Las agencias de marketing necesitan registros de tiempo a nivel de cliente para campañas y retainers. Everhour conecta las horas registradas con los presupuestos y la facturación.
Introduzca la hora de entrada y de salida de cada día. Las horas extra y el salario bruto se calculan automáticamente.
| Día | Hora de entrada | Inicio del descanso | Fin del descanso | Descanso | Hora de salida | Total |
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La calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
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Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Un rastreador de horas facturables para agencias de marketing le ayuda a registrar el tiempo dedicado a cuentas de cliente, campañas, proyectos y tareas. El resultado útil es más que un total semanal. Los account managers, creativos, media buyers, personal financiero y directivos necesitan los mismos datos de tiempo organizados de una forma que coincida con la relación con el cliente y el trabajo vendido.
Un registro práctico de agencia muestra el cliente, la campaña o proyecto, el tipo de tarea, la persona, la fecha, el tiempo dedicado, el estado de facturación y las notas. Una campaña de paid social puede incluir partidas para estrategia, revisión creativa, configuración de medios, informes y llamadas con el cliente. Esa estructura da a facturación un rastro de factura defendible y ofrece a los managers una visión más clara del alcance.
El seguimiento del tiempo de agencia funciona mejor cuando cada entrada se asigna a la promesa financiera que hay detrás del trabajo. El trabajo de marketing y publicidad suele implicar contratos, presupuestos, planes de medios, estimaciones de costes y entrega creativa, por lo que los registros de tiempo deben apoyar la revisión del presupuesto además de la facturación. Un solo cliente puede tener un retainer, una campaña de alcance fijo y solicitudes ad hoc separadas.
Use distintos niveles de seguimiento para distintas preguntas. El tiempo a nivel de cliente muestra la rentabilidad de la cuenta. El tiempo a nivel de campaña muestra si un lanzamiento consume más esfuerzo del planificado. El tiempo a nivel de tarea muestra si la estrategia, el diseño, la redacción, la compra de medios o los informes están provocando el exceso. Ese detalle convierte las hojas de horas en pruebas presupuestarias en lugar de una lista suelta de horas.
El error más común es registrar el tiempo de agencia con descripciones internas que no explican el valor para el cliente. Entradas como "reunión", "diseño" o "actualizaciones" generan fricción durante la revisión de la factura porque el cliente no puede conectar el tiempo con un entregable. Las entradas más sólidas nombran la campaña, la tarea y la razón de negocio, como "campaña de email del T3, revisión de prueba de asuntos, ronda de revisión del cliente".
Otro error es mezclar trabajo facturable y no facturable dentro de la misma entrada. El seguimiento de ventas, la formación interna, las operaciones de la agencia y la planificación general de cuentas pueden merecer seguimiento, pero no deben mezclarse con el tiempo de producción facturable al cliente. Las categorías separadas hacen que la revisión de utilización, capacidad y pérdidas y ganancias sea más precisa sin obligar a los managers a reconstruir la semana más tarde.
Un rastreador gratuito es suficiente cuando necesita un total semanal puntual, una breve factura de contratista o una comprobación rápida de horas para una campaña. Funciona cuando la agencia tiene pocas personas, pocos clientes y ninguna regla presupuestaria recurrente. Los límites aparecen cuando el tiempo registrado debe respaldar retainers, presupuestos a nivel de cliente, revisión de facturas, aprobaciones y traspaso a finanzas.
Un flujo de trabajo gestionado se convierte en la opción más adecuada cuando el tiempo debe alimentar presupuestos de proyecto en tiempo real. Everhour Project Budgeting admite presupuestos basados en horas y en dinero, periodos presupuestarios recurrentes, alertas por correo electrónico de umbral, protección presupuestaria, controles de inclusión de gastos, varios métodos de facturación y presupuestos a nivel de cliente. Eso ayuda a las agencias a gestionar retainers, trabajo por tiempo y materiales, y proyectos de tarifa fija a partir de los mismos datos de tiempo.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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El tiempo de agencia normalmente debe registrarse en los tres niveles. El nivel de cliente respalda la rentabilidad de la cuenta, el nivel de campaña o proyecto respalda la revisión presupuestaria, y el nivel de tarea explica dónde se dedicó el esfuerzo. Una configuración útil permite que un diseñador, estratega, account manager y revisor financiero lean la misma entrada sin pedir contexto.
Las actividades facturables suelen incluir estrategia aprobada por el cliente, producción creativa, configuración de campañas, planificación de medios, informes, reuniones con el cliente, revisiones y gestión de proyectos vinculada a un alcance contratado. El trabajo interno de ventas, la formación, la contratación, las operaciones de la agencia y la administración general deben registrarse por separado, salvo que un contrato permita específicamente facturar ese trabajo.
Los retainers necesitan seguimiento frente a un presupuesto recurrente, no solo un total de factura mensual. Cada entrada debe identificar el cliente, el periodo del retainer, el proyecto o campaña, la tarea, la persona y el estado facturable. Esa estructura muestra si la agencia está dentro del alcance, se acerca al límite acordado o absorbe trabajo extra que debería convertirse en una solicitud de cambio.
Las agencias de EE. UU. pueden elegir cualquier método completo y preciso para registrar el tiempo de los trabajadores no exentos cubiertos. Para los empleados cubiertos por las disposiciones de salario mínimo u horas extra de la FLSA, el registro de nómina aún debe mostrar las horas trabajadas cada día laboral y el total de horas trabajadas cada semana laboral, incluso cuando la agencia utiliza entradas de tiempo basadas en proyectos para la facturación al cliente.
La FLSA no exige el pago de una prima por horas extra únicamente por trabajar en sábado, domingo, festivo o día regular de descanso. Los empleados no exentos cubiertos deben recibir pago de horas extra por las horas trabajadas por encima de 40 en una semana laboral fija de 168 horas a no menos de una vez y media la tarifa regular, salvo que otra ley, política o acuerdo añada más.
Everhour Project Budgeting permite a las agencias controlar presupuestos basados en horas o en dinero a medida que las personas registran tiempo en trabajo de cliente. Los equipos pueden usar periodos presupuestarios recurrentes para retainers, presupuestos a nivel de cliente en varios proyectos y alertas de umbral al 75 %, 90 %, 100 % o límites personalizados antes de que los problemas de alcance lleguen a la fase de factura.
Controle las horas de agencia aprobadas frente a presupuestos de cliente, retainers y reglas de facturación. Everhour conecta el tiempo de proyecto con alertas presupuestarias y visibilidad del presupuesto a nivel de cliente.
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