Los asistentes virtuales reparten el tiempo entre clientes y tareas. Everhour mantiene el trabajo remoto vinculado a presupuestos y facturación.
Introduzca la hora de entrada y de salida de cada día. Las horas extra y el salario bruto se calculan automáticamente.
| Día | Hora de entrada | Inicio del descanso | Fin del descanso | Descanso | Hora de salida | Total |
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La calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
Establezca un presupuesto, asigne tarifas y reciba alertas antes de pasarse.
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Controle su presupuesto por tiempo o por costes
Todos los informes que necesita — configurados a su manera, siempre actualizados.
Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Use esta página para organizar las horas remotas de VA en registros que un cliente pueda entender. Un registro de tiempo útil separa la limpieza de la bandeja de entrada, la programación de calendario, la planificación de viajes, las actualizaciones de CRM, el apoyo contable, la investigación, los documentos y la coordinación de proyectos en lugar de agrupar el día bajo una etiqueta administrativa vaga.
Esa estructura importa porque los asistentes virtuales a menudo trabajan para varios clientes en la misma semana. Un cliente puede pagar por hora por apoyo continuo, mientras que otro usa hitos fijos para trabajo definido. Los registros limpios muestran dónde se fue el tiempo, respaldan las actualizaciones de progreso y reducen las preguntas sobre facturas.
Una entrada completa de tiempo de VA nombra el cliente, el tipo de tarea, el proyecto o flujo de trabajo, la fecha, el tiempo dedicado, el estado de facturación y notas breves. Una línea como "Acme Co., limpieza de CRM, registros de leads, 1,5 horas, facturable, contactos duplicados actualizados" da al cliente suficiente contexto sin exponer detalles innecesarios.
El contexto de la herramienta también pertenece al registro cuando afecta al trabajo. Google Workspace, QuickBooks, Asana, sistemas CRM, calendarios, VoIP, hojas de cálculo y herramientas de procesamiento de textos suelen aparecer en los alcances de VA. Registrar tiempo contra esas áreas de trabajo ayuda a separar la administración general del apoyo especializado, como asistencia contable, atención al cliente o gestión de CRM.
El trabajo de VA por horas necesita detalle constante porque el registro de tiempo se convierte en la base de la factura. Upwork enumera los costes de contratación de asistentes virtuales freelance como generalmente entre 10 $ y 20 $ por hora, con tarifas que varían según el tipo de proyecto, la experiencia, la ubicación y las herramientas requeridas.
El alcance mensual también cambia el patrón de seguimiento. El trabajo administrativo básico, como gestión de correo electrónico, programación de calendarios y entrada de datos, suele presupuestarse en 20 a 60 horas al mes. El apoyo especializado, como atención al cliente, gestión de CRM y asistencia contable, suele definirse en 40 a 80 horas al mes. Una iguala debe mostrar el consumo por cliente y categoría de tarea, no solo un total al final del mes.
Un registro de facturas de un VA freelance y un registro de tiempo de un empleado tienen propósitos diferentes. Para los empleados cubiertos por las disposiciones de salario mínimo u horas extra de la FLSA, los registros del empleador deben incluir las horas trabajadas cada día laboral y el total de horas trabajadas cada semana laboral. La FLSA permite cualquier método de control horario completo y preciso.
Las horas extra federales para empleados cubiertos no exentos se aplican después de más de 40 horas en una semana laboral fija de 168 horas a no menos de 1,5 veces la tarifa regular de pago. El trabajo en sábado, domingo, festivo o día de descanso no crea por sí solo una prima federal por horas extra a menos que se active la regla de horas extra semanales o se aplique otra ley, política o acuerdo.
Un registro de tiempo puntual basta para una tarea breve de VA, una factura pequeña o una actualización rápida para el cliente. Un flujo de trabajo gestionado se vuelve necesario cuando el VA atiende a varios clientes, alcances mensuales recurrentes, igualas, pasos de aprobación o límites presupuestarios que deben revisarse antes de facturar.
Everhour Project Budgeting encaja en ese flujo de trabajo más largo al hacer seguimiento de presupuestos de tiempo y dinero mientras se registra el trabajo. Los periodos presupuestarios recurrentes, los presupuestos a nivel de cliente, las alertas presupuestarias y la protección del presupuesto ayudan a mantener el apoyo de VA alineado con los alcances mensuales antes de preparar la factura.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Un asistente virtual debe registrar la gestión de correos electrónicos y llamadas, el trabajo de calendario, los preparativos de viajes, la investigación, la preparación de documentos, las actualizaciones de CRM, el apoyo contable, la atención al cliente, el apoyo de marketing y la coordinación de proyectos cuando esas tareas forman parte del alcance del cliente. Cada entrada debe nombrar el cliente y la categoría de tarea para que las horas facturadas coincidan con el trabajo que el cliente aprobó.
Tanto el cliente como la tarea deben aparecer en el registro. El seguimiento por cliente muestra quién paga el tiempo, mientras que el seguimiento por tarea explica el trabajo realizado. Un VA que atiende a tres clientes en un día necesita entradas separadas para que el apoyo administrativo, el trabajo de CRM y el apoyo contable no se colapsen en un total poco claro.
El trabajo por hitos de precio fijo sigue beneficiándose del seguimiento interno del tiempo. La factura del cliente puede mostrar el precio del hito, pero el VA necesita registros de tiempo para comparar el esfuerzo con el alcance, fijar precios para trabajos futuros y detectar tareas que superan el entregable acordado. El seguimiento por horas es especialmente útil cuando el trabajo fijo se repite cada mes.
Los registros de tiempo pueden contener información personal, nombres de clientes, hábitos de trabajo y detalles empresariales. Las empresas estadounidenses que manejan información personal deben evitar prácticas desleales o engañosas conforme a la Sección 5 de la FTC Act, y las orientaciones de la FTC dicen que las empresas deben recopilar solo lo que necesitan, protegerlo y eliminarlo de forma segura.
Un cliente puede exigir un formato de seguimiento mediante el acuerdo de servicio, la política del proyecto o las reglas de facturación. El VA debe seguir ese formato cuando define categorías facturables, notas requeridas, plazos de aprobación o respaldo de la factura. El control horario de empleados tiene requisitos legales separados cuando el trabajador está cubierto por normas de salarios y horas.
Everhour Project Budgeting permite a los equipos de VA hacer seguimiento de presupuestos basados en horas o en dinero mientras se registra el tiempo. Los periodos presupuestarios recurrentes y los presupuestos a nivel de cliente ayudan a comparar el apoyo mensual de VA con el alcance acordado, mientras que las alertas por correo electrónico en umbrales establecidos señalan las igualas antes de que se excedan.
Everhour integra el seguimiento del tiempo dentro de herramientas como Asana, ClickUp, Jira, Monday, Notion, Trello, GitHub, Linear y Basecamp. Un VA puede iniciar un temporizador o añadir tiempo manual contra la tarea ya asignada, para que el trabajo del cliente permanezca conectado al registro del proyecto.
Everhour conecta el tiempo de VA con presupuestos de proyecto, igualas recurrentes y límites a nivel de cliente, dando a los equipos de apoyo remoto un control de facturación más claro y menos sorpresas presupuestarias al final del mes.
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