Forschungsrechnungen benötigen klare Angaben zu Umfang, Zeit und Ausgaben. Everhour hält abrechenbare Forschungsarbeit nach Projekt organisiert.
Tragen Sie Ihre Daten ein, fügen Sie Positionen hinzu und klicken Sie auf Drucken, wenn Sie fertig sind.
| Beschreibung | Menge | Satz | Steuer | Betrag |
|---|
Der Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
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Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Eine Forscherrechnung sollte geleistete Arbeit in eine klare Zahlungsanforderung umwandeln. Die praktische Aufgabe besteht darin, den Kunden oder Sponsor zu identifizieren, das Projekt zu benennen, die Forschungsleistung zu beschreiben, den Abrechnungszeitraum aufzuführen und den fälligen Betrag auszuweisen. Bei Beratungsarbeit bedeutet das in der Regel Zeit multipliziert mit einem angegebenen Vergütungssatz. Bei Festpreisarbeit bedeutet es, die Gebühr mit der vereinbarten Phase, Leistung oder dem Meilenstein zu verknüpfen.
Forschungsabrechnungen benötigen oft mehr Nachweise als eine allgemeine Dienstleistungsrechnung. Eine nützliche Rechnung trennt professionelle Dienstleistungen von erstattungsfähigen Ausgaben, nennt das Projekt oder den Förderbescheid und enthält genug Details für die Prüfung. Eine Zeile wie „Protokollprüfung und Datenanalyse, 1.-15. Mai, 12 Stunden zu 125 $ pro Stunde" gibt dem Zahler Leistung, Zeitraum, Menge, Satz und Zweck an einer Stelle.
Förderfinanzierte Forschungsgebühren hängen von der Dokumentation ab, nicht nur von einer Gesamtsumme. Beratervereinbarungen sollten die Leistung beschreiben, den erforderlichen Zeitaufwand schätzen, den Vergütungssatz angeben und Kündigungsbestimmungen enthalten. Vorschussgebühren benötigen Nachweise dafür, dass echte Dienstleistungen verfügbar waren oder erbracht wurden. Gehalts- und Lohnbeträge, die förderunterstützten Forschungsprojekten belastet werden, benötigen Unterstützung durch ein angemessenes System zur Lohn- und Gehaltsverteilung und eine einheitlich angewendete institutionelle Richtlinie.
Gebührenbeschreibungen sollten Forschungsarbeit verwenden, die das Projekt tatsächlich benötigte. NIH-Leitlinien nennen abrechenbare Tätigkeiten wie das Schreiben von Berichten und Artikeln, die Entwicklung von Protokollen, die Verwaltung projektspezifischer Daten, die Koordination von Forschungsteilnehmern, die Beratung mit Kollegen und Doktoranden sowie die Teilnahme an Projektsitzungen oder Konferenzen. Reisen gehören nur dann auf die Rechnung, wenn sie dem Projekt direkt zugutekommen, der Reiserichtlinie der Organisation folgen und bei Flugreisen den niedrigsten angemessenen kommerziellen Flugpreis verwenden.
Die Vereinigten Staaten haben kein nationales VAT- oder GST-Rechnungssystem und kein vorgeschriebenes bundesweites Rechnungsformular für den privaten Sektor. Bei gewöhnlichen Forscherrechnungen ist der Inhalt hauptsächlich eine Frage der Aufbewahrung von Unterlagen und des Vertrags. Rechnungen dienen dennoch als Belege für Geschäftsunterlagen, daher sollte die Rechnung Verkäufer, Käufer, Datum, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Betrag, Zahlungsbedingungen und alle Steuer- oder Registrierungsdetails enthalten, die nach der anwendbaren bundesstaatlichen oder lokalen Regel erforderlich sind.
Die Behandlung von Sales and Use Tax hängt vom Bundesstaat, der lokalen Gerichtsbarkeit, Nexus und der Art der Dienstleistung ab. Kalifornien besteuert im Allgemeinen Einzelhandelsverkäufe von körperlichem persönlichem Eigentum und nur einige Dienstleistungs- oder Arbeitskosten, während Texas 16 breite Kategorien steuerpflichtiger Dienstleistungen definiert. Rechnungen für Bundesverträge folgen einem strengeren Weg: FAR 32.905 definiert ordnungsgemäße Rechnungsfelder, und FAR 32.904 verwendet im Allgemeinen einen Zahlungszeitraumstandard von 30 Tagen für die meisten Rechnungszahlungen aus Bundesverträgen.
Eine einmalige Rechnung reicht für einen kurzen Beratungsauftrag, eine einzelne Expertenprüfung oder eine Forschungsleistung zum Festpreis aus. Sie funktioniert, wenn der Umfang eng ist, der Zahler ein PDF benötigt und niemand laufenden Aufwand, nicht abrechenbare Arbeit oder förderspezifische Nachweise über mehrere Projekte hinweg abstimmen muss. Bewahren Sie die Sicherungsdatei mit Zeitnotizen, Ausgabenbelegen, Genehmigungs-E-Mails und der unterzeichneten Vereinbarung auf.
Ein verwalteter Workflow wird notwendig, wenn Forschungsteams Zeit über Kunden, Förderungen, Studien oder interne und abrechenbare Aufgaben hinweg erfassen. Everhour kann abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit durch Projektabrechnungsstatus, nicht abrechenbare Steuerungen auf Aufgabenebene, benutzerdefinierte Aufgabensätze und Ausnahmen für Mitgliedersätze trennen. Admin-Berichte können abrechenbare Zeit, nicht abrechenbare Zeit, abrechenbaren Betrag und Kosten anzeigen, bevor die Rechnung gesendet wird.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Eine Forscherrechnung sollte den Namen des Forschers oder der Organisation, Kunden- oder Sponsordetails, Rechnungsdatum und -nummer, Projekt- oder Förderreferenz, Leistungszeitraum, Leistungsbeschreibung, Menge, Satz, Ausgaben, Zahlungsbedingungen und Zahlungsanweisungen enthalten. Bei förderfinanzierter Beratung sollte die Rechnung mit der Vereinbarung übereinstimmen, die die Leistung, geschätzte Zeit, den Vergütungssatz und Kündigungsbedingungen beschreibt.
Ein Forscher kann einen Vorschuss in Rechnung stellen, wenn der Vertrag dies erlaubt und die Gebühr durch Nachweise gestützt wird, dass echte Dienstleistungen verfügbar waren oder erbracht wurden. Bei förderfinanzierter Arbeit sollte eine Vorschusszeile vage Formulierungen vermeiden. Die Rechnung und die Sicherungsunterlagen sollten den Vorschuss mit benannten Forschungsleistungen, Verfügbarkeit, Liefergegenständen oder Beratungsverpflichtungen verbinden.
Forschungsreisen können auf derselben Rechnung erscheinen, wenn der Zahler erstattungsfähige Ausgaben akzeptiert und die Reise dem Projekt direkt zugutekommt. Die unterstützenden Unterlagen sollten der Reiserichtlinie der Organisation folgen. Bei bundesfinanzierter Forschung sollten Flugreisen, die als direkte Kosten belastet werden, den niedrigsten angemessenen kommerziellen Flugpreis verwenden.
Eine Forscherrechnung aus den Vereinigten Staaten benötigt keine VAT- oder GST-Nummer, weil die Vereinigten Staaten kein nationales VAT- oder GST-Rechnungsregime verwenden. Sales and Use Tax wird von Bundesstaaten und lokalen Gerichtsbarkeiten gehandhabt. Die Steuerpflicht von Dienstleistungen variiert je nach Bundesstaat und Dienstleistungsart, daher sollte die Rechnung der Regel folgen, die für den Verkauf gilt.
NIH-Leitlinien erlauben nicht, dass eine Einzelperson unter demselben NIH-Grant sowohl als Berater als auch als Arbeitnehmer bezahlt wird. Dieser Fehler kann ein Dokumentationsproblem schaffen, bevor die Rechnung geprüft wird. Die Abrechnungsrolle sollte der genehmigten Vereinbarung entsprechen, und Gehalts- oder Lohnbelastungen benötigen Unterstützung durch die Lohn- und Gehaltsverteilung der Institution und Aufzeichnungen zum Aufwand.
Everhour lässt Admins den Projektabrechnungsstatus festlegen, bestimmte Aufgaben als nicht abrechenbar markieren, benutzerdefinierte Aufgabensätze verwenden und Ausnahmen für Mitgliedersätze anwenden. Berichte können abrechenbare Zeit, nicht abrechenbare Zeit, abrechenbaren Betrag und Kosten anzeigen, damit ein Forschungsteam internen Aufwand aus der kundenorientierten Rechnung heraushalten kann.
Erfassen Sie abrechenbare Forschungsarbeit nach Projekt, halten Sie nicht abrechenbare Aufgaben sichtbar und nutzen Sie Everhour-Berichte, um Zeit, Beträge und Kosten vor der Abrechnung zu prüfen.
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