Everhour registra las horas facturables y no facturables dentro de Basecamp, de modo que la revisión semanal empieza desde las tareas pendientes en las que trabajó su equipo.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLa calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
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Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Necesita convertir la actividad del equipo en Basecamp en un registro semanal que pueda respaldar la facturación a clientes. Un resultado útil ofrece a los revisores algo más que una nota suelta junto a una tarea pendiente. Muestra quién trabajó, la fecha, las horas, el proyecto o la tarea pendiente relacionada y la regla de facturación aplicada al proyecto.
Responsables, contables, propietarios de agencias y responsables de proyecto necesitan las horas de muchas personas en un solo lugar. Basecamp sigue siendo el lugar donde el trabajo de proyecto se organiza mediante proyectos, listas, tareas pendientes, asignados, notas, subtareas y fechas de vencimiento. La capa de hoja de horas convierte esa estructura de trabajo en registros que su equipo puede revisar antes de la facturación o la entrega para nómina.
Una entrada semanal defendible necesita la persona, la fecha, las horas trabajadas, el proyecto de Basecamp, la tarea pendiente y una nota breve cuando las horas necesitan contexto. Los informes son más fáciles de auditar cuando conservan la lista o sección de Basecamp, el ID de tarea y el estado de la tarea junto a las horas. Esos detalles permiten que un revisor trace una línea facturada hasta el registro de trabajo en lugar de pedir al empleado que reconstruya la semana.
Las entradas del equipo también necesitan una fuente coherente. Para el registro integrado, use Basecamp en el navegador con la extensión de Everhour para que el temporizador empiece desde la tarea pendiente en la que está trabajando la persona. Las entradas manuales cubren registros legítimos a posteriori, pero los revisores necesitan comentarios para bloques tardíos o redondeados. Una semana limpia separa las horas de proyecto, las horas de trabajo y las ausencias para que la revisión de la nómina y la facturación al cliente no tomen datos de totales contradictorios.
La revisión facturable empieza con la regla de facturación del proyecto. Un proyecto de tiempo y materiales necesita la tarifa de proyecto, la tarifa por miembro o la tarifa personalizada de tarea correcta antes de aprobar las horas. El trabajo de precio fijo y no facturable sigue necesitando registros de tiempo porque los responsables usan esas horas para entender el coste y la capacidad. La hoja de horas debe mostrar las horas facturables, las horas no facturables, el importe facturable y el coste como campos de revisión separados.
El error común es tratar cada hora bajo una relación con un cliente como facturable. Defina primero el estado de facturación del proyecto y después use controles de no facturación por tarea cuando trabajos específicos deban quedar fuera de los totales facturables. Una excepción de tarifa por miembro también importa cuando el trabajo de un colaborador en un proyecto no debe generar un importe facturable.
Una herramienta puntual de hoja de horas basta cuando necesita una pequeña exportación, un breve respaldo de facturación o un resumen semanal rápido a partir de horas ya revisadas. Falla cuando el mismo equipo presenta horas cada semana, los responsables aprueban partes diferentes de la semana y las ediciones tardías cambian los totales después de que haya empezado la revisión de facturación o nómina.
Everhour convierte las horas de Basecamp recopiladas en un registro operativo revisado. Los miembros del equipo presentan horas semanales de proyecto u horas de trabajo, los responsables aprueban, rechazan o aprueban parcialmente entradas, y los periodos aprobados permanecen bloqueados para los miembros ordinarios. Las correcciones administrativas pueden depurar registros, mientras que las exportaciones de informes, hojas de horas del equipo o registros completos del equipo llevan los datos aprobados a la facturación, la revisión de la nómina o el archivo.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Use la tarea pendiente de Basecamp como referencia de trabajo y registre la persona, la fecha y las horas trabajadas para cada entrada. Defina el estado de facturación a nivel de proyecto y luego aplique controles de no facturación por tarea o tarifas personalizadas de tarea cuando el acuerdo de facturación lo requiera. Mantenga la lista, el ID de tarea y el estado de la tarea disponibles para la revisión.
El estado de facturación del proyecto, el tratamiento facturable por tarea, las tarifas de proyecto o por miembro y cualquier tarifa personalizada de tarea deben estar definidos antes de la aprobación. Una revisión semanal debe mostrar las horas facturables separadas de las horas no facturables y después mostrar el importe facturable y el coste como campos distintos. Las decisiones sobre tarifas o estado de facturación tomadas después de la aprobación generan correcciones evitables.
Una tarea pendiente puede reunir varias entradas de tiempo de una o más personas. La configuración más segura mantiene claro el tratamiento facturable antes de la aprobación. Marque la tarea como no facturable cuando todo el tiempo de esa tarea deba quedar fuera de la factura, o use una tarea separada cuando el trabajo necesite un tratamiento de facturación diferente.
El aprobador debe ser la persona responsable del registro de facturación, normalmente un responsable de proyecto, propietario de agencia, responsable de cuenta o revisor del departamento financiero. Esa persona comprueba días sin registro, totales diarios inusuales, ausencias, tratamiento facturable y configuración de tarifas antes de cerrar el periodo. La aprobación parcial funciona cuando las entradas correctas están listas y determinadas líneas necesitan corrección.
Las ediciones tardías cambian los totales facturables después de que el revisor ya haya aprobado la semana o haya empezado la preparación de la factura. Un proceso sólido bloquea los periodos aprobados para los miembros ordinarios y canaliza las correcciones a través de un administrador o responsable. El historial de actividad debe mostrar la entrada corregida, la persona afectada y el motivo del cambio.
Everhour permite a los administradores definir el estado de facturación a nivel de proyecto, marcar tareas concretas como no facturables, aplicar tarifas personalizadas de tarea y gestionar excepciones de tarifa por miembro. Los informes pueden mostrar horas facturables, horas no facturables, importe facturable y coste por miembro o tarea para el trabajo de Basecamp.
Everhour admite la presentación semanal y la aprobación por responsables, incluidas decisiones de aprobación, rechazo y aprobación parcial. Las horas presentadas se bloquean salvo que se retiren o rechacen, y las horas aprobadas permanecen bloqueadas para los miembros ordinarios para que la revisión de la nómina y los informes de facturación usen el registro revisado.
Registre el trabajo de Basecamp con reglas facturables desde el principio. Everhour separa las horas facturables y no facturables por proyecto, tarea y miembro, y después convierte las horas aprobadas en informes de facturación listos para clientes.
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