Everhour añade hojas de horas aprobadas y controles de facturación a las tareas de Basecamp para que las horas aprobadas puedan respaldar la facturación a clientes.
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Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
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Las tareas de Basecamp se convierten en un importe claro adeudado por un cliente solo cuando el registro de tiempo conecta el trabajo con las decisiones de facturación. La labor práctica consiste en reunir el tiempo por proyecto, lista y tarea, y después separar las horas que corresponden a la factura de las horas que permanecen visibles solo para revisión. Trate el registro de facturación como documentación justificativa de la factura, no como un resumen de tiempo suelto.
El rastro debe responder a las preguntas que hace un cliente o aprobador antes del pago: en qué tarea se trabajó, quién hizo el trabajo, la fecha, las horas, la nota, el estado de facturación y el origen de la tarifa. Un registro limpio también mantiene intacto el contexto del proyecto de Basecamp, de modo que la factura coincida con la estructura de trabajo que el equipo usó durante la entrega. Los controles de Basecamp de Everhour funcionan a través de la extensión del navegador.
Los cargos al cliente necesitan una regla de tarifa antes de que se inicie el primer temporizador. Everhour fija el precio de un proyecto de Basecamp conectado mediante una tarifa horaria de proyecto, una tarifa horaria de miembro o un precio fijo. Para trabajos por tiempo y materiales, los administradores pueden añadir modificaciones de tarifa a nivel de tarea para una tarea concreta que necesite un precio de cliente diferente. Los proyectos con tarifas por miembro también pueden usar una tarifa 0 para una persona cuyo tiempo no deba añadirse al importe facturable.
Cada línea de factura debe poder rastrearse hasta la regla que la creó. Una línea útil puede mostrar proyecto, tarea, lista, persona, fecha, horas, estado facturable y base de tarifa, como tarifa de proyecto, tarifa de miembro o modificación de tarea. Los comentarios deben explicar el trabajo lo suficiente para su revisión. La configuración de tarifas contiene la lógica de precios para que la factura no dependa de una nota que justifique el precio.
La facturación a clientes es más clara cuando el trabajo excluido permanece visible junto al trabajo cobrable. Una tarea no facturable de Basecamp dentro de un proyecto facturable debe permanecer en el informe para que el revisor pueda ver el esfuerzo total, el subconjunto cobrable y la razón por la que la factura excluye horas concretas. Ocultar el trabajo excluido hace que los importes dados de baja y el trabajo interno sean más difíciles de explicar más adelante.
El error común es tratar el estado facturable como una nota de texto. En Everhour, el estado de facturación empieza en el proyecto, con controles de no facturación a nivel de tarea para las tareas excluidas y reglas de tarifas para el trabajo que necesita precios diferentes. Esa estructura permite que un informe muestre Horas facturables, Horas no facturables, Importe facturable y Coste sin pedir al revisor de la factura que interprete comentarios manualmente.
Una hoja de facturación puntual basta para un trabajo pequeño de cliente con unas pocas entradas revisadas y un traspaso sencillo a contabilidad. Deja de bastar cuando varias personas introducen horas, los responsables necesitan aprobar tiempo, las tarifas varían por proyecto o persona, o el cliente espera documentación justificativa que vincule cada cargo con una tarea y una fecha.
Everhour convierte ese recuento manual en un flujo de trabajo en el que las horas de proyectos de Basecamp pasan por la aprobación de hojas de horas antes de la facturación. Los responsables pueden aprobar, rechazar o aprobar parcialmente el tiempo remitido, y las entradas aprobadas permanecen bloqueadas para los miembros con permisos normales. El tiempo aprobado y valorado con tarifas puede entonces alimentar la preparación de facturas sin volver a introducir las mismas horas en una hoja de facturación separada.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Empiece por el acuerdo con el cliente y después asigne cada cargo al proyecto, la lista y la tarea de Basecamp que produjeron el trabajo. Añada la persona, la fecha, las horas, las notas, el estado facturable y el origen de la tarifa antes de redactar la factura. El registro debe permitir que un revisor rastree cada importe hasta una parte concreta del trabajo entregado.
Mantenga las horas fuera de la factura cuando el contrato, la política del proyecto o la decisión de aprobación las excluyan de los cargos al cliente. Deje esas horas visibles como tiempo no facturable para que el informe siga mostrando el esfuerzo total. Las entradas eliminadas u ocultas debilitan la revisión de utilización, margen y alcance porque el equipo pierde el trabajo que explica el importe dado de baja.
Use una tarifa de proyecto cuando cada hora facturada tenga el mismo precio para el cliente. Use tarifas de miembro cuando el cliente espere precios diferentes por persona. Añada modificaciones de tarifa a nivel de tarea solo para el trabajo que tenga un precio específico acordado, porque demasiadas excepciones hacen que la revisión de facturas sea más lenta y más difícil de auditar.
Incluya el nombre del proyecto, la tarea, la lista o sección, la persona, la fecha, las horas, el estado y una nota breve que identifique el trabajo. Añada el estado de aprobación antes de facturar para que el informe muestre que un responsable revisó el tiempo. El origen de la tarifa también forma parte de la documentación justificativa, especialmente cuando aparecen juntas tarifas de proyecto, de miembro y de tarea.
Mezclar tiempo aprobado y no aprobado crea el mayor problema de conciliación. El total de la factura puede coincidir con las horas de una exportación y aun así no superar la revisión si las ediciones tardías, las entradas rechazadas o las horas facturadas previamente permanecen en el conjunto de datos. Cierre primero el periodo de revisión y después prepare la factura a partir de las entradas aprobadas y no facturadas.
Everhour Timesheets recopila horas semanales de proyectos y horas de trabajo por persona, y después permite a los usuarios remitir las horas para revisión. Los responsables pueden aprobar, rechazar o aprobar parcialmente las entradas remitidas, y el tiempo aprobado permanece bloqueado para los miembros con permisos normales antes de que se use para facturación o informes.
Everhour Billing & Invoicing permite a los usuarios seleccionar tiempo y gastos facturables no facturados, previsualizar el desglose y generar una factura a partir del trabajo aprobado. Después de incluir el tiempo, Everhour lo marca como facturado para que las mismas entradas no aparezcan en una factura futura.
Remita las horas semanales de proyectos de Basecamp para revisión, apruebe, rechace o apruebe parcialmente el tiempo remitido, y bloquee las entradas aprobadas antes de facturar. Everhour mantiene las horas aprobadas de Basecamp listas para la facturación a clientes.
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