Everhour unterstützt Team-Zeitrichtlinien mit Erfassungskontrollen, während US-Regeln genaue Aufzeichnungen für erfasste nicht freigestellte Arbeitnehmer verlangen.
Geben Sie für jeden Tag Ihre Kommt- und Geht-Zeiten ein. Überstunden und Bruttolohn werden automatisch berechnet.
| Tag | Kommt | Pausenbeginn | Pausenende | Pause | Geht | Gesamt |
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Der Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
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Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Eine Zeiterfassungsrichtlinie gibt Mitarbeitern eine einheitliche Methode, Arbeitszeit zu erfassen, bevor diese Aufzeichnungen für Lohnabrechnung, Abrechnung oder Projektberichte verwendet werden. Für US-Arbeitgeber ergibt sich die bundesrechtliche Grundlage aus der FLSA-Aufzeichnungspflicht zu Löhnen und Arbeitszeiten. Erfasste Arbeitgeber müssen genaue Aufzeichnungen für nicht freigestellte Arbeitnehmer führen, aber Bundesrecht verlangt keine bestimmte Stempeluhr, App, Papierliste oder kein bestimmtes Genehmigungstool.
Die Richtlinie sollte die Erfassungsmethode, die Arbeitswoche, Einreichungsfristen, Genehmigungsschritte und den Korrekturprozess benennen. Sie sollte Mitarbeitern auch sagen, ob sie Zeit nach Projekt, Kunde, Aufgabe oder allgemeinen Arbeitsstunden erfassen. Klare Regeln reduzieren rekonstruierte Timesheets, fehlende Pausen, doppelte Einträge und Streitigkeiten darüber, ob eine nachträgliche Bearbeitung genehmigt wurde.
Für Mitarbeiter, die den FLSA-Bestimmungen zu Mindestlohn oder Überstunden unterliegen, müssen Aufzeichnungen die geleisteten Stunden an jedem Arbeitstag und die gesamten geleisteten Stunden in jeder Arbeitswoche ausweisen. Eine Arbeitswoche ist ein fester, regelmäßig wiederkehrender Zeitraum von sieben aufeinanderfolgenden 24-Stunden-Zeiträumen, insgesamt 168 Stunden. FLSA-Überstunden für erfasste nicht freigestellte Mitarbeiter basieren auf dieser Arbeitswoche, und Stunden dürfen nicht über zwei oder mehr Arbeitswochen hinweg gemittelt werden.
Die Richtlinie sollte reguläre Zeit, Überstundenprüfung, abrechenbare Zeit, nicht abrechenbare Zeit, bezahlte nicht gearbeitete Zeit und Korrekturen trennen. Erfasste nicht freigestellte Mitarbeiter müssen für geleistete Stunden über 40 in einer Arbeitswoche Überstundenvergütung in Höhe von mindestens dem Eineinhalbfachen des regulären Entgeltsatzes erhalten. Die FLSA verlangt keinen Zuschlag allein für Arbeit am Samstag, Sonntag, Feiertag oder regulären Ruhetag, es sei denn, wöchentliche Überstunden oder ein anderes Gesetz oder eine andere Vereinbarung gelten.
Mitarbeiter-Zeitdaten sind personenbezogene Informationen, daher sollte eine Richtlinie erklären, was der Arbeitgeber erhebt, wer es sehen kann und wie lange Aufzeichnungen verfügbar bleiben. US-Datenschutzpflichten sind sektoral und bundesstaatlich abhängig. Auf Bundesebene müssen Unternehmen unfaire oder irreführende Praktiken nach Section 5 des FTC Act vermeiden, und FTC-Leitlinien weisen Unternehmen an, nur das zu erheben, was sie benötigen, es zu schützen und sicher zu entsorgen.
Kalifornien ergänzt ein konkretes Beispiel für Mitarbeiterdaten. Kalifornische Datenschutzrechte erstrecken sich auf in Kalifornien ansässige Personen, die Mitarbeiter oder Bewerber sind, und die CCPA-Ausnahmen für Beschäftigungsdaten liefen am 31. Dezember 2022 aus. Erfasste Unternehmen sollten Mitarbeiter-Zeiterfassungsdaten als Informationen behandeln, die unter kalifornische Datenschutzpflichten fallen können. Eine Richtlinie sollte außerdem festlegen, wer eingereichte Zeit bearbeiten kann und ob genehmigte Zeiträume gesperrt sind.
Ein einfacher wöchentlicher Tracker funktioniert für eine einmalige Summe, eine Freelancer-Rechnung oder ein kleines Team, das nur eine saubere Stundenübersicht benötigt. Er reicht aus, wenn eine Person Zeit erfasst, der Genehmigungsweg informell ist und das Ergebnis nicht jede Woche in Lohnabrechnung, Abrechnung, Budgets oder Kundenberichte einfließen muss.
Ein verwalteter Workflow passt zu Teams, die kontinuierliche Erfassung über Projekte, Kunden und Mitarbeiter hinweg benötigen. Everhour Team Management unterstützt Sperrregeln, Zeitkorrektur durch Admins, persönliche Erfassungslimits, wöchentliche Kapazität, Genehmigungsworkflow, Rollen, Projektzuweisungen, Teamgruppen und teamweite Standardwerte für Zeitrichtlinien. Diese Kontrollen machen aus einer schriftlichen Richtlinie einen wiederholbaren Prozess statt eines Erinnerungsdokuments.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Bundesrecht verlangt keine bestimmte Form oder kein bestimmtes System für die Zeiterfassung. Die FLSA verlangt von erfassten Arbeitgebern, genaue Aufzeichnungen für nicht freigestellte Arbeitnehmer zu führen. Ein Papier-Timesheet, eine Tabelle, eine Stempeluhr oder ein Softwaresystem kann die bundesrechtliche Grundlage erfüllen, wenn die Aufzeichnungen vollständig und genau sind.
Für Mitarbeiter, die den FLSA-Bestimmungen zu Mindestlohn oder Überstunden unterliegen, müssen Arbeitgeberaufzeichnungen die geleisteten Stunden an jedem Arbeitstag und die gesamten geleisteten Stunden in jeder Arbeitswoche enthalten. Eine Richtlinie sollte diese beiden Felder für erfasste nicht freigestellte Arbeitnehmer verpflichtend machen, auch wenn das Team zusätzlich Projekte, Kunden, Aufgaben oder den abrechenbaren Status erfasst.
Wochenendarbeit erfordert nach der FLSA nicht automatisch eine bundesrechtliche Überstundenzuschlagsvergütung. Erfasste nicht freigestellte Mitarbeiter müssen nach geleisteten Stunden über 40 in einer Arbeitswoche Überstundenvergütung erhalten, sofern keine Ausnahme gilt. Ein Vertrag, eine Arbeitgeberrichtlinie, Bundesstaatsrecht oder eine lokale Regel kann zusätzliche Anforderungen an Zuschlagsvergütung schaffen.
Arbeitgeber müssen Lohnabrechnungsaufzeichnungen mindestens drei Jahre aufbewahren. Grundlegende Zeit- und Verdienstaufzeichnungen, wie tägliche Start- und Stopp-Zeitkarten oder -Blätter, müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Eine Richtlinie sollte die Aufbewahrungsfrist benennen und routinemäßige Löschung verhindern, bevor diese bundesrechtlichen Aufzeichnungsfristen enden.
Eine Richtlinie sollte den Geschäftszweck für die Erhebung von Mitarbeiter-Zeitdaten, die Kategorien von Personen, die darauf zugreifen können, und den Prozess für sichere Aufbewahrung und Entsorgung angeben. Arbeitgeber sollten vermeiden, unnötige Informationen zu erheben. Erfasste kalifornische Unternehmen sollten außerdem CCPA-Pflichten berücksichtigen, wenn Zeiterfassungsdaten sich auf kalifornische Mitarbeiter oder Bewerber beziehen.
Everhour Team Management ermöglicht Admins, teamweite Standardwerte für Zeitrichtlinien festzulegen, Bearbeitung nach einem Zeitraum oder nach Genehmigung zu sperren, Zeit für Teammitglieder zu korrigieren, persönliche Erfassungslimits festzulegen und Timesheets durch Genehmigung zu leiten. Diese Kontrollen helfen Managern, dieselben Zeitregeln über Rollen, Projekte und Teamgruppen hinweg anzuwenden.
Legen Sie klare Zeitregeln fest und nutzen Sie dann Everhour Team Management, um Limits, Genehmigungen, Sperrzeiträume und Korrekturen auf Mitarbeiter-Timesheets anzuwenden.
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