Everhour intègre le suivi du temps dans les outils de projet, tandis que les plannings d'équipes dans Word nécessitent des totaux d'heures clairs avant la révision de la paie.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
|---|
Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Un planning d'équipes dans Word commence généralement comme un tableau de planification, et non comme un registre de paie. Le calcul répond à trois questions pratiques : combien d'heures payées contient chaque poste planifié, combien d'heures payées relèvent de la semaine de travail fixe, et si un employé non exempt couvert dépasse le seuil fédéral des heures supplémentaires après 40 heures dans cette semaine de travail.
Le planning doit séparer les dates, les heures de début, les heures de fin, les pauses non payées, les pauses payées et les notes pour les exceptions de politique. Les saisies de feuilles de temps aux États-Unis utilisent couramment des dates mois/jour/année et des heures au format 12 heures AM/PM, chaque entrée a donc besoin d'un marqueur AM ou PM clair. Un marqueur manquant peut transformer un poste de 8 heures en une plage de nuit incorrecte.
Utilisez une ligne par poste et gardez chaque donnée de calcul dans sa propre colonne. Un tableau Word pratique comprend l'employé, la date, l'heure de début, l'heure de fin, le repas non payé, les heures payées, la semaine de travail, les heures régulières, les heures supplémentaires et les notes. Les heures payées doivent venir de la plage horaire moins les périodes de repas non payées, et non de l'intitulé du poste planifié.
La loi fédérale n'exige pas de pauses déjeuner ou café pour les employés adultes. Lorsqu'un employeur accorde de courtes pauses, généralement d'environ 5 à 20 minutes, la loi fédérale les traite comme des heures travaillées payées qui comptent dans les heures supplémentaires hebdomadaires. Une véritable période de repas n'est généralement non payée que lorsque l'employé est complètement libéré de ses fonctions.
Additionnez les totaux de postes payés dans la même semaine de travail fixe avant de calculer les heures supplémentaires. Par exemple, un employé non exempt couvert a des lignes de planning Word de 6, 8, 9, 7 et 12 heures payées dans une semaine de travail fixe à 28,30 $ de l'heure. Le total hebdomadaire est de 42 heures payées.
La paie régulière couvre 40 heures, soit 1 132,00 $. Les heures supplémentaires couvrent 2 heures à au moins une fois et demie le taux régulier, le taux d'heures supplémentaires est donc de 42,45 $ et la paie des heures supplémentaires est de 84,90 $. La paie brute totale est de 1 216,90 $ avant impôts, retenues, majorations propres à l'État ou ajouts fondés sur la politique.
Un planning Word suffit pour un plan rapide de dotation, une rotation hebdomadaire imprimable ou une estimation ponctuelle avant que les postes soient travaillés. Il cesse de suffire lorsque les employés pointent en avance, restent plus tard, manquent une période de repas, échangent des postes ou effectuent un travail non planifié avant ou après le planning publié.
Everhour s'intègre au workflow géré dès que le planning nécessite un suivi en direct dans les outils de projet pris en charge, des métadonnées de tâches synchronisées, la révision des feuilles de temps, des budgets et un transfert vers la comptabilité. Le registre durable doit montrer ce qui était planifié, ce qui a réellement été travaillé, qui l'a approuvé et quels totaux ont été transmis pour la facturation ou la révision de la paie.
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Un tableau Word peut afficher les données et les totaux finaux, mais il ne calcule pas comme une feuille de calcul, sauf si vous ajoutez des formules manuelles ou mettez soigneusement à jour les champs. Pour la révision de la paie, traitez Word comme un format de planning structuré. Vérifiez les heures payées, les pauses non payées, les totaux hebdomadaires et les heures supplémentaires en dehors du document avant d'utiliser les chiffres.
Utilisez des colonnes séparées pour la date, l'heure de début, l'heure de fin, le temps de repas non payé, les notes de pause payée, les heures payées, la semaine de travail et le statut d'approbation. Combiner l'heure de début et l'heure de fin dans une seule cellule rend les calculs plus difficiles à auditer. Combiner le temps de pause payé et non payé crée le chemin le plus rapide vers des heures surestimées ou sous-estimées.
Un planning publié n'équivaut pas aux heures travaillées lorsque le travail réel diffère du plan. Les heures travaillées incluent le temps de service requis et le travail supplémentaire que l'employeur autorise ou permet, y compris le travail non planifié effectué avant ou après un poste. La révision de la paie doit comparer les heures planifiées avec les pointages réels ou les registres de feuilles de temps.
Les heures supplémentaires des employés non exempts couverts par la FLSA utilisent une semaine de travail fixe de 168 heures, composée de sept périodes consécutives de 24 heures. Les heures ne peuvent pas être moyennées sur plusieurs semaines de travail pour les heures supplémentaires. Un planning Word couvrant deux semaines nécessite tout de même des totaux hebdomadaires séparés avant le calcul des heures supplémentaires.
La FLSA n'exige pas de paie supplémentaire pour les samedis, dimanches, jours fériés ou jours de repos réguliers, sauf si des heures supplémentaires hebdomadaires sont travaillées. Un contrat, une politique de l'employeur, une convention collective ou la loi d'un État peut ajouter une majoration. Gardez les colonnes de majoration de week-end ou de jour férié séparées du calcul fédéral des heures supplémentaires hebdomadaires.
Everhour intègre des contrôles de suivi dans les outils pris en charge comme Asana, ClickUp, GitHub, Jira, Monday, Notion, Trello et Basecamp. Les équipes peuvent suivre le temps là où le travail existe déjà, tandis que les métadonnées de projet et de tâche synchronisées alimentent les feuilles de temps, les budgets et les workflows de révision connectés à la comptabilité.
Everhour Timesheets permet aux utilisateurs de soumettre des heures de projet hebdomadaires ou des heures de travail à réviser. Les managers peuvent approuver, rejeter ou approuver partiellement le temps soumis, et le temps approuvé reste verrouillé pour les membres réguliers, ce qui donne aux réviseurs de paie ou de facturation un registre plus clair qu'un planning Word modifiable.
Suivez le travail dans les outils de projet connectés, révisez les feuilles de temps soumises et gardez les heures approuvées prêtes pour la facturation ou le transfert vers la paie avec les intégrations Everhour.
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