Everhour ergänzt Kundenarbeit, die in ClickUp verwaltet wird, um abrechenbare Zeiterfassung, Stundensätze, Freigaben und rechnungsfertige Nachweise.
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Alejandro Luna0:00:00Kai Nani0:00:00Kai Nani0:00:00Click!
Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungDer Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
Verfolgen Sie Ihr Budget über Zeit oder Kosten
Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Bereiten Sie Kundenarbeit in ClickUp als Stunden auf, die geprüft, bepreist und abgerechnet werden können. Das praktische Ziel ist ein belastbarer Nachweis: Aufgabenname, Person, Datum, Dauer, Kennzeichnung als abrechenbar, Grundlage des Stundensatzes und eine klare Beschreibung der geleisteten Arbeit. Dieser Nachweis gibt dem Kunden genug Details, um den berechneten Betrag zu verstehen, ohne Ihr Team zu zwingen, die Woche aus Notizen zu rekonstruieren.
Abrechenbare Arbeit und nicht abrechenbare Arbeit sind beide wichtig. Leistungserbringung, Strategie, Implementierung und Support können auf eine Rechnung gehören. Interne Meetings, Schulungen, Korrekturen oder Vertriebsaktivitäten können nicht abrechenbar bleiben und dennoch die tatsächlichen Kosten der Betreuung des Kunden zeigen. Wenn beide Kategorien sichtbar bleiben, schützt das die Margenanalyse und verhindert, dass Teams Aufwand verbergen, nur weil er nicht berechnet wird.
Eine solide Einrichtung beginnt mit der Abrechnungsregel für das Projekt. Arbeit nach Zeit- und Materialaufwand benötigt normalerweise Stundensätze, die der abgerechneten Arbeit zugeordnet sind. Festpreisarbeit benötigt dennoch erfasste Zeit, weil das Team den Aufwand mit der vereinbarten Vergütung vergleichen muss. Nicht abrechenbare Projekte benötigen ebenfalls Nachweise, wenn Manager Kosten-, Auslastungs- und Kapazitätsberichte über Kundenkonten hinweg wünschen.
Der häufige Fehler besteht darin, alles als abrechenbar zu markieren, weil das Projekt kundenbezogen ist. Kundenbezogene Arbeit umfasst abrechenbare Leistungserbringung und nicht abrechenbare Gemeinkosten. Ein Projekt-Kickoff kann unter einem Vertrag abrechenbar und unter einem anderen nicht abrechenbar sein. Eine Nacharbeit-Aufgabe kann von der Rechnung ausgeschlossen werden, wenn das Team das Problem verursacht hat. Die Abrechnungsregel gehört nah an die Aufgabe, nicht in eine Tabelle, die am Monatsende neu erstellt wird.
Stundensätze bestimmen, wie aus erfasster Zeit ein zahlbarer Betrag wird. Ein Projektstundensatz funktioniert, wenn jede freigegebene Stunde denselben Preis hat. Stundensätze pro Teammitglied passen zu Teams, die Senior-, Mid-Level- und Junior-Rollen unterschiedlich abrechnen. Aufgabenstundensätze passen zu wiederholbaren Servicebereichen wie QA, Design, Implementierung oder Account Management, wenn der Kunde getrennte Preise nach Arbeitstyp erwartet.
Ein nützlicher Zeiteintrag sagt dem Prüfer für die Abrechnung mehr als nur die Dauer. Ein Nachweis über 2,5 Stunden für eine Migrationsaufgabe sollte zum Beispiel die zugewiesene Person, das Arbeitsdatum, den Aufgabenkontext, die Kennzeichnung als abrechenbar und eine Beschreibung enthalten, die konkret genug für die Prüfung durch den Kunden ist. Eine vage Notiz wie „Updates" erzeugt Reibung. Eine präzise Notiz wie „Legacy-Felder für Kundenimport zugeordnet" unterstützt Freigabe und Rechnungsstellung.
Eine einmalige Zusammenzählung funktioniert, wenn Sie schnell eine Summe für einen kleinen Auftrag, eine kurze Kundenfrage oder einen einmaligen Abgleich benötigen. Sie scheitert, wenn mehrere Personen dasselbe ClickUp-Projekt bearbeiten, sich Stundensätze je nach Person oder Aufgabe unterscheiden oder der Abrechnungszeitraum geprüft werden muss, bevor eine Rechnung versendet wird. Manuelle Summen machen es außerdem leicht, Zeit erneut abzurechnen, die bereits in Rechnung gestellt wurde.
Everhour gibt diesem Workflow einen verwalteten Ablauf: Teammitglieder erfassen Zeit aus ClickUp-Aufgaben und reichen wöchentliche Projekt- und Arbeitsstunden ein. Manager geben eingereichte Zeit vor der Abrechnungsprüfung frei, lehnen sie ab oder geben sie teilweise frei, und Admins können abgeschlossene Zeiträume sperren, damit sich freigegebene Nachweise vor der Rechnungsvorbereitung nicht weiter ändern.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Markieren Sie Arbeit als abrechenbar, wenn die Kundenvereinbarung erlaubt, diese Zeit abzurechnen. Leistungserbringung, Implementierung, Beratung und Support erfüllen diese Voraussetzung oft. Interne Administration, Schulungen, Vertriebsarbeit und korrigierende Nacharbeit bleiben oft nicht abrechenbar, sofern der Vertrag nichts anderes sagt. Die Kennzeichnung als abrechenbar sollte der Abrechnungsregel des Kunden folgen, nicht der allgemeinen Tatsache, dass die Arbeit zu einem Kundenprojekt gehört.
Nicht abrechenbare Stunden sollten in internen Abrechnungsberichten sichtbar bleiben, weil sie Marge, Personaleinsatz und Kosten der Kundenbetreuung erklären. Sie sollten nicht als abrechenbare Rechnungspositionen erscheinen. Diese Trennung lässt einen Manager den gesamten Aufwand hinter einer Kundenbeziehung sehen, während an den Kunden nur der freigegebene abrechenbare Anteil gesendet wird.
Verwenden Sie einen Projektstundensatz, wenn jede Stunde gleich bepreist ist. Verwenden Sie Mitgliedsstundensätze, wenn der Kunde unterschiedliche Preise für verschiedene Personen oder Rollen zahlt. Verwenden Sie Aufgabenstundensätze, wenn der Vertrag Arbeitstypen separat bepreist. Die gewählte Stundensatzstruktur sollte der unterzeichneten Vereinbarung entsprechen, weil die Abrechnungsprüfung abrechenbare Zeit mit dem richtigen Stundensatz bepreisen, abrechenbare Kosten aufnehmen, wenn sie auf die Rechnung gehören, und nicht abrechenbare Arbeit ausschließen muss.
Der häufigste Streit entsteht durch vage oder uneinheitliche Zeitnachweise. Ein Kunde kann eine Position infrage stellen, die eine Dauer, aber keine nützliche Arbeitsbeschreibung hat, eine Kennzeichnung als abrechenbar, die dem Vertrag widerspricht, oder einen Stundensatz, der ohne datierte Grundlage geändert wurde. Saubere Nachweise zeigen, wer gearbeitet hat, wann die Arbeit stattgefunden hat, welche Aufgabe sie unterstützt hat und warum sie auf die Rechnung gehört.
Prüfen Sie abrechenbare Stunden mindestens wöchentlich, wenn mehrere Personen an demselben Kundenkonto arbeiten. Eine wöchentliche Prüfung erkennt fehlende Einträge, falsche Kennzeichnungen als abrechenbar und unklare Beschreibungen, solange die Arbeit noch frisch ist. Die Prüfung am Monatsende ist weiterhin nützlich für die Zusammenstellung der Rechnung, sollte aber nicht das erste Mal sein, dass ein Manager den Abrechnungsnachweis prüft.
Everhour Timesheets sammelt wöchentliche Projekt- und Arbeitsstunden, damit Manager Zeit vor der Abrechnung prüfen können. Teammitglieder reichen Zeit ein, Manager geben eingereichte Einträge frei, lehnen sie ab oder geben sie teilweise frei, und Admins können abgeschlossene Zeiträume sperren, bevor der Abrechnungsnachweis finalisiert wird.
Everhour unterstützt die Einrichtung abrechenbarer Projekte, Steuerungen für nicht abrechenbare Zeit auf Aufgabenebene und Berichte mit abrechenbarer Zeit, nicht abrechenbarer Zeit, abrechenbarem Betrag und Kosten. So können Admins abrechenbare Arbeit und internen Aufwand vor der Rechnungsvorbereitung getrennt prüfen.
Erfassen Sie ClickUp-Arbeit mit Everhour Timesheets, prüfen Sie eingereichte Einträge und sperren Sie abgeschlossene Zeiträume, damit nach Stundensätzen bepreiste abrechenbare Zeit mit einer saubereren Freigabespur in die Rechnungsstellung gelangt.
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