La facturación de investigación suele seguir las condiciones del cliente, la institución o la subvención. Everhour mantiene organizadas las tarifas y el tiempo de proyecto antes de facturar.
Rellene sus datos, añada líneas de concepto y pulse Imprimir cuando esté listo.
| Descripción | Cant. | Tarifa | Impuesto | Importe |
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Una factura de investigador debe ayudar a un cliente a conectar el cargo con un proyecto, estudio, subvención, asunto o encargo de consultoría definido. Incluya su nombre o razón social, los datos del cliente, el número de factura, la fecha de factura, las condiciones de pago, las instrucciones del beneficiario y una descripción clara del trabajo realizado. Las facturas del sector privado en EE. UU. no siguen un único formato federal, por lo que el contrato y la política interna del cliente suelen controlar los campos requeridos.
Para servicios de investigación, describa el trabajo en términos prácticos: revisión bibliográfica, desarrollo de protocolos, gestión de datos, análisis estadístico, redacción de informes, reuniones de proyecto o coordinación de sujetos. Las facturas de consultoría financiadas con subvenciones suelen necesitar el alcance del servicio, el tiempo estimado o real, la tarifa de compensación y suficiente respaldo para mostrar que los servicios legítimos estuvieron disponibles o se prestaron.
Las partidas deben separar el tiempo profesional de los gastos reembolsables. Una factura sencilla de consultoría de investigación puede indicar "Desarrollo de protocolo, 12 horas a 125 $ por hora", y luego añadir viajes aprobados, tarifas de acceso a datos u otros costes directos en líneas separadas. Los viajes cargados a un proyecto de investigación financiado con fondos federales necesitan un beneficio directo para el proyecto, alineación con la política de viajes de la organización y la tarifa aérea comercial razonable más baja para los viajes en avión.
Los importes de salario o sueldo cargados a proyectos de investigación respaldados por subvenciones necesitan distribución de nómina o registros de esfuerzo conforme a una política institucional aplicada de forma coherente. Los costes de apoyo a participantes también necesitan un tratamiento coherente de la política escrita cuando se clasifican de esa manera. Una factura limpia no mezcla apoyo salarial de empleados, honorarios de consultores, apoyo a participantes y viajes en una única línea vaga de "servicios de investigación".
Un error habitual en la facturación de investigación es facturar los servicios de la misma persona como empleado y como consultor bajo la misma subvención de los NIH. La guía de los NIH no permite ese doble rol para una misma persona bajo la misma subvención, por lo que la factura debe coincidir con el rol aprobado y la vía de pago. Si el investigador trabaja a través de una institución, la factura puede necesitar tramitación institucional antes de llegar al patrocinador o a la entidad intermediaria.
Las facturas de EE. UU. tampoco usan un número nacional de IVA o GST. El impuesto sobre ventas y uso depende de las reglas estatales y locales, el nexo, la tributabilidad del producto o servicio y dónde se produce la venta. Los servicios de consultoría de investigación no tributan conforme a una única regla nacional. California grava generalmente las ventas minoristas de bienes muebles tangibles y solo algunos cargos de servicios o mano de obra, mientras que Texas enumera 16 categorías amplias de servicios gravables.
Una plantilla puntual es suficiente para una sola factura de consultoría, un pequeño entregable de investigación con tarifa fija o una solicitud sencilla de reembolso con recibos adjuntos. Funciona cuando el cliente ya le ha proporcionado el código de proyecto, las condiciones de pago, las reglas de gastos y el respaldo requerido. La factura terminada debe ser fácil de leer, numerada, fechada y vinculada al alcance de investigación correcto.
Un flujo de trabajo gestionado importa cuando varios investigadores facturan a tarifas diferentes, los proyectos usan presupuestos específicos de subvención o el tiempo debe alimentar la factura sin volver a introducir datos. Everhour separa las tarifas de coste y las facturables, admite tarifas predeterminadas por persona y anulaciones por proyecto, y conserva el historial de tarifas con fecha. Esa estructura le ayuda a fijar el precio del trabajo de investigación por proyecto, miembro o tarea antes de preparar la factura.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Una factura de investigador debe incluir el nombre del investigador o de la organización, los datos del cliente, el número de factura, la fecha de factura, las condiciones de pago, la referencia del proyecto o adjudicación, la descripción del servicio, el tiempo o las unidades, la tarifa, los gastos reembolsables, los impuestos si corresponden y las instrucciones de pago. El trabajo financiado con subvenciones suele necesitar detalle de respaldo que muestre el alcance del servicio, el tiempo o esfuerzo, la tarifa, la base de gastos permitidos y el beneficio para el proyecto.
Describa el servicio profesional, el proyecto de investigación que respalda, el periodo de tiempo, las horas o el esfuerzo facturados y la tarifa de compensación. Los acuerdos de consultoría para investigación financiada con subvenciones deben describir el servicio, estimar el tiempo requerido, indicar la tarifa de compensación e incluir disposiciones de terminación. Las tarifas de retención necesitan evidencia de que los servicios legítimos estuvieron disponibles o se realizaron.
Los gastos de viaje de investigación pueden aparecer en la factura cuando el contrato, la política institucional o las condiciones de la adjudicación permitan el reembolso. Para la investigación financiada con fondos federales, los viajes cargados como coste directo necesitan un beneficio directo para el proyecto, cumplimiento con la política de viajes de la organización y la tarifa aérea comercial razonable más baja para los viajes en avión. Mantenga separados los billetes de avión, el alojamiento, las comidas, el kilometraje y las tarifas de inscripción.
Una factura de investigador de EE. UU. necesita impuesto sobre ventas solo cuando las reglas estatales o locales hacen que la venta sea gravable y el vendedor tiene la obligación de recaudación requerida. Estados Unidos no tiene un régimen nacional de factura con IVA o GST. La tributabilidad de los servicios varía según el estado y el tipo de servicio, por lo que una factura de servicio de investigación debe seguir las reglas de la ubicación del cliente y del servicio específico vendido.
El reembolso de una adjudicación federal debe pagarse en un plazo de 30 días naturales después de que la agencia federal o la entidad intermediaria reciba una solicitud de pago adecuada. Los beneficiarios y subbeneficiarios deben poder solicitar el pago con la frecuencia necesaria cuando se usa transferencia electrónica de fondos, o al menos mensualmente cuando no se usan transferencias electrónicas.
Everhour separa las tarifas de coste internas de las tarifas facturables de cara al cliente, de modo que los equipos de investigación pueden informar por separado del coste laboral y el valor facturable. Los administradores pueden establecer tarifas predeterminadas por persona, anular tarifas para proyectos individuales, conservar el historial de tarifas con fecha y fijar el precio del trabajo facturable por proyecto, miembro o tarifa de tarea personalizada.
Everhour Billing & Invoicing convierte el tiempo facturable registrado y los gastos en facturas de cliente. Los usuarios pueden seleccionar tiempo y gastos no facturados, previsualizar el desglose de la factura, agrupar partidas por proyecto, tarea, persona o fecha, y exportar facturas a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks.
Registre el tiempo de investigación por proyecto, miembro o tarea, y luego asígnele precio con la tarifa fechada correcta. Everhour conecta el trabajo facturable con la preparación de facturas y los informes.
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