Everhour añade temporizadores, presupuestos, aprobaciones e informes de facturación al trabajo de Basecamp para que las agencias puedan mantener las horas de clientes listas para revisión.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLa calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
Establezca un presupuesto, asigne tarifas y reciba alertas antes de pasarse.
Medición
Controle su presupuesto por tiempo o por costes
Todos los informes que necesita — configurados a su manera, siempre actualizados.
Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Las agencias usan Basecamp para organizar el trabajo de clientes en proyectos, listas de tareas pendientes, tareas pendientes, fechas de entrega, personas asignadas, mensajes, calendarios y archivos. El seguimiento del tiempo de ese trabajo debe producir un registro claro de quién trabajó, qué tarea pendiente gestionó, la fecha, la duración y la nota que explica el trabajo con suficiente claridad para su revisión.
Un registro de agencia útil también mantiene el tiempo vinculado al elemento de Basecamp que originó el trabajo. Un diseñador que actualiza una landing page, un estratega que escribe textos publicitarios y un desarrollador que corrige un problema de cliente no deberían dejar tres totales sueltos en un resumen semanal. Cada entrada necesita el contexto del proyecto y de la tarea pendiente de Basecamp para que los responsables de cuenta puedan revisar las horas por trabajo de cliente en lugar de reconstruir la semana de memoria.
El flujo de trabajo más claro empieza desde la tarea pendiente de Basecamp. Everhour integra controles de seguimiento en Basecamp mediante su extensión de navegador, de modo que un miembro del equipo puede iniciar un temporizador o añadir tiempo sin salir del contexto del trabajo asignado. Los informes de Basecamp de Everhour pueden llevar el proyecto, la tarea pendiente, la lista, el ID de tarea y el estado de la tarea a los informes.
Una buena entrada incluye la tarea pendiente, el proyecto, la fecha, la duración y una nota breve cuando el título por sí solo no explica el trabajo. La configuración de facturación corresponde a las reglas de proyecto y tarea de Everhour: los administradores pueden configurar proyectos de Basecamp como facturables por tarifa por hora o por honorarios fijos, o como no facturables, y después marcar tareas específicas como no facturables o usar tarifas personalizadas cuando el acuerdo con el cliente lo requiera.
Los registros de tiempo de una agencia deben soportar la revisión de cuentas, las comprobaciones de presupuesto y las preguntas sobre facturas. Una entrada imprecisa como "2 horas, actualizaciones" obliga a alguien a hacer preguntas de seguimiento antes de facturar. Una entrada más sólida indica que el trabajo se realizó en la tarea pendiente del wireframe de la página de inicio, identifica el proyecto del cliente e incluye una nota como "Se revisó la sección de precios según los comentarios de las partes interesadas".
Los temporizadores encajan con el trabajo de producción concentrado porque capturan el tiempo a medida que sucede la tarea. Las entradas manuales encajan con reuniones, llamadas rápidas con clientes y trabajo registrado a posteriori. Las agencias deben establecer una regla clara para las entradas manuales del mismo día, porque la reconstrucción tardía debilita la visibilidad del presupuesto y dificulta las aprobaciones. El objetivo es un registro de tiempo que un responsable de cuenta pueda aprobar sin tener que interpretarlo.
Un registro puntual funciona para un autónomo que registra una única solicitud de cliente o para una agencia que prueba si medir el tiempo de las tareas pendientes de Basecamp mejora las estimaciones. Es suficiente cuando el resultado es una lista breve de horas por persona, fecha y elemento de trabajo, y nadie necesita alertas de presupuesto, aprobaciones, periodos bloqueados ni traspaso a facturación.
Un flujo de trabajo gestionado encaja con agencias que facturan a clientes, supervisan contratos de iguala o comparan el coste laboral con los ingresos. Everhour puede dirigir el tiempo de tareas pendientes de Basecamp a aprobaciones, periodos bloqueados, informes detallados, alertas de presupuesto e informes orientados a facturación. Esto ofrece al departamento financiero, a los responsables de cuenta y a los responsables de proyecto el mismo registro duradero antes de la revisión de la nómina, la facturación al cliente o los informes de rentabilidad.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Registre el tiempo en la tarea pendiente de Basecamp que representa el trabajo del cliente y mantenga el proyecto, la lista, la fecha, la duración, la persona y la nota vinculados a la entrada. Las agencias deben evitar totales diarios aislados porque los responsables de cuenta necesitan revisar las horas por trabajo de cliente, no solo por miembro del personal.
Registre el trabajo que afecte a la entrega al cliente, el presupuesto, la facturación o las decisiones de asignación de personal. Las tareas de producción, revisiones, QA, investigación y cambios solicitados por el cliente suelen merecer tareas pendientes con seguimiento. Las conversaciones informales, la aclaración de estado y la coordinación interna solo necesitan seguimiento cuando la agencia factura ese tiempo o lo usa para planificar la capacidad.
Use temporizadores para el trabajo de producción concentrado que empieza y termina alrededor de una tarea pendiente específica. Use entradas manuales para reuniones, llamadas breves y trabajo registrado después de completarse. Las entradas manuales deben incluir el mismo contexto de Basecamp que las entradas con temporizador, porque quienes revisan siguen necesitando el proyecto, la tarea pendiente, la fecha, la duración, la persona y la nota.
Establezca reglas de facturación a nivel de proyecto y después use excepciones a nivel de tarea cuando una tarea pendiente concreta de Basecamp no deba contar para los totales facturables. Esto evita que una tarea de planificación no facturable aparezca en los mismos totales que el trabajo de producción aprobado por el cliente. Una configuración clara también ayuda a los responsables de cuenta a explicar las líneas de factura sin editar los registros de tiempo en bruto.
Las notas vagas, la falta de contexto de la tarea pendiente, las horas reconstruidas tarde y los estados de facturación mezclados generan la mayor fricción. Una factura de cara al cliente resulta más difícil de defender cuando el registro de tiempo solo nombra a una persona y una duración. El registro más sólido nombra la tarea pendiente de Basecamp y muestra por qué el trabajo pertenecía al proyecto del cliente.
Everhour Expenses permite a las agencias registrar costes de proyecto con imágenes o PDF de recibos, categorías basadas en unidades y estado de facturación. Los informes de gastos pueden filtrarse por proyecto, cliente, miembro, categoría, intervalo de fechas y estado de facturación, de modo que los equipos de cuentas y del departamento financiero pueden revisar reembolsos, impacto presupuestario y rentabilidad.
Everhour Timesheets recopila horas de proyecto y horas de trabajo por persona para la revisión de los responsables antes de la facturación, la nómina o los informes. Los responsables pueden aprobar, rechazar o aprobar parcialmente el tiempo presentado, y el tiempo aprobado permanece bloqueado para los miembros estándar, de modo que las ediciones tardías no cambien los registros revisados.
Registre el tiempo de tareas pendientes de Basecamp, adjunte gastos de agencia, revise aprobaciones y mantenga la facturación al cliente vinculada al trabajo que la produjo con Everhour.
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