Excel peut calculer les totaux hebdomadaires d'heures supplémentaires à partir de lignes de données horaires, tandis qu'Everhour prend en charge le workflow d'approbation autour de ces heures.
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Total des heures, supplémentaires comprises
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Une feuille de suivi des heures supplémentaires dans Excel répond à une question pratique de paie : combien d'heures normales, d'heures supplémentaires et de salaires bruts appartiennent à une semaine de travail fixe. Pour la base fédérale des États-Unis, le calcul s'applique aux employés couverts non exemptés. En vertu du FLSA, ces employés doivent recevoir au moins 1,5 fois leur taux normal pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail fixe de 168 heures.
Excel convient à cette tâche lorsque les données sources sont déjà en lignes : employé, date, heure de début, heure de fin, temps de pause, taux normal et semaine de travail. Une structure de feuille courante utilise `(end time - start time) * 24` pour convertir les valeurs horaires d'Excel en heures décimales, puis regroupe ces lignes en un total hebdomadaire avant de séparer les heures normales et les heures supplémentaires.
Excel stocke les heures comme des fractions d'une journée ; une cellule affichant 8:00 n'est donc pas automatiquement le nombre 8 pour les calculs de paie. Convertissez le temps écoulé en heures décimales avant d'appliquer la logique des heures supplémentaires. Si un poste traverse minuit, utilisez une structure de formule qui tient compte du jour suivant au lieu de soustraire une heure d'horloge ultérieure à une heure antérieure.
Les totaux hebdomadaires supérieurs à 24 heures nécessitent un format de durée entre crochets tel que `[h]:mm` ; sinon, Excel peut afficher le total comme une heure d'horloge et masquer le nombre réel d'heures. Pour répartir les heures supplémentaires, la structure de la feuille est généralement `MIN(weekly hours, 40)` pour les heures normales et `MAX(weekly hours - 40, 0)` pour les heures supplémentaires, les règles des États ou les contrats étant gérés séparément lorsqu'ils sont plus protecteurs.
Pour un exemple simple basé sur la référence fédérale, supposons qu'un employé couvert non exempté travaille 44 heures dans une semaine de travail FLSA fixe à un taux horaire normal de 30,80 $. La paie normale correspond à 40 heures multipliées par 30,80 $, soit 1 232,00 $. Les heures supplémentaires sont de 4 heures. Le taux des heures supplémentaires est de 30,80 $ multiplié par 1,5, soit 46,20 $ par heure.
La paie des heures supplémentaires correspond à 4 heures multipliées par 46,20 $, soit 184,80 $. Le salaire brut total pour la semaine de travail est de 1 232,00 $ plus 184,80 $, soit 1 416,80 $. Ne faites pas la moyenne de deux semaines de travail dans Excel pour réduire les heures supplémentaires ; chaque semaine de travail FLSA est indépendante. Les lignes de week-end ou de jour férié ne créent pas d'heures supplémentaires fédérales à elles seules, sauf si les heures dépassent 40 ou si une autre loi, politique, contrat ou accord s'applique.
Un calcul Excel ponctuel suffit lorsque vous vérifiez un employé, une semaine de travail et un taux horaire normal. Il fonctionne aussi pour de petites revues de facturation lorsque la feuille n'a besoin que de totaux, et non d'une trace d'approbation formelle. Excel peut ouvrir ou importer des données CSV et peut enregistrer la feuille terminée au format CSV ou TXT lorsque le logiciel de paie ou de comptabilité a besoin d'un fichier simple.
Un workflow géré est plus adapté lorsque plusieurs personnes soumettent du temps, que les responsables approuvent ou corrigent les entrées, et que les périodes terminées doivent rester verrouillées. Everhour Team Management prend en charge le workflow d'approbation, la correction du temps par les administrateurs, les règles de verrouillage, la capacité hebdomadaire, les rôles, les affectations de projet et les limites de suivi personnel, de sorte que le nombre d'heures supplémentaires provient d'enregistrements de temps contrôlés plutôt que de lignes de feuille de calcul modifiables.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Utilisez d'abord le total hebdomadaire, puis répartissez-le en catégories d'heures normales et d'heures supplémentaires. Pour la base fédérale des États-Unis, les employés couverts non exemptés reçoivent une paie normale jusqu'à 40 heures dans la semaine de travail fixe et au moins 1,5 fois le taux normal pour les heures travaillées au-delà de 40. Dans Excel, cela signifie généralement un calcul des heures normales plafonné à 40 et un calcul des heures supplémentaires qui ne descend jamais sous zéro.
Les valeurs de temps Excel sont stockées comme des fractions d'une journée de 24 heures. Si un total hebdomadaire est formaté comme une heure d'horloge, 42 heures peuvent s'afficher comme une valeur de type horloge plus faible au lieu de la durée complète. Utilisez un format d'heure entre crochets tel que `[h]:mm` pour les totaux supérieurs à 24 heures, et convertissez le temps de poste écoulé en heures décimales avant de multiplier par les taux de paie.
Un export utile inclut l'employé, la date, le projet ou la tâche, le temps travaillé, le statut facturable, les champs de taux ou de coût, et le regroupement par semaine de travail. Les exports de rapports Everhour peuvent utiliser les formats CSV, Excel ou PDF, et les rapports personnalisés incluent plus de 45 colonnes, notamment l'employé, le projet, la tâche, la date, les métriques de temps, Billable Time, Billable Amount et les champs liés aux factures.
Oui, si le classeur garde séparées les colonnes de coût de paie et de facturation client. Les heures supplémentaires de paie utilisent le taux normal du travailleur et la règle d'heures supplémentaires applicable. Les totaux de facturation dépendent du taux facturé au client. Everhour définit Billable Amount comme Billable Time multiplié par un taux utilisateur ; les champs de facturation exportés ne doivent donc pas être traités comme des calculs de salaire sans revue.
La plus grande erreur consiste à regrouper les heures par période de paie au lieu de les regrouper par semaine de travail fixe. Selon la base fédérale FLSA, chaque semaine de travail est une période fixe et régulièrement récurrente de 168 heures, et les semaines de travail ne peuvent pas être moyennées ensemble pour éviter les heures supplémentaires des employés couverts non exemptés. Une feuille de deux semaines nécessite toujours des calculs d'heures supplémentaires hebdomadaires séparés.
Everhour Team Management donne aux administrateurs un workflow d'approbation, des règles de verrouillage, la correction du temps par les administrateurs, des limites de suivi personnel, la capacité hebdomadaire, les rôles, les affectations de projet et les groupes d'équipe. Cela maintient le temps soumis sous contrôle avant que les rapports ne soient exportés vers Excel pour l'analyse des heures supplémentaires, la revue de la paie ou les fichiers d'archive.
Utilisez Everhour Team Management pour approuver, corriger, verrouiller et organiser les enregistrements de temps avant la revue dans une feuille de calcul, afin qu'Excel reçoive des heures hebdomadaires plus propres pour les calculs d'heures supplémentaires.
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