Everhour relie les tâches à faire Basecamp aux heures planifiées et aux Timesheets approuvées, afin que les décisions de capacité utilisent les relevés de travail actuels.
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Utilisez ce processus lorsque des projets Basecamp ont des tâches à faire concurrentes et que vous devez décider qui peut prendre une autre affectation cette semaine. Commencez par la capacité hebdomadaire de chaque personne, puis comparez l'effort attribué entre les projets, listes et tâches à faire Basecamp. Le résultat utile est une vue de la charge de travail qui montre la capacité restante, les personnes au-dessus de leur capacité et le travail qui doit être réattribué avant que les échéances ne se soldent par des engagements non tenus.
Basecamp contient le contexte de travail : projet, liste de tâches à faire, tâche à faire, personne assignée, notes, sous-tâches, date d'échéance et statut d'achèvement. Everhour ajoute la couche de charge de travail : les projets, listes et tâches à faire Basecamp se synchronisent dans les rapports, et la planification des ressources attribue des heures aux projets et aux personnes. L'extension de navigateur place les contrôles de suivi dans Basecamp, ce qui maintient les décisions d'affectation liées au travail que les personnes suivent déjà.
Commencez par les personnes. Définissez une capacité hebdomadaire pour chaque membre de l'équipe, puis attribuez des heures planifiées au projet ou à la tâche à faire Basecamp qui nécessite du travail. Une capacité de 30 heures et 34 heures d'affectations planifiées signalent une surcharge même si les dates d'échéance semblent espacées. Une capacité de 30 heures et 22 heures planifiées signalent de la marge uniquement si les 8 heures restantes n'ont aucun autre engagement.
Regroupez la vue par membre lorsque vous devez prendre une décision de recrutement, de réaffectation ou de planification. Regroupez-la par projet lorsque vous devez voir quel client ou quelle initiative interne consomme la semaine. Les noms Basecamp, les noms de listes, les noms de tâches à faire, les ID de tâches et le statut des tâches donnent au plan suffisamment de contexte pour rattacher chaque heure planifiée à l'élément de travail réel.
Traitez le dépassement de capacité comme un signal de planification. Le récapitulatif hebdomadaire doit signaler toute personne dont les heures planifiées dépassent la capacité hebdomadaire, puis imposer une décision concrète : ajuster le périmètre, diviser la tâche à faire, modifier les dates ou affecter le travail à quelqu'un qui a des heures disponibles. La décision la plus nette utilise l'effort planifié total, car une tâche à faire complexe peut peser davantage que cinq petites corrections dans le même projet Basecamp.
La capacité doit aussi inclure les absences. Les congés, arrêts maladie et jours fériés doivent figurer sur le calendrier des ressources avant l'attribution de nouveaux travaux. Une personne avec une capacité hebdomadaire de 40 heures et 8 heures de congé planifié dispose de 32 heures disponibles pour le travail de projet planifié cette semaine-là. Omettez cet ajustement, et le plan transforme une affectation normale en surcharge évitable.
Un instantané ponctuel de la charge de travail fonctionne lorsqu'un responsable équilibre un petit ensemble de tâches à faire pour les prochains jours. Saisissez les personnes, la capacité hebdomadaire, les heures planifiées et les dates d'échéance, puis utilisez le résultat pour déplacer les affectations avant le début de la semaine. L'instantané perd de sa valeur lorsque plusieurs projets changent chaque jour ou lorsque le travail facturable nécessite une piste d'approbation.
Everhour transforme cet instantané en processus de travail encadré en comparant les affectations planifiées au temps suivi projet par projet. Les membres de l'équipe suivent le temps depuis Basecamp via l'extension de navigateur, soumettent les heures hebdomadaires de projet ou de travail, et les responsables approuvent, rejettent, approuvent partiellement ou verrouillent les Timesheets avant la facturation ou le contrôle de la paie. Cela donne aux responsables des relevés hebdomadaires du temps contrôlés en plus de la charge de travail planifiée.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Utilisez les heures de travail disponibles de chaque personne pour la semaine comme plafond pour le travail de projet planifié. Soustrayez les congés planifiés avant d'attribuer des heures de projet. Comparez ensuite les heures planifiées sur tous les projets, listes et tâches à faire Basecamp actifs assignés à cette personne. Une semaine de 40 heures avec 8 heures de congé laisse 32 heures disponibles, donc 36 heures planifiées dépassent la capacité.
Utilisez les tâches à faire comme unité de planification lorsqu'une personne doit y consacrer un effort mesurable. Conservez le projet, la liste, la tâche à faire, la personne assignée, la date d'échéance et le statut d'achèvement avec le relevé, car ces champs montrent d'où viennent les heures planifiées. Les notes de projet peuvent expliquer le travail. Elles ne remplacent pas une affectation claire de tâche à faire avec un effort planifié.
Comparez le total des heures planifiées à la capacité hebdomadaire ajustée de cette personne après les congés. Examinez ensuite la combinaison de projets derrière le total. Cinq petites affectations peuvent tenir à côté du travail de support, tandis qu'une importante passation client peut consommer la semaine. Déplacez le travail avant le début de la semaine, car le temps suivi confirme le plan après le début du travail.
Compter les tâches à faire assignées crée une fausse vue de la charge de travail lorsque l'effort planifié manque. Un designer avec trois éléments de 6 heures a 18 heures planifiées. Un ingénieur avec un élément de 22 heures porte une charge plus élevée même si le nombre de tâches est inférieur. Utilisez les heures planifiées par personne, puis contrôlez le statut des tâches et les dates d'échéance afin que le plan corresponde au travail.
Utilisez le temps effectivement suivi comme retour de planification. Un écart répété entre les heures planifiées et les heures réelles signifie que les futures affectations nécessitent des estimations différentes, moins de projets simultanés ou plus de capacité. Un pic ponctuel n'a sa place dans les notes de projet que si la cause explique l'écart, comme une extension du périmètre ou une passation bloquée. Le prochain plan hebdomadaire doit refléter ces éléments.
Everhour Timesheets collecte les heures hebdomadaires de projet et les heures de travail par personne, afin que les responsables puissent contrôler le temps soumis avant que les heures n'alimentent la facturation ou le contrôle de la paie. Les responsables peuvent approuver, rejeter, approuver partiellement et verrouiller les entrées, ce qui protège le temps contrôlé des modifications courantes.
Everhour Resource Planning affiche la capacité hebdomadaire et les affectations sur une chronologie visuelle avec des vues par membre et par projet. Les responsables peuvent définir une capacité à temps plein, à temps partiel ou personnalisée, puis voir les personnes suraffectées, les futurs écarts de disponibilité et les congés avant d'attribuer davantage de travail Basecamp.
Suivez le travail Basecamp dans Everhour, soumettez les heures hebdomadaires de projet et de travail, et approuvez, rejetez, approuvez partiellement ou verrouillez les Timesheets avant la facturation ou le contrôle de la paie.
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