Virtuelle Assistenten verteilen ihre Zeit auf Kunden und Aufgaben. Everhour hält Remote-Arbeit mit Budgets und Abrechnung verknüpft.
Geben Sie für jeden Tag Ihre Kommt- und Geht-Zeiten ein. Überstunden und Bruttolohn werden automatisch berechnet.
| Tag | Kommt | Pausenbeginn | Pausenende | Pause | Geht | Gesamt |
|---|
Der Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
Verfolgen Sie Ihr Budget über Zeit oder Kosten
Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Nutzen Sie diese Seite, um Remote-VA-Stunden in Aufzeichnungen zu organisieren, die ein Kunde nachvollziehen kann. Ein nützliches Zeitprotokoll trennt Posteingang-Bereinigung, Kalenderplanung, Reiseplanung, CRM-Aktualisierungen, Buchhaltungsunterstützung, Recherche, Dokumente und Projektkoordination, statt den Tag unter einer vagen Admin-Bezeichnung zusammenzufassen.
Diese Struktur ist wichtig, weil virtuelle Assistenten oft in derselben Woche für mehrere Kunden arbeiten. Ein Kunde zahlt möglicherweise stundenweise für laufende Unterstützung, während ein anderer feste Meilensteine für definierte Arbeit nutzt. Saubere Aufzeichnungen zeigen, wohin die Zeit geflossen ist, unterstützen Fortschrittsupdates und reduzieren Rückfragen zu Rechnungen.
Ein vollständiger VA-Zeiteintrag nennt den Kunden, den Aufgabentyp, das Projekt oder den Arbeitsbereich, das Datum, die aufgewendete Zeit, den Abrechnungsstatus und kurze Notizen. Eine Zeile wie „Acme Co., CRM-Bereinigung, Lead-Datensätze, 1,5 Stunden, abrechenbar, doppelte Kontakte aktualisiert" gibt dem Kunden ausreichend Kontext, ohne unnötige Details offenzulegen.
Auch Tool-Kontext gehört in die Aufzeichnung, wenn er die Arbeit beeinflusst. Google Workspace, QuickBooks, Asana, CRM-Systeme, Kalender, VoIP, Tabellenkalkulationen und Textverarbeitungstools kommen häufig in VA-Leistungsumfängen vor. Zeit gegen diese Arbeitsbereiche zu erfassen, hilft, allgemeine Admin-Arbeit von spezialisierter Unterstützung wie Buchhaltungshilfe, Kundenservice oder CRM-Verwaltung zu trennen.
Stundenbasierte VA-Arbeit benötigt konsistente Details, weil der Zeitnachweis zur Grundlage der Rechnung wird. Upwork gibt die Einstellungskosten für freiberufliche virtuelle Assistenten im Allgemeinen mit 10 $ bis 20 $ pro Stunde an, wobei die Sätze je nach Projekttyp, Erfahrung, Standort und erforderlichen Tools variieren.
Auch ein monatlicher Leistungsumfang verändert das Erfassungsmuster. Grundlegende administrative Arbeit wie E-Mail-Management, Kalenderplanung und Dateneingabe wird üblicherweise mit 20 bis 60 Stunden pro Monat budgetiert. Spezialisierte Unterstützung wie Kundenservice, CRM-Verwaltung und Buchhaltungshilfe wird üblicherweise mit 40 bis 80 Stunden pro Monat angesetzt. Ein Retainer sollte den Verbrauch nach Kunde und Aufgabenkategorie zeigen, nicht nur eine Monatssumme.
Ein Rechnungsprotokoll eines freiberuflichen VA und ein Arbeitszeitnachweis eines Mitarbeiters dienen unterschiedlichen Zwecken. Für Mitarbeiter, die unter die Mindestlohn- oder Überstundenbestimmungen des FLSA fallen, müssen Arbeitgeberaufzeichnungen die an jedem Arbeitstag geleisteten Stunden und die insgesamt in jeder Arbeitswoche geleisteten Stunden enthalten. Der FLSA erlaubt jede vollständige und genaue Zeiterfassungsmethode.
Bundesweite Überstunden für erfasste nicht freigestellte Mitarbeiter gelten nach mehr als 40 Stunden in einer festen 168-Stunden-Arbeitswoche mit mindestens dem 1,5-Fachen des regulären Lohnsatzes. Arbeit an Samstag, Sonntag, Feiertagen oder Ruhetagen löst für sich genommen keinen bundesweiten Überstundenzuschlag aus, sofern nicht die wöchentliche Überstundenregel greift oder ein anderes Gesetz, eine Richtlinie oder eine Vereinbarung gilt.
Ein einmaliges Zeitprotokoll reicht für eine kurze VA-Aufgabe, eine kleine Rechnung oder ein schnelles Kundenupdate aus. Ein verwalteter Workflow wird notwendig, wenn der VA mehrere Kunden, wiederkehrende monatliche Leistungsumfänge, Retainer, Genehmigungsschritte oder Budgetgrenzen betreut, die vor der Abrechnung geprüft werden müssen.
Everhour Project Budgeting passt zu diesem längeren Workflow, indem es Zeit- und Geldbudgets verfolgt, während Arbeit erfasst wird. Wiederkehrende Budgetzeiträume, Budgets auf Kundenebene, Budgetwarnungen und Budgetschutz helfen, VA-Unterstützung mit monatlichen Leistungsumfängen abzugleichen, bevor die Rechnung erstellt wird.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Best Ease Of Use
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Zählt zu den besten Zeiterfassungstools bei G2, Capterra und TrustRadius — mit durchgängigem Lob für Benutzerfreundlichkeit, Integrationen und Support.
Ein virtueller Assistent sollte E-Mail- und Anrufbearbeitung, Kalenderarbeit, Reiseorganisation, Recherche, Dokumentenerstellung, CRM-Aktualisierungen, Buchhaltungsunterstützung, Kundenservice, Marketingunterstützung und Projektkoordination erfassen, wenn diese Aufgaben Teil des Kundenumfangs sind. Jeder Eintrag sollte den Kunden und die Aufgabenkategorie nennen, damit abgerechnete Stunden der Arbeit entsprechen, die der Kunde genehmigt hat.
Kunde und Aufgabe sollten beide in der Aufzeichnung erscheinen. Kundenerfassung zeigt, wer für die Zeit bezahlt, während Aufgabenerfassung die ausgeführte Arbeit erklärt. Ein VA, der an einem Tag drei Kunden betreut, benötigt separate Einträge, damit Admin-Unterstützung, CRM-Arbeit und Buchhaltungsunterstützung nicht zu einer unklaren Gesamtsumme verschmelzen.
Festpreis-Meilensteinarbeit profitiert dennoch von interner Zeiterfassung. Die Kundenrechnung kann den Meilensteinpreis zeigen, aber der VA benötigt Zeitnachweise, um Aufwand mit Umfang zu vergleichen, zukünftige Arbeit zu bepreisen und Aufgaben zu erkennen, die die vereinbarte Leistung überschreiten. Stundenbasierte Erfassung ist besonders nützlich, wenn Festpreisarbeit jeden Monat wiederkehrt.
Zeitaufzeichnungen können personenbezogene Informationen, Kundennamen, Arbeitsgewohnheiten und Geschäftsdaten enthalten. US-Unternehmen, die personenbezogene Informationen verarbeiten, müssen unfaire oder irreführende Praktiken nach Section 5 des FTC Act vermeiden, und FTC-Leitlinien besagen, dass Unternehmen nur erfassen sollten, was sie benötigen, es schützen und sicher entsorgen sollten.
Ein Kunde kann über die Dienstleistungsvereinbarung, Projektrichtlinie oder Abrechnungsregeln ein Erfassungsformat verlangen. Der VA sollte diesem Format folgen, wenn es abrechenbare Kategorien, erforderliche Notizen, Genehmigungszeitpunkte oder Rechnungsnachweise definiert. Mitarbeiter-Zeiterfassung hat separate rechtliche Anforderungen, wenn der Arbeitnehmer unter Lohn- und Arbeitszeitregeln fällt.
Everhour Project Budgeting ermöglicht VA-Teams, stundenbasierte oder geldbasierte Budgets zu verfolgen, während Zeit erfasst wird. Wiederkehrende Budgetzeiträume und Budgets auf Kundenebene helfen, monatliche VA-Unterstützung mit dem vereinbarten Umfang zu vergleichen, während E-Mail-Benachrichtigungen bei festgelegten Schwellenwerten Retainer markieren, bevor sie überschritten werden.
Everhour bettet Zeiterfassung in Tools wie Asana, ClickUp, Jira, Monday, Notion, Trello, GitHub, Linear und Basecamp ein. Ein VA kann einen Timer starten oder manuelle Zeit zur bereits zugewiesenen Aufgabe hinzufügen, sodass Kundenarbeit mit dem Projektdatensatz verbunden bleibt.
Everhour verbindet VA-Zeit mit Projektbudgets, wiederkehrenden Retainern und Grenzen auf Kundenebene und gibt Remote-Support-Teams klarere Abrechnungskontrolle und weniger Budgetüberraschungen am Monatsende.
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