Everhour mantiene organizadas las fichas de tiempo y la revisión de nóminas, mientras que Google Sheets le ofrece cálculos flexibles de utilización.
Mida la utilización facturable frente a la capacidad total y vea exactamente cuántas horas deja sobre la mesa cada periodo.
Horas de trabajo en este periodo
Media del sector para agencias: 75 a 85 %
La calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
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Una tasa de utilización muestra la parte de la capacidad laboral disponible dedicada al trabajo facturable. En Google Sheets, el cálculo principal es la suma de horas facturables dividida entre el denominador de horas disponibles seleccionado. La hoja de cálculo aporta la aritmética, pero su empresa decide si las horas disponibles significan capacidad bruta, tiempo de trabajo programado neto de permisos u otro denominador definido por política.
Google Sheets encaja con este cálculo cuando necesita una tabla transparente por persona, rol, equipo, proyecto o periodo. Una tabla de origen útil etiqueta fecha, persona, rol, equipo, proyecto, horas, indicador facturable, PTO y estado de festivo. Esos encabezados importan porque las tablas dinámicas y los resúmenes QUERY dependen de campos limpios antes de que se pueda confiar en cualquier porcentaje de utilización.
Las horas facturables suelen proceder de una tabla de horas plana. En Sheets, una estructura de tipo SUMIFS suma la columna de horas solo cuando las filas coinciden con el estado facturable, la persona, el proyecto, el rol, el equipo y el intervalo de fechas. Los desplegables o la validación de datos mantienen las etiquetas coherentes, de modo que un trabajador no divida los totales entre "Facturable", "facturable" y "Trabajo de cliente".
Las horas disponibles necesitan una decisión de política aparte. Un denominador de tiempo de trabajo puede usar NETWORKDAYS(fecha de inicio, fecha de fin, festivos) multiplicado por la capacidad diaria, y luego reducirse por PTO u otras horas de permiso registradas en la hoja. NETWORKDAYS trata el sábado y el domingo como fines de semana de forma predeterminada. Los equipos con patrones de fin de semana diferentes necesitan NETWORKDAYS.INTL en lugar de la función predeterminada.
La fórmula es tasa de utilización = horas facturables / horas disponibles. Suponga que un consultor tiene 20 días laborables en el periodo, una capacidad diaria de 8 horas y 10 horas de PTO aprobadas. Las horas disponibles equivalen a 150. Si el consultor registra 96 horas facturables, la tasa de utilización es 96 dividido entre 150, o 64 %.
Una fórmula de Sheets también debe gestionar cero horas disponibles. DIVIDE no puede usar 0 como divisor, por lo que los periodos sin capacidad programada, con permiso completo o con datos de capacidad ausentes necesitan una protección que devuelva un valor en blanco o una etiqueta de revisión. Eso evita que un denominador incorrecto convierta un panel de equipo en un informe lleno de errores.
La ley federal de EE. UU. no establece un objetivo legal de utilización para servicios profesionales. La FLSA tampoco define el empleo a tiempo completo o a tiempo parcial, por lo que un denominador de utilización en EE. UU. debe tratar la capacidad a tiempo completo como una política del empleador, no como un umbral legal federal. Muchas empresas parten de una semana de 40 horas porque los empleados no exentos cubiertos reciben pago de horas extra por las horas trabajadas por encima de 40 en una semana laboral fija de 168 horas.
Una referencia de capacidad semanal de 40 horas equivale a 2.080 horas brutas anuales antes de restar PTO de la empresa, festivos, permisos no remunerados u otro tiempo no laborable. La FLSA no exige el pago por tiempo no trabajado, incluidas vacaciones, baja por enfermedad, festivos federales u otros festivos. Los festivos pagados en el sector privado siguen siendo una cuestión de política del empleador salvo que se aplique otra ley o contrato.
Una calculadora de Google Sheets es suficiente para una comprobación puntual de utilización, una revisión de equipo pequeño o un modelo transparente que finanzas quiera inspeccionar. También funciona cuando las entradas de tiempo, PTO, festivos y tablas de capacidad permanecen en un solo archivo. IMPORTRANGE puede extraer intervalos de archivos de Sheets separados después de conceder acceso, pero los paneles importados no son en tiempo real porque las comprobaciones de actualización pueden retrasarse.
Un flujo de trabajo gestionado se vuelve necesario cuando la utilización afecta cada semana a la revisión de nóminas, la facturación, las aprobaciones o la planificación de capacidad. Las fichas de tiempo de Everhour admiten totales de horas de trabajo diarios, semanales y mensuales, comparan las horas de proyecto con las horas de trabajo y exportan datos de hojas de tiempo del equipo para flujos de trabajo de nómina o archivo. Eso ofrece a los responsables una fuente más limpia de horas aprobadas antes de que empiece el informe en hojas de cálculo.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Use las horas facturables divididas entre las horas disponibles. Las horas facturables pueden proceder de criterios SUMIFS como indicador facturable, persona, proyecto, rol e intervalo de fechas. Las horas disponibles pueden proceder de los días laborables multiplicados por la capacidad diaria, reducidas por PTO u otros permisos si su empresa usa un denominador de horas laborales netas.
NETWORKDAYS cuenta los días laborables entre dos fechas y excluye el sábado y el domingo de forma predeterminada. También puede excluir un intervalo de festivos. Las empresas con un patrón de fin de semana no estándar deben usar NETWORKDAYS.INTL, ya que la regla de fin de semana predeterminada sobrestimará o subestimará las horas disponibles para esos horarios.
Un denominador de horas disponibles igual a cero es una causa común. DIVIDE no puede dividir entre 0, por lo que una fórmula necesita una protección para personas o periodos sin capacidad, con permiso completo o con registros de capacidad ausentes. Un resultado en blanco o una etiqueta de revisión es más claro que un error en un resumen de equipo.
PTO y los festivos deben reducir las horas disponibles cuando su empresa mide la utilización frente al tiempo de trabajo neto. Deben quedar fuera del denominador cuando su empresa mide frente a la capacidad bruta. La ley federal de EE. UU. no obliga a los empleadores privados a conceder vacaciones o festivos pagados, por lo que el denominador sigue la política, el contrato u otra norma aplicable.
Google Sheets puede resumir entradas de utilización con tablas dinámicas o cláusulas QUERY como select, where, group by y pivot. El intervalo de origen necesita encabezados y etiquetas coherentes. Un campo calculado de tabla dinámica puede mostrar el porcentaje de utilización después de resumir los valores de horas facturables y horas disponibles.
Las fichas de tiempo de Everhour registran totales de horas de trabajo diarios, semanales y mensuales para la revisión de nóminas, incluidas la hora de entrada, la hora de salida, los descansos y los totales de horas de trabajo. Los equipos pueden comparar las horas de proyecto con las horas de trabajo, aprobar fichas de tiempo semanales y exportar datos de hojas de tiempo del equipo antes de usar esas horas en informes de utilización.
Use las fichas de tiempo de Everhour para revisar las horas de trabajo, comparar el tiempo de proyecto con los totales brutos de trabajo, aprobar registros semanales y exportar entradas de utilización más limpias para la revisión de nóminas.
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