Everhour añade visibilidad presupuestaria al trabajo en Basecamp, convirtiendo el tiempo registrado, las tarifas y las alertas en control de costes del cliente.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLa calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
Establezca un presupuesto, asigne tarifas y reciba alertas antes de pasarse.
Medición
Controle su presupuesto por tiempo o por costes
Todos los informes que necesita — configurados a su manera, siempre actualizados.
Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Dimensione y supervise el presupuesto de un proyecto de cliente cuyo trabajo esté organizado en Basecamp. El resultado práctico es una vista de presupuesto revisable: un objetivo en horas o dinero, tiempo registrado en tareas de Basecamp, tarifas que convierten el tiempo en coste y presupuesto restante antes de la siguiente conversación con el cliente. El objetivo es detectar antes las desviaciones, antes de las sorpresas de fin de mes.
Configure el flujo de trabajo en torno a los mismos sustantivos que ya usa el equipo: cliente, proyecto de Basecamp, lista de tareas, tarea, persona asignada y fecha de vencimiento. Un presupuesto de proyecto debe estar en el nivel del proyecto; las tareas individuales contienen estimaciones, tiempo registrado, estado y detalle de costes. Esa separación mantiene estable el objetivo presupuestario y, aun así, muestra qué partes del trabajo consumieron el plan.
Un presupuesto de cliente utilizable empieza con un objetivo: horas para controlar la capacidad, dinero para controlar los honorarios o el gasto. Añada después la forma de facturación. Un proyecto de honorarios fijos necesita un límite presupuestario que proteja el margen; el trabajo por tiempo y materiales necesita tarifas que conviertan las horas aprobadas en un importe facturable; el trabajo no facturable sigue necesitando visibilidad de costes para las decisiones de asignación de personal.
Las tarifas deben coincidir con el contrato y con el propósito del informe. Una tarifa de proyecto fija el precio de todo el trabajo facturable de la misma manera, las tarifas por miembro reflejan distintos roles y las tarifas de tarea personalizadas gestionan el trabajo con precios distintos dentro del mismo proyecto de cliente. Las tarifas de coste interno deben estar junto a las tarifas facturables para que los informes presupuestarios puedan mostrar costes, ingresos, beneficio y horas juntos.
La revisión presupuestaria de lo planificado frente a lo real solo funciona cuando el plan tiene una unidad clara. Compare las horas estimadas en las tareas de Basecamp con el tiempo registrado y, después, lleve la diferencia al presupuesto restante en el nivel del proyecto. Una lista que casi ha usado su estimación mientras queda trabajo abierto merece atención antes de que se gaste todo el presupuesto del proyecto.
Los umbrales de alerta deben alinearse con el punto en el que alguien aún puede actuar. Las alertas configuradas por el administrador, como el 50 %, el 80 % o un porcentaje personalizado, pueden activar un correo electrónico de presupuesto mientras el responsable aún tiene margen para reasignar trabajo, reducir el alcance o hablar sobre un cambio de alcance. Trate el umbral como una decisión operativa que cambia la siguiente acción.
Una comprobación presupuestaria puntual basta cuando el cliente pide una respuesta rápida sobre el estado, el equipo es pequeño y las cifras proceden de un periodo corto. Los totales exportados o copiados pueden respaldar una sola llamada cuando los registros de origen están actualizados y las hipótesis de tarifas están claras. Ese enfoque deja de funcionar cuando el mismo presupuesto debe revisarse cada semana.
Everhour encaja en el flujo de trabajo gestionado: las tareas de Basecamp permanecen donde se asigna el trabajo, mientras que los temporizadores, los registros manuales, las estimaciones, las tarifas, los presupuestos, las alertas de umbral, las aprobaciones y los informes permanecen conectados al proyecto. El tiempo revisado alimenta el uso del presupuesto en lugar de una reconstrucción separada de una hoja de cálculo, y los administradores pueden configurar alertas antes de que un proyecto de cliente supere su límite.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Clasificado entre las mejores herramientas de control del tiempo en G2, Capterra y TrustRadius — con elogios constantes por su facilidad de uso, integraciones y soporte.
Empiece con el proyecto de Basecamp como contenedor del presupuesto. Asigne un objetivo en horas o dinero y, después, conecte las estimaciones de las tareas, el tiempo registrado, la condición de facturable, las tarifas de coste y las tarifas orientadas al cliente a ese proyecto. Mantenga las listas de tareas útiles para desglosar el trabajo, porque la revisión del presupuesto necesita tanto el total del proyecto como el detalle por lista que hay detrás.
Registre horas cuando la capacidad del personal o el esfuerzo de entrega sean la restricción. Registre dinero cuando unos honorarios fijos, un contrato de iguala o un límite de gasto del cliente definan el riesgo. Registre ambos cuando al cliente le importe el gasto y el equipo necesite saber si las horas restantes pueden terminar el trabajo restante.
Las tareas proporcionan el detalle del trabajo detrás del presupuesto del proyecto. Una tarea puede incluir una estimación, una persona asignada, una fecha de vencimiento, un estado y tiempo registrado en el flujo de trabajo presupuestario, mientras que el objetivo presupuestario permanece en el nivel del proyecto. Revisar la lista de tareas muestra qué partes están consumiendo el plan y qué elementos abiertos aún necesitan tiempo.
Las alertas útiles se activan antes del siguiente punto de decisión, mientras el presupuesto del cliente aún tiene margen. Un umbral del 50 %, del 80 % o personalizado, configurado por el administrador, debe coincidir con la cadencia del proyecto, la ruta de aprobación y el tamaño del trabajo restante. Una advertencia que deja tiempo para cambiar la asignación de personal o el alcance es más valiosa que una advertencia que solo confirma un exceso.
Una asignación de proyecto incorrecta, la falta de contexto de tarea, tarifas desactualizadas y una mezcla de trabajo facturable y no facturable distorsionan los totales del presupuesto. El informe de costes también pierde valor cuando llegan registros tardíos después de que se cierre el periodo de revisión. Bloquee o revise el periodo antes de usar las cifras para una llamada con el cliente, una comprobación de factura o una decisión de asignación de personal.
Everhour Resource Planning muestra cronogramas visuales, vistas por miembro y por proyecto, capacidad semanal, brechas de disponibilidad, ausencias programadas y comparaciones de tiempo planificado frente a real. Eso ofrece a los responsables una vista de asignación de personal para revisar junto con el uso del presupuesto antes de aprobar más trabajo o cambiar asignaciones.
Everhour Project Budgeting puede usar presupuestos basados en horas o en dinero y notificar a los administradores seleccionados en los umbrales configurados. En proyectos de Basecamp, esas alertas se basan en el tiempo registrado, las tarifas y los gastos incluidos cuando la configuración del presupuesto contabiliza gastos. Eso mantiene la advertencia ligada al consumo actual.
Use Everhour Resource Planning para revisar cronogramas, capacidad semanal, brechas de disponibilidad, ausencias programadas y tiempo planificado frente a real, de modo que las decisiones sobre el presupuesto del cliente sigan vinculadas a la carga de trabajo real.
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