Eventplaner koordinieren Kunden, Veranstaltungsorte, Anbieter und Fristen. Everhour hält erfasste Zeit mit der Arbeit verknüpft, die hinter jedem Event steht.
Geben Sie für jeden Tag Ihre Kommt- und Geht-Zeiten ein. Überstunden und Bruttolohn werden automatisch berechnet.
| Tag | Kommt | Pausenbeginn | Pausenende | Pause | Geht | Gesamt |
|---|
Der Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
Verfolgen Sie Ihr Budget über Zeit oder Kosten
Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Eventplaner brauchen eine klare Möglichkeit, abrechenbare Arbeit über Planungsgespräche, Recherche zu Veranstaltungsorten, Anbieterkoordination, Durchführung vor Ort und Nachbereitung nach dem Event hinweg zu erfassen. Das nützliche Ergebnis ist ein Zeitnachweis, der zeigt, welcher Kunde und welches Event die Arbeit erhalten haben, zu welchem Leistungsbereich sie gehört und ob die Zeit eine Rechnung, Budgetprüfung, Lohnabrechnung oder interne Planungsentscheidung unterstützt.
Ein einzelnes Event kann Büroplanung, Vor-Ort-Besuche, Reisekoordination, Abendarbeit und Wochenendabdeckung umfassen. Planer von Meetings, Conventions und Events arbeiten oft Vollzeit, viele arbeiten mehr als 40 Stunden pro Woche, und zusätzliche Stunden entstehen häufig, wenn ein Eventdatum näher rückt. Ein Tracker hält diese Stunden organisiert, bevor aus einer arbeitsreichen Woche nur vage Notizen werden.
Ein nützlicher Eintrag nennt Kunde, Event, Aufgabe, Datum, Person, Dauer und Abrechnungsstatus. Zum Beispiel kann ein Eintrag lauten: Kunde, Greenfield Foundation; Event, jährliche Gala; Leistungsbereich, Anbieterkoordination; Aufgabe, Prüfung von Catering-Angeboten; Zeit, 1,75 Stunden; abrechenbar, ja. Dieser Detaillierungsgrad unterstützt Rechnungen, ohne jede Nachricht in eine separate Position zu verwandeln.
Eventplanungsarbeit lässt sich natürlich in Kategorien wie Angebote für Veranstaltungsorte, Angebote von Dienstleistern, Raumaufbau, Transport, Essenskoordination, Eventüberwachung und Rechnungsprüfung unterteilen. Diese Kategorien helfen Ihnen, geplante Arbeitszeit mit tatsächlichem Aufwand zu vergleichen. Sie helfen auch dabei, kundenbezogene Arbeit von interner Verwaltung zu trennen, besonders wenn ein Planer mehrere Events mit überschneidenden Fristen betreut.
Der größte Fehler ist, Zeit nur als „Event-Arbeit" oder „Planung" zu erfassen. Diese Bezeichnung versagt, wenn ein Kunde fragt, warum ein Monat die Schätzung überschritten hat, oder wenn ein Team sehen muss, welche Phase die meiste Arbeitszeit verbraucht hat. Verwenden Sie Leistungsbereiche, die zur Arbeit passen, etwa Agendaplanung, Prüfung von Veranstaltungsorten, Sponsorenkoordination, Personal vor Ort, Anbieterabgleich oder Prüfung der Abrechnung nach dem Event.
Ein weiteres häufiges Problem ist, erstattungsfähige Kosten, Anbieterrechnungen und Arbeitsstunden in einer Notiz zu vermischen. Eventplaner prüfen Rechnungen auf Richtigkeit und genehmigen Zahlungen, aber diese Aufgabe ist von der Anbieterrechnung selbst getrennt. Halten Sie Zeiteinträge auf Arbeit fokussiert und verknüpfen Sie dann die zugehörige Rechnung, den Beleg oder die Genehmigungsnotiz im Finanzdatensatz, in dem Ihr Prozess unterstützende Dokumente speichert.
Ein kostenloser einmaliger Tracker reicht für einen Solo-Planer, der die abrechenbaren Stunden dieser Woche summieren, eine einfache Rechnung vorbereiten oder Zeit für ein Event rekonstruieren muss. Er funktioniert auch für ein kurzes Engagement, bei dem der Kunde nur eine Zusammenfassung nach Datum und Leistungsbereich braucht. Halten Sie die Datei konsistent und speichern Sie eine Kopie mit der finalen Rechnung.
Ein verwalteter Workflow passt besser, wenn mehrere Planer mehrere Events unterstützen, Budgets sich ändern oder die Kundenabrechnung wiederholbare Nachweise braucht. In diesem Setup fließt erfasste Zeit in Berichte nach Kunde, Event, Leistungsbereich und Person. Everhour Reporting ergänzt anpassbare Spalten, Gruppierung, Filter, Exporte und geplante E-Mail-Berichte, sodass Event-Arbeitszeit von Rohdaten in die Budget- und Abrechnungsprüfung übergehen kann.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Abrechenbare Zeit umfasst normalerweise vom Kunden genehmigte Planung, Recherche zu Veranstaltungsorten, Anbieterkoordination, Agendaarbeit, Eventbetreuung vor Ort und Nachbereitung nach dem Event. Interne Verwaltung, Vertriebsarbeit oder allgemeine Geschäftsentwicklung gehört nicht zur kundenabrechenbaren Zeit, es sei denn, der Vertrag sagt etwas anderes. Verwenden Sie die Kundenvereinbarung als maßgebliche Abrechnungsgrundlage.
Stunden vor Ort brauchen eine eigene Kategorie, weil sie ein anderes Arbeitsmuster zeigen als Büroplanung. Ein Nachweis, der Büroplanung, Vor-Ort-Besuche, Reisekoordination und Durchführung vor Ort trennt, hilft zu erklären, warum finale Eventwochen höhere Zeitsummen tragen. Er hilft auch, Personalbedarf über zukünftige Events hinweg zu vergleichen.
Die Kundenabrechnung folgt dem Vertrag, daher hängt die Wochenendabrechnung von den vereinbarten Tarifbedingungen ab. Für Payroll ist die bundesrechtliche Grundlage anders: Der FLSA verlangt keine Überstundenzuschläge allein für Arbeit an Samstag, Sonntag, Feiertagen oder Ruhetagen. Erfasste nicht ausgenommene Beschäftigte erhalten Überstunden nach mehr als 40 Stunden in einer festen Arbeitswoche von 168 Stunden zu mindestens dem 1,5-Fachen des regulären Satzes, sofern kein anderes Gesetz oder keine andere Vereinbarung gilt.
Ein praktischer Eintrag enthält Kunde, Eventname, Arbeitskategorie, Aufgabenbeschreibung, Datum, Dauer, Person und Abrechnungsstatus. Fügen Sie genug Details hinzu, um die Zeit mit einem Kundenbedarf zu verbinden, etwa „AV-Angebote für Konferenz-Breakout-Räume geprüft". Vermeiden Sie kundensensible Teilnehmerdetails, es sei denn, Ihr Prozess verlangt sie und schützt diese Informationen.
Für Beschäftigte, die von den Mindestlohn- oder Überstundenbestimmungen des FLSA erfasst werden, müssen Arbeitgeberaufzeichnungen die an jedem Arbeitstag geleisteten Stunden und die insgesamt in jeder Arbeitswoche geleisteten Stunden enthalten. Erfasste Arbeitgeber dürfen jede vollständige und genaue Zeiterfassungsmethode für nicht ausgenommene Arbeitnehmer verwenden. Payroll-Aufzeichnungen müssen mindestens drei Jahre und grundlegende Zeit- und Verdienstaufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
Everhour Reporting verwandelt protokollierte Zeit in anpassbare Berichte mit 45+ Spalten, Filtern, Gruppierung und Datumsbereichen. Ein Eventteam kann abrechenbare Zeit nach Kunde, Event, Leistungsbereich, Mitglied, Budgetkennzahl oder Rechnungsstatus prüfen und Berichte dann als CSV, Excel/XLSX oder PDF für die Abrechnungsprüfung exportieren.
Everhour kann eigenständig oder innerhalb von Projekttools wie Asana, ClickUp, Jira, Monday, Notion, Trello und Basecamp laufen. Planer können Zeit für die Aufgaben erfassen, in denen Event-Arbeit bereits stattfindet, sodass Recherche zu Veranstaltungsorten, Anbieter-Follow-ups und Checklisten vor Ort mit protokollierten Stunden verbunden bleiben.
Erfassen Sie Event-Arbeitszeit nach Kunde, Event und Leistungsbereich und verwenden Sie dann Everhour Reporting, um die Nachweise zu gruppieren, zu filtern, zu exportieren und zu planen, die Abrechnung und Budgetprüfung unterstützen.
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