Mehrere Personen können sauberere Rechnungen erstellen, wenn Rollen, Nummerierung und Freigaben kontrolliert bleiben und Everhour Zeit mit Abrechnung verbindet.
Tragen Sie Ihre Daten ein, fügen Sie Positionen hinzu und klicken Sie auf Drucken, wenn Sie fertig sind.
| Beschreibung | Menge | Satz | Steuer | Betrag |
|---|
Der Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
Verfolgen Sie Ihr Budget über Zeit oder Kosten
Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Eine Mehrbenutzer-Rechnungs-App ist für Teams gedacht, die mehr als eine Person in die Abrechnung einbeziehen müssen. Eine Person kann Kundendaten eingeben, eine andere Projektkosten hinzufügen, und ein Manager kann Bedingungen prüfen, bevor die Rechnung versendet wird. Das praktische Ziel ist eine fertige Rechnung mit einer klaren Nummer, korrekten Kundeninformationen, vollständigen Positionen und einem Zahlungsbetrag, den das Team vertreten kann.
Diese Einrichtung ist wichtig, wenn mehrere Personen am selben Kundenkonto arbeiten. Ein gemeinsamer Workflow reduziert doppelte Rechnungsnummern, übersehene erstattungsfähige Kosten und nicht übereinstimmende Zahlungsbedingungen. Außerdem trennt er Entwürfe von Rechnungen, die bereits versendet wurden. Für gewöhnliche private Rechnungen in den Vereinigten Staaten gibt es kein vorgeschriebenes bundesweites Rechnungsformular für den privaten Sektor, aber Rechnungen dienen dennoch als Belege, die Geschäftstransaktionen dokumentieren und Beträge sowie Quellen der Bruttoeinnahmen zeigen.
Eine vollständige Rechnung beginnt mit Verkäufer- und Käuferdaten, einer fortlaufenden Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Fälligkeitsdatum, Positionen, Zwischensumme, Steuerzeile, falls zutreffend, fälligem Gesamtbetrag, Zahlungsbedingungen und Zahlungsempfängerinformationen. Positionen sollten die verkaufte Arbeit oder Ware, die Menge, den Satz und den Gesamtbetrag zeigen. Ein Serviceteam könnte „Implementation support, 12 Stunden × 125 $" statt eines vagen „Services" aufführen.
Der Teamzugriff sollte zum Abrechnungsprozess passen. Sales kann den Käuferkontakt bestätigen, Projektverantwortliche können die geleistete Arbeit prüfen, Finance kann Zahlungsbedingungen anwenden, und eine freigabeberechtigte Person kann die Rechnung freigeben. Die Rechnung unterscheidet sich von einer Quittung, einem Kostenvoranschlag und einem Angebot. Eine Quittung belegt den erhaltenen Zahlungseingang. Ein Kostenvoranschlag oder Angebot bietet einen Preis vor Beginn der Arbeit. Eine Rechnung fordert Zahlung für abgeschlossene oder abrechenbare Arbeit an.
Der häufige Mehrbenutzerfehler besteht darin, jedem Nutzer vollständige Bearbeitungsrechte ohne Nummerierungsregel zu geben. Fortlaufende Rechnungsnummern sollten aus einer gemeinsamen Sequenz stammen, nicht aus der Tabelle oder lokalen Vorlage jeder einzelnen Person. Entwürfe benötigen einen Status, der versehentliches Senden verhindert, und versendete Rechnungen benötigen eine gesperrte oder klar kontrollierte Kopie, damit spätere Bearbeitungen den kundenwirksamen Datensatz nicht ändern.
Sales Tax benötigt ebenfalls eine verantwortliche Person oder einen Prüfschritt. Die Vereinigten Staaten verwenden kein nationales VAT- oder GST-Rechnungsregime, und es gibt keinen einheitlichen nationalen Sales-Tax-Satz. State und Local Sales and Use Tax hängen von Nexus, Steuerpflichtigkeit des Produkts oder der Dienstleistung und dem Ort ab, dem der Verkauf zugeordnet wird. Die Steuerpflichtigkeit von Dienstleistungen variiert je nach State und Dienstleistungsart, daher sollte ein gemeinsamer Rechnungsprozess verhindern, dass Nutzer ohne Prüfung eine pauschale Steuerzeile hinzufügen.
Ein kostenloses Rechnungstool reicht aus, wenn eine Person eine herunterladbare Rechnung für einen einfachen Verkauf, ein kleines Projekt oder einen wiederkehrenden Kunden mit stabilen Bedingungen benötigt. Es funktioniert am besten, wenn der Nutzer den Kunden, die steuerliche Behandlung, die Positionen, die Zahlungsmethode und das Fälligkeitsdatum bereits kennt. Das Risiko steigt, wenn mehrere Personen abrechenbare Zeit, Ausgaben, Rabatte und Freigaben sammeln, bevor die Rechnung bereit ist.
Ein verwalteter Workflow passt besser, wenn erfasste abrechenbare Zeit und Projektkosten ohne manuelles Neuerstellen zu Rechnungen werden müssen. Everhour Billing & Invoicing wandelt erfasste abrechenbare Zeit und Ausgaben in Rechnungen um, berechnet Beträge anhand von Sätzen und schließt nicht abrechenbare Aufgaben aus, unterstützt Kundenvorgaben und Rechnungsanpassung und exportiert Rechnungen nach QuickBooks Online, Xero oder FreshBooks mit Statussynchronisierung zurück zu Everhour.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Sie sollte Rechnungsnummerierung, Entwurfsstatus, Nutzerzugriff und endgültige Freigabe kontrollieren. Diese vier Kontrollen verhindern doppelte Nummern, unbefugte Bearbeitungen und Rechnungen, die versendet werden, bevor Positionen oder steuerliche Behandlung geprüft sind. Kundendaten, Zahlungsbedingungen und Zahlungsempfängerinformationen benötigen ebenfalls eine konsistente Quelle, damit nicht jeder Nutzer eine andere Version desselben Kundendatensatzes erstellt.
Für gewöhnliche Unternehmen in den Vereinigten Staaten gilt kein vorgeschriebenes bundesweites Rechnungsformular für den privaten Sektor. Für bundessteuerliche Aufzeichnungen können Unternehmen jedes zum Geschäft passende Aufzeichnungssystem wählen, sofern es Einnahmen und Ausgaben klar zeigt. Rechnungen unterstützen diese Aufzeichnungen, aber der Rechnungsinhalt ist hauptsächlich eine Frage von Aufzeichnung und Vertrag, sofern nicht ein bestimmter Kunde, eine Branchenregel oder ein Regierungsvertrag mehr verlangt.
Finance oder eine bestimmte für die Abrechnung verantwortliche Person sollte Bearbeitungen nach dem Senden kontrollieren. Eine versendete Rechnung stellt eine Zahlungsanforderung dar, daher können spätere Änderungen zu Kundenstreitigkeiten und Abweichungen in der Buchhaltung führen. Teams sollten die Status Entwurf, freigegeben, versendet, bezahlt und storniert verwenden, statt Nutzern zu erlauben, endgültige Rechnungen zu überschreiben. Korrekturen gehören oft in eine überarbeitete Rechnung, eine Gutschrift oder einen vereinbarten Anpassungsdatensatz.
Nicht jeder Nutzer sollte Sales Tax ohne Prüfregel hinzufügen. United States Sales and Use Tax wird von States und lokalen Jurisdiktionen erhoben, und die Sätze hängen vom geltenden State- und Local-Satz ab. Die Steuerpflichtigkeit hängt außerdem vom Produkt oder der Dienstleistung und dem Verkaufsort ab. Eine gemeinsame Rechnungs-App sollte Steuereinstellungen auf geschulte Nutzer beschränken oder vor dem Senden eine Prüfung verlangen.
Ein Team kann eine App verwenden, wenn die Rechnung die erforderlichen Bundesvertragsfelder erfasst. FAR 32.905 definiert eine ordnungsgemäße Rechnung so, dass sie Name und Adresse des Auftragnehmers, Rechnungsdatum und -nummer, Vertrags- oder Bestellreferenzen, Beschreibungen, Mengen, Einzel- und Gesamtpreise, Versand- und Zahlungsbedingungen, Überweisungsdetails, Kontaktdaten bei Mängeln sowie TIN- oder EFT-Bankdaten enthält, wenn Behördenverfahren diese verlangen.
Everhour Billing & Invoicing wandelt erfasste abrechenbare Zeit und Ausgaben in Kundenrechnungen um. Nutzer können nicht abgerechnete Zeit und Ausgaben auswählen, die Aufschlüsselung vorab ansehen, Rechnungsbeträge anhand von Sätzen berechnen, nicht abrechenbare Arbeit ausschließen, Rechnungsdetails anpassen und Rechnungen nach QuickBooks Online, Xero oder FreshBooks exportieren, mit Statussynchronisierung zurück zu Everhour.
Everhour-Berichte können rechnungsbezogene Spalten wie abrechenbare, nicht abrechenbare, abgerechnete und nicht abgerechnete Beträge enthalten. Admins können diese Zahlen nach Projekt-, Aufgaben-, Mitglieds- oder Kundenkontext prüfen und den Bericht dann nutzen, um abrechenbare Arbeit zu finden, die noch nicht in eine Rechnung überführt wurde.
Erfassen Sie freigegebene Zeit, Ausgaben, Sätze und Kundenbedingungen in Everhour und erstellen Sie dann Rechnungen aus abrechenbarer Arbeit, ohne den Abrechnungsdatensatz von Hand neu aufzubauen.
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