invoicing utilise le temps facturable suivi, les tarifs de projet ou par membre, les dépenses facturables et les exclusions non facturables pour calculer les montants de facture. Les lignes de facture peuvent être regroupées par projet, tâche, personne, date ou autre ventilation disponible avant l'export vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Suivez le temps des projets Basecamp, contrôlez les feuilles de temps soumises, verrouillez les saisies approuvées et transférez le travail facturable tarifé vers la facturation client avec Everhour.
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