Everhour registra el trabajo de diseño facturable y la facturación de proyectos, mientras los despachos de arquitectura mantienen las facturas vinculadas a honorarios, etapas y gastos.
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| Descripción | Cant. | Tarifa | Impuesto | Importe |
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Los despachos de arquitectura usan facturas para convertir un encargo profesional acordado en una solicitud de pago que el cliente puede revisar. La factura debe identificar el despacho, el cliente, el proyecto, la fecha de factura, el número de factura, los plazos de pago, los datos de remesa y el trabajo que se factura. Para un cliente del sector privado en Estados Unidos, no hay un único formato federal de factura que controle el diseño, pero la factura sigue respaldando los registros fiscales y la administración contractual.
El objetivo práctico es una factura clara para un proyecto, una etapa de trabajo, un mes o un elemento de alcance aprobado. Un estudio de viabilidad residencial puede usar un cargo por tiempo por horas con un límite. Un proyecto comercial puede facturar una suma fija por hito. Un encargo mayor puede seguir honorarios basados en porcentajes vinculados al coste de construcción. La factura debe hacer visible esa base de honorarios para que el cliente pueda conectar el cargo con el acuerdo.
Los despachos de arquitectura suelen facturar por porcentaje del coste de construcción, suma fija o cargo por tiempo. RIBA describe los honorarios de arquitectura basados en porcentajes como un porcentaje aplicado a los costes de construcción excluido el IVA, normalmente a partir de un presupuesto inicial de construcción. Para el trabajo por cargo de tiempo, RIBA describe tarifas por hora con horas limitadas, con tiempo adicional aprobado por el cliente antes de superar el límite.
El momento de facturación suele seguir un ciclo mensual o el final de las etapas de trabajo. RIBA ofrece un ejemplo de asignación con el 35 % de los honorarios del arquitecto para las etapas 0-3, que cubren estudios de viabilidad, diseño conceptual y planificación, otro 35 % para la etapa 4 de diseño técnico, y el 30 % restante para las etapas 5-6, desde la construcción hasta la entrega. Su factura debe etiquetar claramente la etapa, la parte de honorarios y la descripción del trabajo.
Las facturas de arquitectura son más difíciles de revisar cuando los honorarios profesionales, los gastos reembolsables y las notas fiscales aparecen en una sola línea vaga. RIBA identifica los pagos de solicitudes reglamentarias, los viajes y la impresión como costes fuera de los honorarios del arquitecto. Enumere esos elementos por separado de los honorarios de diseño para que el cliente pueda ver la diferencia entre servicios profesionales y costes repercutidos.
La facturación en Estados Unidos también necesita una comprobación de impuestos estatales y locales, no una línea de IVA o GST por defecto. Estados Unidos no utiliza un régimen nacional de facturas con IVA o GST. El impuesto sobre ventas y uso depende de normas estatales y locales, nexo, sujeción del servicio al impuesto y lugar de venta. California generalmente grava las ventas minoristas de bienes personales tangibles y solo algunos cargos por servicios o mano de obra, mientras que Texas define 16 categorías amplias de servicios gravables.
Una herramienta de facturación gratuita es suficiente para una sola factura de arquitectura cuando los honorarios son sencillos, la descripción del trabajo ya está escrita y el despacho solo necesita un PDF limpio o una solicitud de pago lista para enviar por correo electrónico. También funciona para una factura puntual de gastos reembolsables, siempre que el despacho conserve el encargo subyacente, los recibos y los registros en otro lugar.
Un flujo de trabajo gestionado se vuelve necesario cuando la factura depende de tiempo facturable aprobado, tareas no facturables, tarifas de proyecto o informes etapa por etapa. Everhour admite estado de facturación de proyectos, controles no facturables a nivel de tarea, tarifas de tarea personalizadas, excepciones de tarifa por miembro e informes de administración para tiempo facturable, tiempo no facturable, importe facturable y coste. Esa estructura mantiene las revisiones de diseño, la coordinación y la facturación al cliente vinculadas al mismo registro de proyecto.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Los despachos de arquitectura suelen usar facturación por porcentaje del coste de construcción, suma fija o cargo por tiempo. La facturación porcentual vincula los honorarios a la base de coste de construcción acordada. La facturación de suma fija ofrece al cliente unos honorarios profesionales fijos para un alcance definido. La facturación por cargo de tiempo usa tarifas por hora, a menudo con un límite para trabajos como estudios de viabilidad.
Una factura mensual funciona bien para trabajos continuos de diseño, coordinación y asesoramiento. La facturación por etapas funciona bien cuando el encargo define el pago en torno a hitos, como viabilidad, diseño conceptual, diseño técnico, construcción y entrega. La factura debe seguir el encargo escrito y después etiquetar el periodo o la etapa para que el cliente pueda compararlo con el calendario de honorarios acordado.
Los pagos de solicitudes reglamentarias, los viajes y la impresión son ejemplos habituales de costes enumerados fuera de los honorarios profesionales del arquitecto. La factura debe separar esos costes de los servicios de diseño e incluir suficiente descripción para la revisión. El dinero del cliente mantenido en nombre del cliente requiere una gestión separada conforme a las reglas de RIBA Chartered Practice, incluida una cuenta de cliente designada que devengue intereses.
Una factura de arquitectura de Estados Unidos no utiliza un régimen nacional de facturas con IVA o GST. Las normas estatales y locales de impuesto sobre ventas y uso controlan si se aplica el impuesto, en función del nexo, el servicio o producto vendido y el lugar de venta. Un vendedor que realice ventas gravables puede necesitar un registro estatal de impuesto sobre ventas, como un permiso de vendedor cuando sea obligatorio.
Una línea vaga como "servicios de arquitectura" ralentiza la aprobación porque el cliente no puede hacer coincidir el cargo con el encargo. Use el nombre del proyecto, el periodo de facturación, la etapa, la base de honorarios, la descripción del trabajo, los gastos reembolsables y los plazos de pago. Para trabajo por horas, incluya la estructura de tarifas aprobada y mantenga registros de tiempo que respalden el importe facturado.
Everhour permite a los administradores establecer el estado de facturación del proyecto, marcar tareas específicas como no facturables, aplicar tarifas de tarea personalizadas y crear excepciones de tarifa por miembro. Los informes de administración pueden mostrar tiempo facturable, tiempo no facturable, importe facturable y coste, lo que proporciona a los despachos de arquitectura una base más limpia para la facturación al cliente.
Everhour Billing & Invoicing convierte el tiempo facturable y los gastos no facturados en facturas de cliente. Los despachos pueden agrupar partidas por proyecto, tarea, persona, fecha u otros desgloses disponibles, y después exportar facturas a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks como borradores.
Registre horas de arquitectura aprobadas por cliente, proyecto y tarea, y después lleve el trabajo facturable a la facturación con los controles de tiempo facturable y no facturable de Everhour.
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